Авансовый отчет о командировке

Обновление: 15 марта 2017 г.

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

  • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
  • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а).

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

При приеме на работу работодатель заключает с наемным работником трудовой договор, в котором оговорены основные права, обязанности сторон и ответственность за их невыполнение.

Один из пунктов достигнутого соглашения, в соответствии с требованиями трудового законодательства, определяет размер заработной платы, согласно действующей в организации системе (оклад или тарифная ставка, выплата премий и прочее). В то же самое время, в зависимости от специфики деятельности предприятия, для его развития, расширения связей, повышения квалификации, решения проблем, возникающих с партнерами и прочих целей, нередко приходится сотрудникам выезжать за пределы местности, в которой расположена организация, как в другие города и регионы России, так и страны ближнего, дальнего зарубежья.

Каждая поездка естественно влечет определенные материальные затраты:

  • начиная с необходимости добраться до места, где решаются служебные задачи;
  • включая необходимость человека где-то отдыхать после трудового дня при невозможности вернуться домой из-за дальности расстояния местонахождения пребывания, и нести дополнительные затраты на питание;
  • заканчивая расходами на поездку по возвращении к месту жительства и нахождения предприятия, где человек официально трудоустроен.

Поскольку направление работника в служебную поездку является инициативой работодателя, а не личной прихотью, все расходы оплачивает собственник.

Постановлением Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года было утверждено Положение, определяющее особенности направления работников в командировки. Нормы документа актуальны и сегодня, с учетом внесенных впоследствии изменений, в действующей редакции от 29 июля 2015 года. В соответствии с п. 10 данного Положения, сотруднику, направляемому в служебную поездку, на предстоящие расходы, связанные с командировкой, должен быть выдан денежный аванс. Поскольку невозможно предугадать, сколько фактически денег будет израсходовано, вполне возможно, что остались излишне выплаченные средства, либо пришлось понести дополнительные материальные затраты, работник должен внести в кассу предприятия оставшуюся неиспользованной сумму, или работодатель обязан возместить ему вынужденные затраты из личных средств.

Кроме того, чтобы не возникло проблем с налоговыми органами, важно обосновать сумму затрат, для чего после возвращения из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими целенаправленность потраченной денежной суммы.

Что входит в понятие служебной командировки и как правильно отчитаться за полученный аванс, поговорим в нашем материале.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

  • как и везде, первым пишется наименование организации;
  • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
  • указываются структурное подразделение и должность командированного;
  • указывается причина составления отчета – «служебная командировка»;
  • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
  • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
  • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
  • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
  • затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Приведем образец заполнения авансового отчета по командировке.

Форма и заполнение авансового отчета

С 01 января 2013 г. работодатель вправе отказаться от использования унифицированных норм. И утвердить свою собственную форму авансового отчета. Однако не секрет, что многие не пытаются “придумать велосипед”. И большая часть организаций используют унифицированные формы. В том числе и авансового отчета – форма АО-1. Состоит из 2 частей – лицевая и оборотная сторона. Заполняют форму работник и бухгалтер. Утверждает – директор (генеральный директор).

Работник заполняет графы с 1 по 6 оборотной стороны авансового отчета. И обязательно предоставляет документы, которые подтверждают командировочные расходы. После отмены командировочного удостоверения длительность поездки определяют на основании проездных документов. Или документов о найме жилья.

Бухгалтер заполняет все остальные графы. Назначение аванса – командировочные расходы. И так далее. Сумму суточных определяет руководитель организации в локальном акте. Продолжительность – количество дней командировки, включая дни пути, выходные и праздничные.

Приложения к авансовому отчету

Безусловно, основные документы по командировке – это не столько авансовый отчет. Сколько документы в подтверждение расходов. Какие документы должен собрать и предоставить работодателю работник?

1. Расходы на проживание:

  • гостиница: счет и чек ККТ или справка с детализацией услуг и иные документы об отплате
  • аренда квартиры: договор найма (аренды), расписка физического лица (Арендодателя) о получении денег, чек ККТ (если он – организация).

2. Проезд к месту командировки:

  • электронный билет и посадочный талон
  • багажная квитанция
  • можно использовать справки авиаперевозчика, ж/д перевозчика

3. Проезд общественным транспортом, такси:

  • билет и чек ККТ

Расходы можно подтвердить электронным документом, подписанным электронной подписью.

Для бухгалтера: в командировочные расходы по налогу на прибыль включайте суточные и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание. НДС по расходам на проезд можно принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в билете. НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы только в части, превышающие нормы (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письмо ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Таким образом, авансовый отчет по командировке позволит избежать необоснованных трат в служебных поездках и систематизировать расходы на указанные цели.

Пересчет валюты

Рассмотрим ситуацию, когда работник получил аванс на командировку в рублях, а расходы были произведены в валюте. Работник может самостоятельно обменять рубли на валюту в обменном пункте на территории РФ или уже находясь в командировке за границей. В этом случае курс берется на дату покупки валюты работником, если к авансовому отчету он приложил справку из обменного пункта.

Часто бывает так, что сотрудник не может подтвердить факт покупки валюты, например, из-за утери справки из банка о совершенном обмене. Также может быть, что при обмене валюты на территории другой страны обменный пункт не выдал сотруднику документ о конвертации.

В этом случае для пересчета берется официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

Эта позиция подтверждается Письмами ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 и Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193.

Пример пересчета суточных, выданных в валюте, смотрите в статье «Налогообложение суточных за границей – пример».

Комиссия за обмен валюты

Нередко работник расплачивается в командировке своей рублевой картой. В этом случае банк берет комиссию за конвертацию дополнительно к курсу ЦБ. Согласно ст. 168 ТК РФ такие расходы также подлежат возмещению. Причем работнику компенсируется как комиссия за покупку иностранной валюты, так и обратная конвертация.

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2019-2020 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

  • в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
  • расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета Выгоды Подготовка счета за 20 секунд Отсутствие ошибок в счетах Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес Увеличение скорости оплаты счетов Автоматизация
отправки счета Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании Отправка счета на e-mail покупателя Выгоды Отправка счета в 2 клика Красивые и профессиональные счета Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

Как отчитаться за полученные авансом средства на командировку в 2019 году?

Вернувшись из командировки, работник в течение трех рабочих дней должен отчитаться за полученные перед отъездом денежные средства. В том случае, когда человек заболел или оформил отпуск, отчет подается после выхода фактически на работу.

Авансовый отчет об израсходованных суммах составляют в установленной форме АО-1 с приложенными документами, позволяющими бухгалтеру проверить цели затрат и подсчитать общую сумму средств, понадобившихся:

  • для оплаты проезда в обе стороны (согласно стоимости билетов или в случае использования личного, служебного транспорта маршрутных листов, чеков, квитанций о заправке автомобиля и прочим);
  • на оплату арендованного помещения на время проживания в поездке или гостиничных услуг (договора об оказании услуг, аренде жилья);
  • суточных расходов – в зависимости от количества дней, проведенных в командировке;
  • дополнительных расходов для выполнения поставленных целей, если расходы были согласованы предварительно с руководителем.

После соответствующей проверки отчет утверждается работодателем. Остаток денежных средств в установленном порядке возвращается в кассу предприятия по приходному ордеру.

Если средств не хватило на все затраты, подотчетному лицу по расходному ордеру возмещается разница между полученной авансом и фактически израсходованной суммой.

Как оформляется авансовый отчет?

Заполнить форму по отчету можно как от руки, так и в электронном виде. Сложности при составлении отчета, как правило, не возникает, поскольку в каждой строке, графе бланка даны пояснения о вносимых сведениях:

  • указывают название организации, наименование подразделения, где работает сотрудник, уточнив сведения о подотчетном лице (фамилию, инициалы имени, отчества, занимаемую должность или профессию, табельный номер);
  • прописывают назначение выданных авансом денежных средств – «служебная командировка»;
  • работником указывается полученная сумма, и расписываются расходы, согласно приложенным документам в порядке указания их в отчете;
  • подотчетное лицо удостоверяет внесенные сведения собственноручной подписью, с расшифровкой фамилии и инициалов имени, отчества;
  • после проверки внесенных записей проводятся бухгалтерские проводки;
  • утверждается отчет первым руководителем.

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Заполняет работник

Заполнение формы авансового отчета по командировке начинается с шапки.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты.

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, ему выдали 50 000 рублей, а он потратил 60 000, то в этой графе он указывает 60 000. Или наоборот, выдано 50 000, а потрачено 20 000, то и отчитываются о 20 000 рублей. В нашем примере израсходовано 10 000 рублей.

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть).

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность.

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки.

Переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.

7. В графе «Получен аванс…» указываем реквизиты расходного кассового ордера и выданную сумму. Если деньги перечислили на карточку, указываем только сумму.

8. В графе «Итого получено» указываем, сколько получили всего.

9. Далее сотрудник уточняет, сколько израсходовал, расписывая остаток денежных средств, которые следует вернуть, либо перерасход.

Переходим к заполнению оборотной стороны бланка авансового отчета. Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на автобусе, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

10. В первую строку вписываем реквизиты проездных билетов.

11. Вписываем сведения о подтверждении проживания в гостинице.

12. Вписываем сведения о сумме выданных суточных.

13. В графу «Итого» вписываем сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается авансовый отчет (см. пункт 3).

После того как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы, на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложений в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет в бухгалтерию.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *