Что входит в обязанности помощника генерального директора

Наверняка многие слышали о такой должности, как личный помощник руководителя. Но какие функции он выполняет и чем отличается от того же секретаря, знают немногие.

По сути, личный помощник – это главный ассистент, можно сказать, правая рука руководителя, организатор его мероприятий, без которого вечно занятому боссу пришлось бы очень туго. Если вы хотите лучше разобраться в этой профессии, узнав её плюсы и минусы, а также ключевые особенности, читайте далее нашу статью.

Личный помощник руководителя – кто это и чем отличается от секретаря

Итак, давайте определим для начала, кто же такой личный помощник руководителя. У многих может сложиться впечатление, что секретарь, офис-менеджер и личный помощник — это один и тот же человек. Естественно, обязанности данных должностей в чем-то схожи, но есть существенные отличия.

Личный помощник, или, как некоторые называют, ассистент руководителя — это не только профессионал своего дела, но еще и человек, который помнит всё и всегда до мельчайших деталей.

От правильного выбора кандидата на должность личного помощника зависит успех всего дела. Для нее подойдет человек, который сможет поставить интересы шефа выше своих собственных.

Одной из основных задач личного ассистента можно считать решение всех административных и организационных вопросов деятельности руководителя. Помощник должен сделать рабочий процесс своего босса максимально комфортным.

Далее давайте выясним основные отличия личного помощника руководителя от других административных должностей. Для того чтобы избежать путаницы, стоит четко определить виды административных позиций и их основные функции.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА) или личный помощник) – в таком сотруднике нуждаются руководители или собственники крупных корпораций (российских и международных). Подчинение происходит напрямую генеральному директору.

Правая рука, лицо, приближенное к руководителю, составляет рабочий план на день, неделю, месяц и т. д., ведет бизнес-календарь, является связующим звеном с внешним миром. Этот универсальный человек может быть няней, домоуправляющим, туристическим агентом, прогнозом погоды. Зачастую он также выполняет некоторую работу за руководителя, естественно, результаты которой босс с легкостью присваивает себе. Обладает специальными знаниями, имеет профильное образование в той же сфере, что и руководитель. Может самостоятельно принимать решения.

Секретарь есть практически в каждой компании, от мелкой до крупной. Его функционал достаточно прост: работа с документопотоком, обработка корреспонденции, встреча гостей, организация кофе-пауз, хозяйственное обеспечение деятельности офиса, телефонные переговоры, исполнение поручений руководителя и его заместителей. Подчиняется, как правило, всем топ-менеджерам организации.

Основные требования, чаще всего предъявляемые к кандидатам на должность секретаря: возраст до 30 лет, образование высшее или среднее профессиональное (зависит от масштаба компании), опыт работы необязателен, уверенный пользователь ПК и оргтехники, знание делового этикета, владение иностранным языком (в качестве дополнительного требования). Личные качества: способность выполнять однотипную работу, доброжелательность, ответственность и исполнительность.

Читайте нашу статью «Как планировать день: ТОП-12 ценных советов».

Секретарь-помощник работает в компании с численностью сотрудников не более 50 человек. Подчиняется напрямую директору (собственнику) организации. В данном случае работник совмещает функции секретаря и помощника руководителя. В его обязанности входит выполнение несложных поручений топ-менеджеров.

Основные требования к кандидату: образование неоконченное высшее или высшее, возраст от 25 до 32 лет, уверенное владение различными средствами оргтехники, высокая скорость печати.

Личные качества: ответственность, исполнительность, дисциплинированность, способность выполнять однообразную работу.

Офис-менеджер – сотрудник с такими функциональными обязанностями необходим для средних компаний с численностью свыше 30 человек. Подчинение офис-менеджера происходит как руководителю, так и остальному управленческому составу. К основным функциям относятся: материально-техническое обеспечение работы офиса, обработка и ведение первичной документации, частичное выполнение функций секретаря (таких как встреча гостей, телефонные звонки и организация документооборота).

Основные требования к кандидату: образование высшее, возраст о 25 до 35 лет, обязательно наличие организационных навыков и опыта аналогичной работы.

Личные качества: доброжелательность и коммуникабельность.

Секретарь на ресепшен. Его наличие просто необходимо в компаниях с численностью сотрудников более 50 человек и высоким трафиком посетителей. Может быть в подчинении офис-менеджера, помощника руководителя, административного директора или всего руководящего состава. Его функции – выполнение простых технических задач: встреча гостей, организация кофе-брейков, прием входящих звонков, взаимодействие с курьерами и водителями.

Основные требования к кандидату: привлекательная внешность, возраст от 22 до 27 лет, опыт работы необязателен, владение оргтехникой.

Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость и улыбчивость.

Как мы можем заметить из описания основного функционала рассмотренных административных должностей, между ними есть существенное различие: основной задачей секретаря является управление информационным потоком, а личного помощника – управление продуктивностью руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя

1. Общие обязанности ассистента

Перечень функциональных обязанностей данной категории работников достаточно обширен и содержит следующие пункты:

  • формирование графика рабочего дня руководителя: составление расписания деловых встреч, организация поездок, оформление командировок, подготовка к подписанию служебной документации;
  • организация и поддержание комфортного рабочего места босса: поддержание чистоты, тишины, бесперебойной работы необходимой оргтехники;
  • работа с документооборотом руководителя и распределение потока звонков;
  • проведение первичных переговоров, отработка запросов линейных руководителей;
  • поддержание психологического комфорта руководителя на высоком уровне: составление удобного рабочего графика, напоминание о важных встречах и мероприятиях, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для него формате.

В некоторых компаниях личный помощник руководителя также отвечает за весь документооборот организации, а иногда и руководит секретариатом.

2. Дополнительные функции ассистента

Как правило, перечень обязанностей помощника гораздо шире, чем у администратора или секретаря. Возложение на него дополнительного функционала — обычное дело.

Зачастую для того, чтобы занять должность личного помощника, требуется отыскать человека с большим количеством разноплановых способностей и талантов. Он должен обладать отличными коммуникативными навыками, уметь переводить документы с иностранного языка или выполнять функцию переводчика на деловой встрече руководителя с партнерами, если это подразумевается кругом обязанностей. Также личный ассистент должен быть тем человеком, которому можно, не опасаясь, доверять конфиденциальную информацию.

Кроме этого на него часто возлагаются задачи по решению бытовых потребностей директора компании: организация питания, оформление поездок (заказ билетов, гостиничного номера, трансфера, составление необходимых сопутствующих документов). То есть каждый руководитель предъявляет индивидуальные требования к кандидату на должность своей «палочки-выручалочки» и «правой руки».

3. Подробный разбор обязанностей

Далее более подробно рассмотрим каждую из обязанностей.

Ведение документации:

  • работа с документами – грамотное составление организационной, распорядительной, информационно-справочной и иной документации компании;
  • при необходимости подготовка презентаций и проектов документов, редактирование писем, автором которых является директор компании;
  • работа с корреспонденцией: сортировка по степени важности и срочности, запрос необходимых отчетов в установленные сроки.

Тайм-менеджмент:

  • составление рабочего графика руководителя и внесение его в планер, ранжирование задач по приоритетности;
  • своевременное информирование шефа о предстоящих задачах, напоминание о дедлайнах, уведомление о деловых встречах и поездках;
  • оптимальная организация рабочего дня руководителя;
  • составление собственного рабочего расписания на день.

Организация рабочих мероприятий:

  • подготовка к проведению рабочих совещаний, презентаций, встреч и переговоров с участием руководителя;
  • протоколирование, рассылка приглашений участникам мероприятий, подготовка и предоставление информации по итогам состоявшихся встреч всем заинтересованным лицам;
  • организация служебных командировок руководителя.

Выполнение функций заместителя (функции второго лица):

  • быть всесторонне развитым, то есть обладать достаточным уровнем компетенций в различных сферах и областях;
  • иметь способность управлять: оказывать воздействие как на рядовых сотрудников, так и на руководящий состав компании, обеспечивая тем самым своевременное выполнение поставленных задач подразделениями;
  • руководить отдельными бизнес-проектами;
  • не бояться брать на себя ответственность и в дальнейшем отвечать за свои слова и действия;
  • самостоятельно решать ряд вопросов, относящихся к бизнесу (например, необходимость проведения встреч и переговоров);
  • давать выступления от лица руководителя и уметь проводить корректные торги;
  • представлять первое лицо компании на бизнес-мероприятиях, озвучивать его позицию и отвечать на вопросы.

Управление секретариатом:

  • обеспечивать бесперебойное функционирование кабинета босса и его приемной;
  • оперативное решение вопросов, касающихся технического обеспечения, выполнение работ по оформлению договоренностей с поставщиками;
  • проведение закупок для организуемых мероприятий, постановка задач водителям и курьерам и контроль их деятельности;
  • совмещение функций офис-менеджера.

Поддержание деловых контактов:

  • управление информационными потоками: кого с кем соединить, на кого переключить или переадресовать входящий звонок, кого и когда пропустить к руководителю;
  • держать руку на пульсе всех событий, происходящих в компании;
  • защищать руководителя от излишне настойчивых контактов, не нанося при этом урон имиджу шефа и компании;
  • максимально оперативно решать большинство вопросов и достигать положительного результата в 100 % случаях;
  • вести базу клиентов компании, поздравлять их с днями рождения, праздниками и иными памятными датами, быть с ними на связи.

Travel-сопровождение:

  • организация служебных командировок и иных поездок руководителя (бронирование билетов, отелей и трансферов, оформление виз при необходимости);
  • продумывание всей логистики поездки туда и обратно;
  • осуществление контроля работы подрядных организаций и служб в других городах и странах;
  • доскональный мониторинг цен на стоимость аренды автомобилей, яхт, способность в нужный момент договориться о скидке;
  • подготовка полного сценария путешествия: от приобретения билетов до точного времени ужина в ресторане по определенному меню и покупки подарка.

Работа переводчиком:

  • устный перевод на деловых встречах и переговорах с иностранными партнерами;
  • перевод служебной документации;
  • ведение деловой переписки на иностранном языке.

Личное сопровождение руководителя. Название должности «личный помощник» совсем не случайно звучит именно так: в его обязанности входит не только решение ежедневных деловых задач, но и выполнение личных поручений босса.

  • осуществление контроля работы нянь, преподавателей, отслеживание посещаемости кружков детьми руководителя;
  • организация отдыха шефа и его семьи: от выбора страны до контроля ежедневных передвижений;
  • компетентность в сферах luxury-обслуживания;
  • взаимодействие с обслуживающим персоналом загородного дома и решение иных вопросов, связанных с его содержанием;
  • организация контроля медицинских мероприятий: своевременное прохождение профилактических обследований, запись к специалистам, при необходимости контроль приема препаратов и др.;
  • безупречное знание luxury-брендов и марок, взаимодействие с известными модельерами и домами мод, работа с персональными мерками;

    Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

  • организация спортивных хобби руководителя: контроль расписания посещения занятий, секций, приобретение аксессуаров;
  • отслеживание проведения знаковых мероприятий (скачек и гонок) и открытия новых заведений: кафе, ресторанов, гольф-полей и др.;
  • аналогичное сопровождение родственников руководителя, его родителей, друзей и партнеров.

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015г. №276н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

I. Общие положения

1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование.

2. Наличие опыта работы не менее трех лет по профилю деятельности организации.

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации

4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципы и методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

4.6. Правила формирования и использования баз данных

4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.10. Современные информационные технологии

4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13. Формы предоставления управленческой информации

4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17. Основы написания речей и докладов руководителя

4.18. Категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25. Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.26. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.27. Этикет и основы международного прокола

4.28. Правила составления и оформления документов

4.29. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.30. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.31. Системы электронного документооборота, базы данных

4.32. Требования охраны труда

4.33. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Минусы работы личным помощником руководителя

  1. У каждого руководителя, ищущего себе личного помощника, представление о его функционале и качествах, которыми он должен обладать, существенно различается. Поэтому каждый из работодателей предъявляет свои требования к кандидатам на данную должность.
  2. Вторым минусом можно считать то, что личный помощник всегда находится в тени известности своего шефа, принимает все особенности его характера, манеру ведения бизнеса и выстраивания отношений с партнерами и персоналом. Помощник должен быть до последнего максимально предан своему руководителю и отстаивать его точку зрения.
  3. Перспектива карьерного роста, по сути, отсутствует по той простой причине, что, даже несмотря на тот опыт и знания в области бизнеса, которым занимается компания, ассистент в понимании многих является обычным секретарем. И вряд ли для него настанут такие времена, когда поступит предложение стать полноправным заместителем или партнером по бизнесу своего руководителя.
  4. Еще один минус – ненормированный рабочий день. Порой количество часов, проведенных на работе, у ассистента значительно превышает рабочее время самого руководителя, так как первому нужно еще подготовиться к встрече, организовать поездку и т. д. Также к минусам можно отнеси и весьма низкую оценку выполняемых помощником функций окружающими: в их понимании это не кто иной, как обычный секретарь, тень своего начальника. Хотя на самом деле круг выполняемых им функциональных обязанностей ничуть не меньше, чем у руководителя отдела, и управленческий состав компании обязан ему подчиняться и прислушиваться к его мнению.

Должностная инструкция личного помощника руководителя

Основные требования к должности личного помощника руководителя, круг обязанностей, функций и порядок решения возможных спорных ситуаций прописываются в должностной инструкции. Это внутренний нормативный документ организации, на основании которого легко осуществлять контроль выполнения работником своих обязанностей. Должностная инструкция – это своеобразное руководство к действию. Она обязательна для исполнения.

В связи с тем, что работа в этой должности имеет ряд существенных особенностей, к составлению должностной инструкции стоит подойти со всей ответственностью и серьезностью, чтобы прописать все нюансы рабочего времени и отдыха, компенсацию за переработки и др.

Ни в коем случае не стоит путать должностную инструкцию личного помощника руководителя и помощника руководителя проекта. Должность последнего, как правило, временная и ограничивается периодом реализации конкретного проекта.

Также в должностной инструкции стоит грамотно и четко прописать название должности, при этом внимательно следить за актуальностью и соответствию действующим нормативным актам.

Как за 1 неделю заработать больше, чем за месяц? Разбор от Петра Осипова: тест ниш | Бизнес Молодость

Удалённый личный помощник руководителя – кому нужен и какие функции выполняет

Сейчас достаточно легко найти себе личного помощника на биржах фриланса. Он будет выполнять свою работу онлайн. Существенный плюс для соискателя — ему не нужно будет тратить время, чтобы добраться до офиса. Более того, он сможет работать из любой точки мира.

1. Кому требуется удалённый личный помощник

В эпоху интернета существует множество онлайн-магазинов, сервисов, тренинговых центров, агентств, которые осуществляют свою работу удаленно. В каждом подобном бизнесе явно найдется человек, который выполняет самостоятельно весь объем обязанностей.

Давайте на примерах рассмотрим, к кому вы сможете устроиться личным помощником.

  • Инфобизнесмены — это люди, ведущие свой бизнес путем предоставления платных услуг (тренингов, курсов, вебинаров и др.).
  • Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера можно взять такой сервис, как Юла. Безусловно, это может быть слишком масштабным примером. Но если мы рассмотрим менее глобальные сервисы, каких в интернете великое множество, то там явно найдется немало руководителей, ищущих личных помощников.
  • Блогеры, разработчики контентных проектов. Для создания качественного прибыльного продукта, поддержания и роста его популярности нужно очень много всего знать и уметь. Например, для ведения видеоблога нужно не только снимать, монтировать видео, а еще заниматься продвижением, искать партнеров и т. д. Когда данный проект наберет обороты и разрастется до внушительных размеров, личный помощник будет очень кстати!
  • Фрилансеры-профессионалы и удалённые сотрудники. В данном случае вполне может понадобиться помощник со специальными знаниями: дизайнер, программист, который будет не только решать общие вопросы, но и помогать выполнять рабочие задачи.
  • Офлайн-предприниматели, чей бизнес нужно продвигать через сайт и социальные сети. Личному помощнику вполне может быть поручено данное направление деятельности. Иногда бывает так, что ассистент крупного предпринимателя нанимает себе личного помощника для выполнения определенных мелких задач.

2. Обязанности и функции

Весь круг обязанностей личного помощника руководителя мы можем поделить на три группы:

  • секретарь, который организует и выполняет работу с документами, составляет всевозможные отчёты, отправляет и получает почту, распределяет ее, также общается с клиентами и т. д.;
  • менеджер проектов, который взаимодействует с фрилансерами и удаленными сотрудниками;
  • специалист, обладающий определенными знаниями и опытом в той же сфере бизнеса, что и его руководитель (наниматель).

Все перечисленные группы, безусловно, связаны между собой. Каждый предприниматель сам определяет круг задач, которые он готов передать помощнику.

Ранее было принято считать, что секретарь должен всегда находиться рядом, на расстоянии вытянутой руки, ну или максимум за стенкой кабинета. Теперь же пришло время ассистентов, работающих в онлайн-режиме.

Что может выполнять этот сотрудник:

  • поиск новых клиентов и партнеров;
  • ведение ежедневного рабочего календаря руководителя;
  • осуществление контроля выполнения поручений шефа другими работниками;
  • SMM-продвижение и реклама;
  • приобретение товаров, заказ различных услуг для компании или руководителя.

К плюсам можно отнести то, что такой специалист может выполнять и ряд задач профильного направления: от редактирования фотографий до составления текстов. Этот вид удаленной занятости позволяет развиваться в профессиональной сфере и получать прибыль. Бесспорно, организовать и настроить работу офиса реального намного сложнее, чем виртуального.

3. Карьерный рост удаленного работника

Офис-менеджер, выполняя работу онлайн, может как продвинуться по карьерной лестнице, так и повысить свой уровень дохода за счет расширения спектра своих занятий. Либо он может найти себе более крупного заказчика. Можно выполнять свои функции даже без определенного опыта. Несомненным плюсом данной работы можно считать то, что постоянно меняющиеся задачи позволят вам овладеть новыми навыками и обучаться чему-то новому. Благодаря этому ваш багаж знаний непрерывно пополняется. В дальнейшем вы можете менять место работы.

Бытует мнение коучей профессионального развития и HR-менеджеров, что для того, чтобы достичь высокого результата, работая удаленно, нужно сотрудничать только с одним заказчиком продолжительное время.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

4. Какова заработная плата личного помощника руководителя, работающего удаленно

Средняя стоимость услуг такого специалиста в месяц составляет от 30 до 35 тысяч рублей. При работе в офлайн-режиме прибавляем к этому официальное трудоустройство, 40-часовую рабочую неделю и оплачиваемый отпуск. С каждым кандидатом уровень заработной платы может обсуждаться индивидуально и будет зависеть от его компетенций. Если рассматривать столицу, то там можно встретить предложения от 60 000 рублей.

Но тогда сразу оговариваются следующие условия:

  • ненормированный рабочий график;
  • свободное владение иностранным языком;
  • наличие личного автомобиля.

Есть несколько способов мотивации личного помощника руководителя, они бывают указаны в описании вакансии. К наиболее распространенным относятся:

  • почасовая оплата;
  • фиксированная ставка с одной или двумя выплатами в месяц (зависит от желания кандидата на должность);
  • понедельная оплата труда;
  • фиксированная ставка + % от выполнения задачи.

Рассмотрим стоимость услуг и перечень основных задач для помощников (взяты на основе данных с бирж фриланса):

Основные задачи

Оплата

Отвечать на письма, телефонные звонки (базовые задачи — БЗ)

от 50 рублей за час

БЗ + составление списка клиентов и работа с ними

20 тыс. рублей за месяц

БЗ + продвижение продукта, реализация маркетинговых мероприятий, ведение социальных сетей, рассылка объявлений, обзвон холодной базы

от 25 тыс. руб. до 30 тыс. рублей за месяц

БЗ + спичрайтер, имиджмейкер, индивидуальный психолог

с каждым кандидатом проговаривается индивидуально, от 200 долларов за месяц

БЗ + разработка стратегии развития

от 25 000 рублей + % с продаж

БЗ + развитие сайта заказчика, подготовка и проведение рекламной кампании

от 30 000 до 35 000 рублей за месяц

Размер вознаграждения зависит как от масштаба компании, решения руководителя, так и от определенных результатов работы сотрудника за конкретный промежуток времени. Удаленная работа позволяет вам зарабатывать из любой точки мира. Дальнейший рост и развитие вас как специалиста не ограничены территориями, что, несомненно, является большим преимуществом.

5. Плюсы и минусы профессии

Давайте теперь подытожим и посмотрим, какие же преимущества и недостатки имеет профессия личный помощник руководителя при удаленной работе. Основные преимущества:

  • Непрерывное развитие. Перенимать бесценный опыт и знания предпринимателя, работая с ним рука об руку, дорогого стоит.
  • Неограниченность в передвижениях. Вам не нужно тратить время на дорогу на работу и обратно. Вы можете выполнять свои профессиональные задачи, даже находясь на другом континенте.
  • Вы получаете возможность иметь высокую заработную плату или дополнительный доход к своему основному заработку, все зависит от сложности выполняемых вами задач.

В качестве недостатка удаленного должности личного помощника руководителя можно отметить следующий фактор: в основном вы подстраиваетесь под график работодателя, иногда жертвуя своим временем, так как вы должны быть на связи в режиме 24/7.

Требования к кандидату на должность помощника руководителя

Требования, предъявляемые к такому специалисту, достаточно высоки. Сюда входит высшее образование, иногда и несколько, наличие опыта работы на аналогичных должностях от 2 лет, активная жизненная позиция, хорошо развитые коммуникативные и организаторские способности, высокий уровень стрессоустойчивости, самоорганизации и умение разрешать конфликтные ситуации.

Также кандидат должен обладать грамотной устной и письменной речью, свободно общаться и писать на английском языке, в совершенстве знать деловой этикет, компьютерные программы.

Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

В среднем получается, что заработная плата такого специалиста от 800 евро, но, опять же, это зависит от сложности выполняемых им заданий и поручений.

Кому точно не стоит доверять поиск личного помощника?

Ни в коем случае не поручайте поиск одного из нескольких помощников уже работающему ассистенту. Он будет воспринимать всех кандидатов в качестве потенциальных конкурентов и отберет человека, который будет выполнять рутинную однообразную работу. В нужный момент времени, когда действительно от него потребуется помощь команде, он не сможет оказать должную поддержку остальным сотрудникам.

При отборе кандидатов на должность личного помощника руководителя обязательно как можно более подробно стоит уточнять у генерального директора компании, какого именно человека он хотел бы видеть на этой должности, вплоть до мельчайших деталей: не только профессиональные навыки и умения, но и особенности характера. Это облегчит задачу подборщику. Он не будет отнимать время руководителя на беседу со всеми подряд и в то же время не отклонит кандидатов, подходящих или не подходящих только лишь по одному критерию.

Как уже говорилось ранее, специфика работы личного помощника руководителя предполагает еще и обладание рядом личностных характеристик из-за особенности работы.

В первую очередь это:

  • многозадачность – способность выполнять несколько задач одновременно без ущерба для их результатов – одно из самых ценных качеств хорошего ассистента;
  • стрессоустойчивость – при общении с руководителем помощнику часто приходится принимать удар на себя;
  • высокая обучаемость – гибкий склад ума и желание постоянно развиваться и узнавать что-то новое, въедчивость в каждый этап рабочего процесса;
  • позитивное мышление – эта черта характера поможет справляться с дополнительным объемом обязанностей, порой выходящих за рамки делового сотрудничества в стандартном его понимании.

Это самые основные черты характера, которые необходимы каждому личному помощнику руководителя для выполнения своей деятельности. В идеальном варианте – основные черты характера шефа и его ассистента должны гармонично дополнять друг друга, а не противоречить друг другу.

Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция ассистента генерального директора
(Должностная инструкция помощника генерального директора)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

Так в итоге, какими качествами должен обладать личный помощник руководителя

Хороший личный помощник:

  • владеет навыками различных специальностей: управлением персоналом, тайм-менеджментом, кризис-менеджментом, обязанностями офисного сотрудника;
  • в совершенстве знает процесс и умеет провести переговоры;
  • обладает высокой степенью интеллектуального развития, может участвовать в беседе на любую тематику, даже не имеющую отношения к бизнесу;
  • интересы своего руководителя ставит выше своих собственных;
  • имеет хороший вкус, тактичен и доброжелателен;
  • обладает быстрой скоростью мышления, способен оперативно и правильно принимать верные решения;
  • знает сферу своей ответственности, четко чувствует и соблюдает границы своих функциональных обязанностей: не задает слишком много ненужных вопросов по пустякам и не совершает сомнительных действий за спиной руководителя;
  • логичен во всем, может предопределять принципы и взгляды руководителя на основные вопросы; когда действует и принимает решения от его имени, то, как правило, без ущерба для дела.

КАК ИЗМЕНИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ?! ЖЕСТКИЙ РАЗБОР с Петром Осиповым и Михаилом Дашкиевым | Бизнес Молодость

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *