Должностная инструкция заместителя начальника отдела

В обязанности руководителя отдела продаж входит несколько различных областей — от планирования и координации работы подчинённых до аналитики и коррекции принятых в компании стандартов. И всё же главной задачей остаётся увеличение прибыли компании, поэтому его значимость сложно переоценить.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Чтобы отдел работал эффективно, к выбору и организации деятельности его главы необходимо подойти особенно тщательно. Что включить в обязанности и как составить должностную инструкцию разберём ниже.

Кто такой руководитель отдела продаж

Функции руководителя отдела продаж включают управление вверенным ему подразделением с целью выполнения плана командой в целом и каждым сотрудником в частности. Руководитель принимает для этого разнообразные меры и непрерывно совершенствует процесс продаж в компании.

Требования к начальнику отдела продаж

Вот примерный перечень основных требований к начальнику отдела продаж:

  • опыт руководящей деятельности от 1 года (желательно в сфере продаж);
  • опыт активных продаж;
  • опыт подбора персонала — менеджеров разного профиля;
  • знание ПК.

Часто требуется владение английским языком и наличие автомобиля.

Образец резюме начальника отдела продаж

Образец резюме.

Как стать начальником отдела продаж

Чтобы стать начальником отдела продаж потребуется высшее образование (желательно в сфере маркетинга или менеджмента). При этом подойдет любое образование в сфере деятельности компании-работодателя.

Также для того чтобы хорошо справляться с должностью, нужен ряд определенных навыков — умение вести переговоры, организовывать рабочий коллектив и многие другие навыки. Проще всего их приобрести работая менеджером по продажам или руководя торговыми представителями, промоутерами, продавцами или иными специалистами сферы рекламы и торговли.

Хорошие начальники отделов вырастают из успешных менеджеров по продажам.

Зарплата начальника отдела продаж

Заработная плата начальника отдела продаж, как правило, является сдельной и зависит от результативности работы отдела. Доход может колебаться от 40 до 150 тысяч рублей в месяц не учитывая премиальные выплаты. Средняя зарплата начальника отдела продаж составляет примерно 60 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Начальник отдела продаж».

Что должен знать руководитель отдела продаж

Обязанности начальника отдела продаж подразумевают, что занимать этот пост может только разносторонне развитая личность.

Будут полезны следующие знания и навыки:

  • характеристик и особенностей продаваемых компанией товаров;
  • скриптов продаж, если они уже введены в компании;
  • лидерские качества и способность вести за собой команду;
  • организаторские способности;
  • техники мотивации как отдельных сотрудников, так и команды в целом;
  • тактическое и перспективное планирование;
  • умение анализировать и работать с информацией;
  • юридические основы работы отдела;
  • успешное решение конфликтных ситуаций и другие техники эффективного межличностного взаимодействия.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

В должностной инструкции руководителя отдела продаж должны отражаться все основные моменты его работы с подчиненными и менеджером, которому он отчитывается, а также организации рабочего процесса.

Основные положения

Этот раздел документа является стандартным для большинства предприятий. И всё же не стоит просто брать его из образца, скачанного в Интернете. Продумайте, что именно должна включать общая часть с учётом конкретной ситуации в вашей компании.

Примерный перечень положений:

  • Определение подразделения, к которому принадлежит руководитель, круга лиц, которым он подчиняется, и тех, кто подчиняется ему.
  • Соответствие деятельности Трудовому Кодексу Российской Федерации и другим законодательным актам, а также локальным документам, например, Уставу компании;
  • Кому передаются функции руководителя при отсутствии последнего на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный и т. п.);
  • Любые другие положения в зависимости от конкретной ситуации.

Функции

Должностные обязанности руководителя отдела продаж могут включать следующие функции:

  • составление плана продаж и его своевременная коррекция;
  • постановка задач сотрудникам и ежедневный контроль их выполнения;
  • помощь сотрудникам в решении конкретных ситуаций, например, периодическое сопровождение их на встречах с ключевыми клиентами;
  • организацию мероприятий по обучению менеджеров и поддержанию их высокого уровня мотивации;
  • контроль поступления оплаты от клиентов (совместно с бухгалтерией), при необходимости принятие мер для её своевременного получения.

Ответственность

Начальник отдела несёт полную ответственность за:

  • выполнение плана продаж сотрудниками его отдела;
  • организацию работы отдела в соответствии с внутренними документами и распоряжениями;
  • соблюдение конфиденциальности информации о компании-работодателе и клиентах;
  • вверенные ему материальные ценности;
  • соблюдение положений должностной инструкции и других внутренних регламентов организации.

Права

Руководитель отдела продаж не должен быть номинальной фигурой, иначе он не сможет эффективно выполнять свои функции.

В должностную инструкцию руководителя отдела продаж стоит включить следующие права:

  • вносить предложения и принимать меры по совершенствованию технологии продаж в компании;
  • заниматься подбором сотрудников своего подразделения и их обучением для достижения оптимального результата;
  • самостоятельно ставить задачи подчинённым и требовать их выполнения.

Служебные связи

По роду своей деятельности начальнику может потребоваться информация от других подразделений компании, например, бухгалтерии или отдела маркетинга. В должностной инструкции необходимо отдельно описать его полномочия в этом вопросе и механизм запроса и получения интересующей информации.

Основные задачи руководителя отдела продаж

Обязанности руководителя отдела продаж, а также задачи, которые он решает в процессе своей деятельности, очень разнообразны. Описать все их нюансы в одной инструкции невозможно. И всё же стоит предпринять для этого максимум усилий.

Планирование

Начальник отдела продаж работает с двумя типами планов продаж:

  • общий на компанию, который поступает к нему «сверху» от непосредственного руководителя;
  • частные, которые составляет каждый рядовой сотрудник отдела. Это краткосрочные планы, например, на неделю с учётом текущей ситуации по клиентам.

Помимо этих двух типов, начальник отдела планирует его деятельность, режим рабочего дня, совещания и планёрки и прочие организационные моменты.

Декомпозиция

Этот процесс подразумевает сведение воедино всех типов планов. То есть «нагрузку по продажам», поступившую сверху, необходимо распределить на всех сотрудников, правильно поставить задачи для её достижения и т. п.

По ходу выполнения плана в условиях происходят различные изменения. Например, в какой-то день желаемые результаты не получены, остаток необходимо перенести на следующий день и т. п. Анализировать статистику и своевременно корректировать планы также входит в обязанности руководителя.

Мотивация

Важный компонент достижения успеха. Руководитель отдела работает с двумя её видами:

  • командной, когда к достижению поставленной цели мотивируется весь отдел;
  • индивидуальной, то есть тет-а-тет с каждым из менеджеров.

Важно не ограничиваться материальной мотивацией, хотя и она очень важна. Поощрения должны быть разнообразными — для этих целей подойдут и корпоративный выезд на природу, и звание «Лучший сотрудник». Ещё эффективнее сработает, если руководителю удастся изобрести что-то оригинальное.

Эффективный маркетинг с Calltouch

  • Анализируйте воронку продаж от показов рекламы до ROI от 990 рублей в месяц
  • Отслеживайте звонки с сайте с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Повышайте конверсию сайта на 30% с помощью умного обратного звонка
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Добавьте интеграцию c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Контролируйте расходы на маркетинг до копейки

Организация

Все организационные моменты деятельности отдела также ложатся на руководителя. Это:

  • регламентирование рабочего дня и создание инструкций для основных рабочих процессов;
  • создание и внедрение необходимых форм отчетности для контроля промежуточных и итоговых результатов сотрудников;
  • введение в практику необходимых для менеджеров инструментов и организация обучения их использованию.

Контроль результатов работы менеджеров

Предоставление отчетов, разработанных в предыдущем шаге, должно быть налажено руководителем. Для осуществления деятельности по аналитике и планированию ему потребуются следующие виды отчетов:

  • ежедневные по выполненным задачам;
  • итоги недели с цифрами совершенных продаж;
  • ежемесячные и квартальные, позволяющие оценить как сотрудник справляется со своими задачами в долгосрочной перспективе.

Для облегчения процедуры получения отчётов можно использовать CRM-систему, куда сотрудники будут ежедневно заносить результаты по каждому клиенту.

Обучение

Помощь сотрудникам в решении рабочих задач невозможна без постоянного обучения. Его также организует руководитель и совершенствование навыков сотрудников должно быть одним из его приоритетов.

Обучение разделяется на:

  • первичное при приёме на работу новых менеджеров;
  • стратегическое, например, работе с новым инструментом, внедряемым в компании;
  • устраняющее проблемы, например, если руководитель видит, что тот или иной навык является «слабой зоной» большинства сотрудников.

Кто такой руководитель – классификация руководителей

Но, нельзя забывать о том, что даже такая привлекательная должность имеет свои недостатки. Главная цель представленной статьи заключается в том, чтобы провести детальный анализ всех положительных и отрицательных сторон любой руководящей должности, разобраться, кому она подходит, а для кого – полностью противопоказана, а также составить список качеств профессионального руководителя. Данная информация поможет читателям понять, нужно ли им стремиться возглавить предприятий/учреждение, фирму или лучше заниматься тем, что у них лучше всего получается и забыть о своих честолюбивых планах.

Если взять любой экономический словарь или литературу по теоретическим вопросам организации бизнеса, Вы найдете определения руководителя, которые сводятся к тому, что это сотрудник предприятия/учреждения, имеющий право на принятия решений, связанных с управлением и направленных на повышение эффективности функционирования компании. К данной категории сотрудников относятся разные специалисты, начиная от генерального директора крупного интернационального концерна и заканчивая начальником небольшого отдела с двумя подчиненными.

И в первом, и во втором случае речь идет о руководителе, при этом, если один из подчиненных в последнем примере является заместителем начальника, то он тоже относится к категории руководителей, несмотря на тот факт, что у него только один подчиненный. Всех их объединяет то, что они имеют право принимать важные решения, обязательно несут ответственность за результаты подписанных приказов и отвечают за работу своих подчиненных.

Теоретики экономических дисциплин выделяют три уровня руководителей. Главный критерий данной классификации – это функции, которые они выполняют.

  • Высшее звено. К этому уровню относятся руководители, отвечающие за деятельность всей компании (организации/учреждения) и за каждого ее сотрудника. Они утверждают бюджеты, приобретают/продают подразделения, дочерние предприятия и представительства, от их решения часто зависят судьбы тысяч людей, работающих на данной фирме. Для того чтобы выйти на этот уровень, необходимо обладать сильным характером, лидерскими качествами и высоким профессионализмом в своей отрасли. Удается это единицам. Человек, руководящий огромным предприятием, несет очень большую ответственность, что тоже является не простой обязанностью.

  • Среднее звено. Это начальники отделов, подразделений, которые могут вносить рационализаторские предложения и отвечать за работу на вверенном участке, принимая решения на основании указаний своего начальства.

  • Низшее звено. Руководители этого уровня работают с непосредственными исполнителями поставленных задач (бригадиры, начальники смены, мастера участков и т.п.). Кроме выполнения функций руководителя, они являются прямыми представителями интересов простых рабочих.

Для эффективного руководства и завоевания авторитета среди подчиненных руководитель должен хорошо разбираться во всех сферах деятельности предприятия. Одни занимают руководящие должности, пройдя тяжелый путь от простого рабочего до начальника предприятия, а другие, получив соответствующее образование, начинают свою карьеру на руководящей должности.

То есть, можно выделить два типа руководителей – теоретики и практики. Нельзя утверждать категорически, что человек, который знает, как работает предприятие только по книгам, будет плохим начальником. Все зависит от конкретной ситуации и личных качеств начальника.

Психологи предлагают свою классификацию руководителей:

  • Деспот – часто жестокий, не идущий на компромиссы, а признающий только строгое выполнение указаний и правил. Подчиненные, как правило, не любят и боятся таких начальников.

  • Прирожденный лидер – руководитель, который умеет заразить окружающих своей идей и верой в положительный результат. Подчиненные следуют за таким руководителем и сами стараются внести свою рациональную идею, чтобы реализовать задуманное с максимальной отдачей.

  • Демократ – распределяет обязанности и ответственность между подчиненными в зависимости от их личных качеств и желания работать. Многим нравится подобное доверие, и они с удовольствием выполняют свои функции.

  • Дипломат – начальник, который старается организовать одну команду, как правило, это у него хорошо получается. В случае возникновения споров и проблемных ситуаций, решает все так, чтобы не обидеть ни одну из заинтересованных сторон.

  • Гуманист – внедряет принципы человеколюбия и взаимопонимания. Старается создать в коллективе атмосферу единой семьи. Многие, недобросовестные подчиненные используют подобную «мягкость» начальства, но иногда, в таких ситуациях, гуманист может быстро трансформироваться в деспота, чтобы поставить наглеца на место и показать другим подчиненным, кто такой на самом деле их руководитель.

Нельзя сделать однозначную оценку каждого из представленных методов управления. Все зависит от конкретной ситуации, направления деятельности предприятия, поставленных задач, личностных отношений между начальником и подчиненными и других факторов.

Отличительные черты руководителей

Для того чтобы лучше понять, чем руководитель отличается от других сотрудников фирмы, необходимо внимательно проанализировать его личные качества, психологические особенности и другие важные моменты, оказывающие влияние на формирование образа руководителя. Начнем с образования. В современных экономичных и социальных реалиях трудно представить даже начальника низшего звена без высшего образования. Даже те руководители, которые пришли к этой должности постепенно, начиная свою деятельность обычным рабочим, вынуждены получать высшее образование. Исследователи выявили интересную закономерность.

Современные руководители высшего и среднего звена имеют, в основном, два образования: одно связано с деятельностью фирмы (например, инженер-строитель, если компания занимается строительством или делает ремонты), а второе – педагогическое, экономическое, юридическое или психологическое. То есть, человек, занимающий серьезную руководящую должность, хорошо разбирается не только в нюансах главного направления деятельности своей компании, но и знает законы или ориентируется в вопросах бизнеса и экономики, ну и последний вариант – умеет работать с людьми (понимает их психологию и применяет это на практике).

Еще раз, обратите внимание на важный факт! Если начальник не будет разбираться в специфике основной деятельности фирмы, которую он возглавляет, его никогда не будут уважать подчиненные. Некоторые читатели начнут утверждать, что это не обязательно, есть инженеры, технологи, начальники отделов, которые должны заниматься всеми производственными нюансами, а генеральный директор осуществляет общее руководство и т.д. Возможно, в западной компании так и происходит, но только не у нас. В случае какой-то внештатной ситуации, когда необходимо принять оперативное решение, от которого зависит месячный объем производства, никто из перечисленных людей не возьмет на себя ответственность, а что скажет генеральный директор, непонимающий сути проблемы, конечно, ничего разумного его подчиненные не услышат.

Кроме знания технической стороны деятельности компании и умения работать с людьми, руководитель высшего звена должен обладать следующими личными качествами:

  • Прирожденный лидер. Качество, которому практически невозможно научиться, но серьезный руководитель обязан уметь «заразить» подчиненных общей идеей, чтобы все стремились реализовать ее.

  • Ответственность и пунктуальность. Если подчиненные будут знать, что их руководитель каждый день в 8.45 уже находится на своем рабочем месте и готовится приступить к выполнению своих обязанностей ровно в 9.00, они обязательно будут брать с него пример. Опоздания, неопрятный внешний вид, невыполненные обещания, безосновательные придирки к подчиненным – недопустимые вещи для серьезного начальника, которые очень быстро станут нормой для всех сотрудников.

  • Коммуникабельность. Естественно, любой руководитель обязан обладать данным качеством, иначе он не сможет выполнять даже половины своих основных функций.

  • Организаторские способности. Независимо от ситуации и уровня сложности задач, которые стоят перед руководством фирмы, ее глава обязан хорошо ориентироваться в способностях своих подчиненных и уметь оперативно распределять между ними основные задачи, чтобы общая цель была достигнута в строго намеченные сроки. При этом начальник должен поощрять всех, кто выполнил свое задание и адекватно наказывать провинившихся.

Естественно, руководитель любого уровня должен обладать гибким умом, креативностью, не бояться форс-мажорных обстоятельств, доброжелательно относиться к окружающим, а также иметь высокие моральные принципы. Представленный список является перечнем качеств, которыми обладают многие представители высоких руководящих должностей. Конечно, они не ангелы, и у каждого есть свои недостатки, но негативные стороны характера, как правило, умело маскируются и никогда не демонстрируются своим подчиненным (еще одно достоинство).

Теперь хорошо подумайте и скажите, в первую очередь, самому/самой себе, Вы готовы жить и работать практически каждый день, соблюдая жесткие правила поведения и контролируя эмоции, стоит ли возможность руководить крупной фирмой таких жертв…

Советы для будущих руководителей

Если Вы мечтаете о карьере руководителя, тогда есть смысл внимательно изучить данные рекомендации.

  • Научитесь ставить реальные цели, имеющие практическую ценность для фирмы, в которой Вы работаете, а также заинтересовывать Ваших коллег принимать участие в их реализации.

  • Постоянно занимайтесь саморазвитием. Читайте полезную литературу, тренируйте характер, учитесь контролировать свои эмоции.

  • Докажите своему начальству, что Вы заслуживаете более высокого положения в фирме.

  • Не бойтесь ответственности. Если результат не соответствует ожиданиям, не перекладывайте ответственность на других, всегда отвечайте за свои решения и делайте соответствующие выводы.

  • Помните, что любой опыт, даже негативный, это шаг вперед, если сегодня ничего не получилось, завтра у Вас будет намного больше шансов достичь поставленных целей.

По статистике, руководителями высшего звена становятся после 50 лет, а это позволяет многим читателям реально поверить в то, что их планы обязательно выполняться. Разобравшись с вопросом и детально проанализировав, кто такой руководитель, Вы можете оценить свои силы и принять решение, нужна ли Вам подобная карьера или лучше направить свои способности и таланты в другое русло.

Кому должен подчиняться руководитель отдела продаж

Подчиняется этот специалист непосредственно генеральному директору. Если структура компании очень сложна и отличается разветвлённостью, это может быть коммерческий директор.

Однако не стоит создавать в компании ситуацию, когда руководитель не имеет достаточных полномочий для решения своих задач. Так может случиться, если он подчиняется кому-то нижестоящему и вынужден пройти слишком много согласований, чтобы получить одобрение для претворения в жизнь своих идей.

Мотивация начальника отдела продаж

Руководитель должен быть готов взять на себя ответственность за всё подразеление и достижение его сотрудниками результатов. Для этого необходима мотивация.

Поддерживать её на высоком уровне важно сочетанием материального и нематериального мотивирования. Здесь всё в целом похоже на ситуацию с рядовыми сотрудниками, но масштабы должны быть совершенно другие. Мотивировать премией в несколько тысяч рублей совершенно неэффективно, а вот поездка за счёт компании на международную конференцию или тренинг вполне подойдёт.

Как правильно подбирать кандидатов

Успешный лидер отдела продаж — это не только навыки и регалии опытного продавца, но и определённые личные качества. В их числе:

  • ответственность;
  • целеустремленность;
  • харизма и навыки лидера;
  • готовность взять на себя ответственность;
  • самоорганизация и умение организовать других и т. п.

Как правильно составить вакансию

Если вы ищете целеустремленного и готового принимать решения человека, вакансия должна отражать это. Максимально подробно опишите задачи, делая упор на «простор» для деятельности. Расскажите о том, какие личные качества потребуются для достижения успеха в этой должности.

Кратко, но ёмко опишите продукт, который продаёт ваша компания. Если он близок потенциальному руководителю, это половина успеха.

А вот размер заработной платы стоит либо не указывать вообще, обсуждая его с конкретным кандидатом, либо сделать это максимально общими фразами («от такой-то суммы»). Не сужайте круг поиска финансовыми вопросами раньше времени.

Сквозная аналитика

от 990 рублей в месяц

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Слово «управление» ассоциируется у нас с предприятием, производством, результатом его может быть как товар, так и услуга. И это не случайно. Управление само по себе не возникает, управлять всегда надо чем-то. И это что-то должно содержать несколько составных частей, которые только во взаимодействии дадут возможность получить конечный продукт, востребованный рынком, за который будут платить деньги.

К примеру, художник рисует картину. Зачем ему управленец? Его работа – единый неделимый процесс. А производство автомобилей состоит из множества мини-процессов, каждый из них не имеет смысла сам по себе, но вместе, когда их грамотно соединят в один и координируют все действия воедино, то в результате получится хороший автомобиль.

Кстати, если художник захочет получить прибыль от продажи картины, то он наймет продавца, и они вдвоем уже образуют предприятие. Вот им надо будет уже руководить, то есть возникнет необходимость управления. Это очень простое, так сказать народное, объяснение, термина «управление». Научное определение намного сложнее, оно содержит много функциональных составляющих: деятельность субъекта, его следование поставленной задаче, направленное на ее достижение.

Система управления

Чтобы понять, что такое система управления, надо представить большое предприятие. В нем есть вертикаль управления и его горизонталь. Вертикаль – директор, заместитель директора, начальник службы, начальник отдела, начальник бригады. Горизонталь – генеральный директор, директор по производству, директор по персоналу, директор по хоз.части, директор по снабжению, директор по продажам. Взаимодействие вертикали и горизонтали управления является большой и сложной системы, которая должна четко работать, чтобы усиливать производственный процесс, а не тормозить его. Для этого есть свои инструменты, как штатное расписание, схема взаимодействия служб, должностные инструкции.

Выстраивая свою систему управления, каждый индивидуальный предприниматель должен понимать, что в результате он хочет получить. Если у него жесткий производственный процесс, то демократия не подойдет. А в коллективе свободных художников никогда не приживется командно-административная система.

Контур управления

Рассмотрев принцип контура управления, можно легко понять, для чего нужно управление.

Первый этап контура – постановка четкой цели. Она должна иметь конкретное выражение в тоннах, рублях, а так же ограничена четкими сроками.

Второй этап — планирование. Руководитель должен составить четкий план действий, чтобы предприятие следовало ему.

После этого идет третий этап – постоянный контроль за производством и промежуточными итогами процесса. От этого этапа многое зависит. Мы можем пойти дальше к третьему этапу, если все идет хорошо. А если в ходе работ выявляются недостатки, то надо вернуться в процесс планирования и составить новые планы, чтобы идти к обозначенной цели другим путем.

И четвертый заключительный этап контура управления – подведение итогов и постановка новой цели в зависимости от итогов выполнения первой.

Итак, из всего этого следует, что управление необходимо, чтобы процесс двигался по плану в конечную точку процесса, при постоянном наблюдении за правильностью пути. Зная эти четыре этапа управления, можно четко представить, чем занимается руководитель на работе. Он ставит задачи, составляет планы, контролирует производственные показатели, предпринимает меры в случае неправильных действий, и опять ставит новые задачи.

Структура управления

Руководитель сам определяет, каким будет управление на предприятии. Для этого он должен хорошо знать, что такое структура управления. Это своего рода устройство, иерархия предприятия. Во главе всегда стоит первое лицо компании. Затем все сотрудники, это линейная структура. При функциональной структуре директору подчиняются напрямую руководители направлений. Между ними устанавливаются необходимые связи, за их поддержанием так же следит руководитель.

История профессии

К началу 20 века торговля стала отдельным направлением бизнеса — сформировалась система оптовых баз, развилась мировая транспортная отрасль, появились крупные торговые сети. Именно в этот период вырос спрос на профессионалов в сфере торговли — на менеджеров по продажам. Также необходимо было контролировать функции менеджеров, следить за выполнением поставленных задач. Так возникла профессия начальника отдела продаж.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *