Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Для чего нужны кадровые документы?

Какие бывают кадровые документы?

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Итоги

Для чего нужны кадровые документы?

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Для чего нужна кадровая документация

Ведение кадрового учета, помимо того, что является прямой обязанностью работодателя, играет важную роль в регулировании трудовых отношений. В зависимости от того, какие цели преследует работодатель, могут оформляться документы, которые и не предусмотрены законодательством. Это означает, что нельзя недооценивать кадровую документацию как инструмент решения вопросов трудовой сферы.

Ведение трудовой книжки, например, является важным условием при назначении работнику пенсии, а уход в отпуск без вынесения соответствующего приказа может быть расценен как прогул.

Таким образом, кадровые документы фиксируют важные факты трудовой деятельности работника и решения работодателя по трудовым вопросам, которые нуждаются в документальном подтверждении.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

  • оформление кадровых приказов;

  • заполнение трудовых книжек;

  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;

  • Правил внутреннего трудового распорядка;

  • Положения о персонале;

  • Положения о премировании и иных поощрениях

  • Положения о материальной ответственности работников;

  • Положения о коммерческой тайне;

  • Положение об отпусках;

  • Положение о командировках;

  • Положение о структурных подразделениях;

  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Ответственность

Трудовая инспекция обладает полномочиями по контролю за исполнением работодателем обязанностей, связанных с наймом работников, в том числе по ведению кадрового учета. В случае выявления нарушений на нерадивого работодателя будет наложен штраф (размер его будет зависеть от нарушения и обстоятельств, при которых оно было совершено), а должностное лицо, виновное в нарушении, может быть еще и дисквалифицировано. В отношении работодателя также в качестве наказания может быть применено приостановление деятельности.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  • документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  • документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  • трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

  • трудовая книжка;
  • распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале .

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

  • личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале .

  • распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале .

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

  • штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

  • график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
  • табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

  • прочие нормативные документы:
  • по охране труда;
  • о защите персональных данных;
  • коллективный договор;
  • по внутреннему распорядку;
  • об оплате труда и премировании;
  • о коммерческой тайне;
  • журналы учета:
  • трудовых книжек;
  • контрактов;
  • больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

  • для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
  • для компании — 10 000–50 000 руб.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД».

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001) Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015) Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (ОКУД 0301002) Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)) (ОКУД 0301016) Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (ОКУД 0301017) Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма N Т-4) (ОКУД 0301003) Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (ОКУД 0301004) Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301018) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301019) График отпусков (Унифицированная форма N Т-7) (ОКУД 0301020) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301021) Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) (ОКУД 0301022) Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а) (ОКУД 0301023) Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10) (ОКУД 0301024) Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а) (ОКУД 0301025) Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) (ОКУД 0301026) Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а) (ОКУД 0301027) —————————————-

  • Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001)
  • Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015)
  • Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (КНД 0301002)
  • Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)) (ОКУД 0301016)
  • Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (ОКУД 0301017)
  • Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма N Т-4) (ОКУД 0301003)
  • Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (ОКУД 0301004)
  • Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301004)
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005)
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301005)
  • График отпусков (Унифицированная форма N Т-7) (ОКУД 0301020
  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006)
  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301006)
  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) (ОКУД 0301022)
  • Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а) (ОКУД 0301023)
  • Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10) (ОКУД 0301024)
  • Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а) (ОКУД 0301025)
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) (ОКУД 0301026)
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а) (ОКУД 0301027)

Открыть полный текст документа

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

  • 1) личная карточка;
  • 2) личное дело;
  • 3) трудовая книжка;
  • 4) график отпусков;
  • 5) журнал учета и др.

Личная карточка работника — это документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.

Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант карточки (форма № Т-2).

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел.

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (75 лет, о чем будет рассказано ниже), в них не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах); ответственность за их ведение и сохранность несет непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор по кадрам (персоналу).

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 19 октября 2003 г. № 69.

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на отпуск но истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы организации ежегодно не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается руководителем организации либо уполномоченным им лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2015 г. должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2014 г.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. На этапе планирования, перед началом календарного года, заполняются только столбцы 1—6 таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник; должность по штатному расписанию; фамилия, имя, отчество; табельный номер (если таковой имеется); количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить сто на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На основании заявления издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

Графы 7—10 заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года. В седьмом столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска). Восьмой столбец содержит информацию о документе, который явился основанием для переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя). В девятом столбце указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска. Столбец 10 содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Журналы (книги) учета используются для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации; они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4. С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф располагается на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала, либо могут оформляться на последней странице. Чтобы защитить страницы журнала от изъятия и вложений, используются следующие способы.

  • 1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
  • 2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись.

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно выполненные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание».

Журналы учета являются документами внутреннего пользования кадровой службы и не могут передаваться работникам других подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в кадровой службе, представляются руководителю службы для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Существуют следующие виды журналов:

  • а) книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • б) книги, журналы учета работников, направленных в командировки;
  • в) книги, журналы учета отпусков;
  • г) книги, журналы личных дел, личных карточек, трудовых договоров, (трудовых соглашений);
  • д) книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • е) книги, журналы выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
  • ж) книги, журналы выдачи командировочных удостоверений.

Как правило, срок хранения большинства журналов в отделе кадров составляет от года до трех лет. По истечении этих сроков журналы передаются по описи на архивное хранение.

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *