Акты

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.

В комиссию входят сотрудники разных подразделений компании-работодателя в составе не менее 2 человек. Указанная комиссия назначается через издание отдельного приказа от имени руководителя компании.

Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:

  1. Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
  2. Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.
  3. Проверяет соответствие записей в акте действительности.
  4. Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

  • О списании активов.
  • О приеме-передаче активов/работ/документов.
  • О проверках техники/ итогов работы.
  • Об осмотрах.
  • О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
  • Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
  • Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
  • Об испытаниях оборудования/образцов.
  • О ликвидации учреждения.
  • О ревизии/инвентаризации.
  • О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

  • Неисполнение своих обязанностей.
  • Невыполнение распоряжений руководителя.
  • Прогулы.
  • Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

  • О прогуле.
  • Об отказе в предоставлении объяснений.

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Дополнительные требования к оформлению

Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:

  • Наименование фирмы.
  • Наименование документа (акт).
  • Номер.
  • Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
  • Подписи.
  • В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.

К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.

  • Форма 406-АПК. Акт на выбраковку животного из основного стада1
  • Форма 405-АПК. Акт на списание многолетних насаждений2
  • Форма 404-АПК. Акт приема многолетних насаждений1
  • Форма 401-АПК. Акт на оприходование земельных угодий1
  • Форма ТОРГ-4. Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика213
  • Форма ТОРГ-1. Акт о приемке товаров402
  • Форма СП-45. Акт снятия скота (с откорма, нагула, доращивания)78
  • Форма СП-41. Акт на вывод и сортировку суточного молодняка птицы62
  • Форма СП-18. Акт на оприходование пастбищных кормов146
  • Форма МХ-13. Акт о контрольной проверке продукции, ТМЦ, вывозимых из мест хранения333
  • Форма МХ-12. Акт о расходе товаров по партиям201
  • Форма СП-17. Акт приема грубых и сочных кормов455
  • Форма ОП-15. Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни600
  • Форма ОП-18. Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица482
  • Форма ОП-12. Акт о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет551
  • Форма ОП-11. Акт о продаже и отпуске изделий кухни345
  • Акт замены газового счетчика862
  • Акт утилизации шин1456
  • Акт уничтожения служебных удостоверений684
  • Акт о проведении испытаний трубопроводов на прочность и герметичность1996
  • Акт об обнаружении счетной ошибки1034
  • Акт списания запчастей на автомобиль3640
  • Акт о браке на производстве3081
  • Акт утилизации мебели в бюджетном учреждении2532
  • Акт списания дебиторской задолженности1727
  • Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях2318
  • Форма ОП-22. Акт на отпуск питания по безналичному расчету376
  • Форма ОП-23. Акт о разделке мяса-сырья на полуфабрикаты1416
  • Форма ОП-21. Акт на отпуск питания сотрудникам организации575
  • Форма ОС-4б. Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)1107
  • Форма ОС-16. Акт о выявленных дефектах оборудования2751
  • Акт оценки по договору страхования имущества348
  • Акт замера протяженности маршрута1400
  • Форма ОС-4а. Акт о списании автотранспортных средств1782
  • Форма Т-73. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы990
  • Форма КС-9. Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений764
  • Форма ОС-14. Акт о приеме (поступлении) оборудования1734
  • Акт распределения имущества при ликвидации ООО1528
  • Акт о недостатках объекта долевого строительства1958
  • Акт приема-передачи недвижимости для договора найма2864
  • Акт приема-передачи имущества в пользование для договора ренты1806
  • Акт приема-передачи технической документации3966
  • Акт приема-передачи имущества в собственность для договора дарения2348
  • Акт о предоставлении работников по договору на предоставление персонала (аутстаффинга)644
  • Акт согласования по договору поставки автомобиля455
  • Акт приема-передачи в пользование индивидуального банковского сейфа и ключа830
  • Акт приема-передачи исключительных прав2380
  • Акт приема-передачи мусора и отходов2587
  • Акт приема-передачи судна2743
  • Акт приема-передачи материалов для договора подряда4482
  • Акт приема-передачи электрической энергии3388
  • Форма ЭЛ-8. Акт проверки заземления4434
  • Форма ОП-10. Акт о реализации и отпуске изделий кухни1761
  • Форма ИНВ-24. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей1384
  • Форма ИНВ-10. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств596
  • Форма ИНВ-9. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них371
  • Форма ИНВ-6. Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути606
  • Форма ИНВ-4. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных1366
  • Акт осмотра мест рубок (мест заготовки древесины)1834
  • Форма КОМИС-5. Акт о снятии товара с продажи680
  • Форма КОМИС-3. Акт об уценке394
  • Форма СП-36. Акт о приемке продукции для реализации (продажи)659
  • Форма СП-46. Акт на передачу, закупку скота и птицы по договорам1173
  • Форма СП-26. Акт сортировки яиц в цехе инкубации431
  • Форма СП-24. Акт настрига и приема шерсти238
  • Форма М-7. Акт о приемке материалов5671
  • Акт аэродинамических испытаний системы дымоудаления2398
  • Акт проверки установки оборудования на фундамент2199
  • Форма ИНВ-11. Акт инвентаризации расходов будущих периодов1962
  • Форма ИНВ-8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них1542
  • Акт проверки пожарных гидрантов3851
  • Форма МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение3538
  • Форма МХ-11. Акт о расходе товаров по партии521
  • Форма МХ-17. Акт о зачистке бурта, траншеи, овощехранилища262
  • Форма МХ-14. Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения1727
  • Акт утилизации продуктов питания9888
  • Акт приема-передачи гаража7053
  • Форма СП-47. Акт на перевод животных1396
  • Акт о непредоставлении письменного объяснения работником4768
  • Акт на проектно-изыскательские работы2478
  • Акт об отказе давать объяснения нарушения трудовых обязанностей832
  • Акт приема-передачи квартиры9508
  • Акт приема-передачи автомобиля23289
  • Акт об отказе от подписания приказа об увольнении2279
  • Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним1293
  • Акт о совершении аморального проступка1130
  • Акт о разглашении охраняемой законом тайны953
  • Акт об установлении нарушения требований охраны труда3972
  • Акт об установлении комиссией факта опьянения746
  • Акт об отказе работника от заверения записей в трудовой книжке и от получения ее на руки1375
  • Акт на списание трудовых книжек2973
  • Форма КС-17. Акт о приостановлении строительства3234
  • Форма КС-18. Акт о приостановлении проектно-изыскательских работ656
  • Форма КС-8. Акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения2023
  • Форма КС-10. Акт об оценке подлежащих сносу зданий, сооружений и насаждений1169
  • Акт опечатывания помещения6619
  • Акт испытания стеллажей5507
  • Акт консервации оборудования8141
  • Акт приема-передачи имущества в уставной капитал5674
  • Акт перевода единиц измерения5483
  • Акт внутренней проверки аптеки7462
  • Акт служебного расследования на предприятии5606
  • Акт передачи давальческих материалов8422
  • Акт-допуск для производства строительно-монтажных работ7406
  • Форма 0504104. Акт о списании объектов нефинансовых активов7821
  • Акт приема-передачи во временное пользование12011
  • Корректировочный акт выполненных работ8046
  • Акт испытания лестниц и стремянок8269
  • Акт дополнительных работ11645
  • Акт приема-передачи мебели12091
  • Акт категорирования гостиницы6979
  • Акт проведения дезинфекции помещений11568
  • Акт дезинфекции автотранспорта10972
  • Акт проверки выполнения коллективного договора3079
  • Акт допуска прибора учета в эксплуатацию10104
  • Акт безвозмездной передачи материальных ценностей11385
  • Форма ОП-8. Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов5856
  • Форма М-35. Акт об оприходовании материальных ценностей9042
  • Акт передачи топливной карты водителю6995
  • Акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности6301
  • Акт выполненных работ по грузоперевозкам9019
  • Акт на списание подарков10401
  • Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения6506
  • Акт оприходования металлолома9779
  • Акт уценки товара5661
  • Акт о недостаче товара при инвентаризации7042
  • Акт переоценки товара6600
  • Акт испытания пожарных гидрантов на водоотдачу7907
  • Акт списания бланков строгой отчетности11258
  • Акт установки материальных ценностей9970
  • Акт демонтажа оборудования11547
  • Акт возврата оборудования7662
  • Акт осмотра котельной6286
  • Форма ТОРГ-16. Акт о списании товаров11464
  • Форма МБ-4. Акт на списание спецодежды8194
  • Акт уничтожения средства электронной подписи3907
  • Форма 0504230. Акт о списании материальных запасов12178
  • Акт об осуществлении технологического присоединения9730
  • Акт о неисправимых повреждениях документов4157
  • Акт о недостатках выполненных работ11747
  • Акт проверки условий хранения оружия и патронов12781
  • Акт о невыполнении должностных обязанностей10357
  • Акт опрессовки системы отопления11189
  • Акт загрузки транспортного средства4841
  • Акт замены счетчика воды11967
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению10296
  • Акт вывоза мусора9305
  • Акт выставления поста охраны3884
  • Акт контрольного замера расхода топлива11590
  • Форма СП-12. Акт на сортировку и сушку продуктов растениеводства3399
  • Акт на заземление газового котла по форме протокола ЭЛ-83536
  • Акт установки оборудования11651
  • Акт о завесе тары3385
  • Акт об отказе ознакомления с приказом13416
  • Форма МХ-1. Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение17736
  • Форма СП-54. Акт на выбытие животных и птицы6370
  • Форма СП-39. Акт на оприходование приплода животных3859
  • Акт приемки товаров по количеству и качеству13852
  • Акт о результатах инвентаризации. Форма 050483511349
  • Акт утилизации отходов10019
  • Акт о проверке эффективности работы вентиляции14822
  • Акт о недопуске на объект8069
  • Акт установки средства электронной подписи2946
  • Акт разбивки осей объекта капитального строительства на местности9438
  • Акт раскроя ткани7978
  • Акт осмотра транспортного средства23694
  • Акт осмотра кабеля на барабане перед прокладкой6262
  • Акт закрепления транспортного средства за водителем13764
  • Акт визуального осмотра сварных швов9501
  • Акт об отстранении от работы в состоянии алкогольного опьянения13984
  • Акт приемки защитного покрытия7771
  • Акт вывода оборудования из эксплуатации8416
  • Акт об отказе от подписи в уведомлении12806
  • Акт оказания юридических услуг12491
  • Акт об окончании монтажных работ9620
  • Акт об оказании транспортных услуг13896
  • Акт о возврате товара поставщику16990
  • Акт вскрытия помещения11909
  • Акт экспертизы товара11258
  • Акт устранения замечаний в строительстве12171
  • Акт простоя по вине заказчика10257
  • Акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме КМ-99561
  • Акт проверки внутреннего противопожарного водопровода10800
  • Акт осмотра территории14890
  • Форма СП-13. Акт расхода семян и посадочного материала8499
  • Акт осмотра электроустановки12763
  • Акт приемки лесов в эксплуатацию12174
  • Как составить акт осмотра товара8365
  • Акт замера сопротивления изоляции10809
  • Акт на передачу прав на программное обеспечение7861
  • Акт о выявленных недостатках товара16562
  • Акт о повреждении груза15086
  • Акт согласования технологической и аварийной брони12561
  • Акт замены оборудования12134
  • Акт согласования границ земельного участка9954
  • Акт изъятия документов10620
  • Акт разграничения балансовой принадлежности и эксплуатационной ответственности15617
  • Акт аудиторской проверки9915
  • Форма ОС-3. Акт о приёме-сдаче отремонтированных основных средств10189
  • Акт приема-передачи транспортного средства18167
  • Акт технического осмотра зданий и сооружений18985
  • Акт индивидуального испытания оборудования11419
  • Акт технического состояния оборудования17057
  • Акт технической готовности электромонтажных работ11106
  • Акт приема-передачи ключей от помещения15200
  • Акт об опоздании на работу10633
  • Акт освидетельствования ответственных конструкций13355
  • Акт осмотра оборудования20282
  • Акт передачи строительной площадки подрядчику18754
  • Акт проверки работоспособности пожарной сигнализации13066
  • Акт сверки с разногласиями15618
  • Форма МБ-8. Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов12510
  • Акт приема-передачи помещения в аренду23019
  • Акт приема-передачи денежных средств24770
  • Акт приема-передачи векселей9163
  • Акт возврата помещения по договору аренды17561
  • Акт ввода в эксплуатацию объекта основных средств13420
  • Акт приема-передачи основных средств по форме ОС-124601
  • Акт об отказе подписать акт18716
  • Акт о порче имущества30494
  • Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж по форме ОС-1515364
  • Акт выбраковки товара10694
  • Акт о нарушении трудовой дисциплины14433
  • Акт о расхождении по форме ТОРГ-219568
  • Акт о списании основных средств по форме ОС-418723
  • Акт об отказе писать объяснительную24664
  • Акт об уничтожении печати и штампа19613
  • Акт приема-передачи печати17595
  • Акт на списание ГСМ32265
  • Акт на списание канцтоваров19305
  • Акт об окончании пусконаладочных работ17901
  • Акт о браке товара19000
  • Акт приема-передачи трудовых книжек13839
  • Акт об оказании услуг27320
  • Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению27283
  • Акт утилизации товара26027
  • Образец акта обследования объекта32111
  • Акт о приёмке выполненных работ КС-232603
  • Акт освидетельствования скрытых работ39871
  • Акт ввода в эксплуатацию объекта19945
  • Акт о списании автотранспортных средств15828
  • Акт осмотра помещения46873
  • Акт о невыходе на работу28674
  • Акт о неисправности оборудования47415
  • Приёмо-сдаточный акт18859
  • Акт ввода в эксплуатацию оборудования25158
  • Акт об отсутствии работника на рабочем месте39015
  • Акт входного контроля35073
  • Акт приёма-передачи нежилого помещения24280
  • Акт о несчастном случае на производстве29053
  • Форма ОП-5. Закупочный акт28417
  • Акт сдачи-приёмки выполненных работ30906
  • Акт сверки взаиморасчётов34024
  • Акт взаимозачёта между организациями39101
  • Акт на списание материалов47352
  • Акт приёма-передачи товара30821
  • Акт приёма-передачи документов37143
  • Дефектный акт. Образец заполнения51874
  • Акт приёма-передачи оборудования31782
  • Форма КС-14. Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией25642
  • Форма КС-11. Акт приемки законченного строительством объекта37768
  • Акт КМ-2 о снятии показаний счётчиков ККМ при сдаче её в ремонт7071
  • Акт КМ-1. Перевод показаний денежных счетчиков на нули5774
  • Форма КМ-3. Акт о возврате денежных сумм покупателям31449
  • Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-1523714

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполнение информационной шапки документа

  1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *