АРХИВНОЕ ДЕЛО

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Архивное дело регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

  • делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
  • под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
  • документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
  • архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
  • под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
  • документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
  • номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
  • под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» — это тиражируемый, «коробочный» продукт, обеспечивающий автоматизацию архивного делопроизводства в полном соответствии с действующими нормативными положениями и сложившейся отечественной практикой. Реализует все необходимые операции по обслуживанию бумажных архивов организации, учету документального фонда организации, формированию и оформлению дел. В системе реализована подготовка отчетных форм, утвержденных Росархивом, а также возможность выгрузки сводной описи в формате, поддерживаемом системой «АРХИВНЫЙ ФОНД».

Возможности системы позволяют:

  • · выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации
  • · гибко настраивать классификацию дел и рубрикацию документов
  • · вести учет различных видов документов
  • · реализовать хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов и отсканированных изображений)
  • · осуществлять поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
  • · настраивать удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав
  • · формирование основные отчетные формы, утвержденные Росархивом.

Полное описание продукта и его возможностей на сайте разработчика http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

  • организационная структура и штатное расписание предприятия;
  • разработанные в предыдущие годы реестры дел;
  • описи дел временного и постоянного хранения;
  • при наличии — типовые номенклатуры дел;
  • правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
  • перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

  1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
  2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Авдюшин Денис, генеральный директор «Делис Архив».

Российский историко-архивоведческий журнал «Вестник архивиста» («Herald of an archivist») издается с марта 1991 г.

Научные рецензируемые публикации соответствуют следующим отраслям науки: 07.00.00 – исторические науки и археология; 05.25.00 – документальная информация; 24.00.00 – культурология.

Журнал «ВЕСТНИК АРХИВИСТА» включен в Перечень ведущих рецензируемых научных журналов и изданий Российской Федерации решением Президиума Высшей аттестационной комиссии Минобрнауки России от 19 февраля 2010 г. (№ 163); решением Президиума Высшей аттестационной комиссии Минобрнауки России от 29.12.2015 г. (№ 1487), в которых должны быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученых степеней доктора и кандидата наук. http://vak.ed.gov.ru/87

Журнал «ВЕСТНИК АРХИВИСТА» включен в Web of Science (WoS) – поисковую платформу, объединяющую реферативные базы данных публикаций в научных журналах и патентов, в том числе базы, учитывающие взаимное цитирование публикаций.

Учредитель и издатель журнала «ВЕСТНИК АРХИВИСТА» –

Общероссийская общественная организация
«Российское общество историков-архивистов» (РОИА)
Почтовый адрес РОИА: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, д. 82. РОИА.

Редакция журнала «ВЕСТНИК АРХИВИСТА» –

Почтовый адрес:
117393 Москва, ул. Профсоюзная, 82. РОИА. Редакция журнала «Вестник архивиста»

Проезд: м. Калужская

Тел.: +7 495 334 82 87, +7 916 252 28 22

E-mail редакции для авторcких статей: vestarchive@gmail.com, elenavestar@mail.ru

Главный редактор журнала «ВЕСТНИК АРХИВИСТА» – к.и.н. Анфертьев Иван Анатольевич

Журнал зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-32230 от 7.06.2008 г.

Журнал «Вестник архивиста» представлен в ведущих библиотеках Российской Федерации и зарубежных стран.

Журнал включен в систему Российского индекса научного цитирования (РИНЦ): http://elibrary.ru/title_about.asp?id=26361

Выходит 4 номера журнала в год (один номер в квартал), объем – 20 п.л. (320 стр.), вес 390 гр. Тираж (общий) – 1000 экз.

ISSN 2073 – 0101

Интернет-приложения журнала – сетевые журналы:

«Читальный зал»

Электронные архивы (ЭА) призваны значительно упростить работу с находящимися в них материалами и повысить эффективность использования информационных ресурсов.

Организация доступа к информации, хранящейся в ЭА, является важной задачей автоматизации архивного делопроизводства.

Модуль «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к ЭА. Работа с опцией характеризуется простотой доступа к делам и документам, удобством их использования. «Читальный зал» имеет широкие возможности поиска нужных материалов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий.

Назначение

Модуль «Читальный зал» предназначен для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива. Он автоматизирует процесс доступа к следующей информации:

  • архивным карточкам дел;

  • архивным карточкам документов;

  • электронным образам документов

При этом функции «Читального зала» позволяют:

  • просматривать содержимое архивных фондов, дел, документов;

  • регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным ресурсам;

  • создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда можно помещать отобранные пользователями материалы;

  • осуществлять поиск дел и документов по атрибутам, а также содержанию.

Права пользователей

В «Читальном зале» возможны две роли пользователя: Читатель или Библиотекарь

Читатель имеет доступ:

  • к информации одного или нескольких архивных фондов;

  • к информации по одному или нескольким грифам (общий, ДСП и т.д.);

  • к документам по одному или нескольким подразделениям – источникам комплектования;
  • к общим папкам (может быть запрещен);

  • к материалам определенных годов.

Также Читатель имеет права на:

  • создание и управление своими личными папками;

  • помещение дел и документов в свои личные папки;

  • просмотр прикрепленных файлов с электронными образами документов (может быть запрещен).

Библиотекарь обладает правами на:

  • регистрацию и удаление пользователей;

  • редактирование реквизитов пользователя;

  • определение прав доступа Читателя к ресурсам электронного архива;

  • печать карточки пользователя;

  • просмотр списка пользователей;

  • поиск пользователя среди зарегистрированных;

  • определение временного периода, в течение которого Читателю разрешено работать в «Читальном зале»;

  • помещение дел и документов в общие/личные папки;

  • создание и ведение списка общих папок;

  • перевод любой личной папки в состав общих.

Вот основные нормативные правовые акты по нашей теме:
1. Закон об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь от 25.11.2011 № 323-З.
Ознакомьтесь обязательно. Знание Закона поможет избежать фатальных ошибок с самого начала работы в архиве. Особенно полезно это будет для архивистов частных предприятий, руководители которых зачастую считают документы исключительной собственностью компании и уверены в том, что могут поступать с ними по своему усмотрению. Вплоть до ритуального сжигания в мангале во время весеннего пикника. Знание Закона позволит убедить директора в обратном.
2. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143). Там найдёте всё, что надо. И даже немного больше. Даже если ваша компания основана на частном капитале, требования Правил распространяются на неё в той же степени, что и на государственные предприятия. На старте Правила помогут убедить руководство не размещать документы в неподходящих помещениях (подвалах, чердаках, гаражах и т. п.). Требования к условиям хранения там прописаны более чем подробно и доступно.
3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Инструкцию нужно не только изучить. Желательно разработать на её основе собственную. Во-первых, с регламентом, в котором учтены особенности бизнес-процессов вашей компании, будет проще работать. Во-вторых, мотивировать коллег правильно оформлять документы проще с помощью документа, который утверждён директором предприятия. Что им до инструкций Минюста? А вот директора фирм для наших клерков — это и есть та самая «власть на местах», которой они привыкли подчиняться.
4. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утверждён Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). В нём найдёте информацию о том, как долго следует хранить те или иные документы.
С более подробным списком нормативных документов по архивному делу и делопроизводству можно ознакомиться на сайте archives.gov.by.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *