Эксполинк

Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

  • вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
  • его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

  • отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
  • контроль персонала;
  • адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
  • доказательство при соответствующих трудовых спорах;
  • расчет переработки;
  • основание правомерности увольнения вследствие прогула;
  • налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
  • основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Как заполнять табель посещаемости сотрудников с помощью Тайм Доктор

Перейдём в программу Тайм Доктор и найдём вкладку «Отчёты». Именно здесь вы можете узнать всю информацию об использованном времени и приложениях, посещаемости и т.д. (полный список на изображении ниже). Пройдёмся по основным пунктам.

Во вкладке «Отчёты» найдём «Использование времени» и «Проекты».

Отчёт использованного рабочего времени

Чтобы посмотреть информацию об использованном времени, необходимо перейти во вкладку «ОТЧЁТЫ» – «ИСПОЛЬЗОВАННОЕ ВРЕМЯ». В той же вкладке «ОТЧЁТЫ» находится и пункт «ПРОЕКТЫ». Отчёт использованного времени предоставляет информацию о сотрудниках: сколько времени каждый работал, над каким проектом и какими задачами.

Отчёт по проектам

Чтобы посмотреть более подробную информацию о проектах перейдём в соответствующую вкладку «проекты». В открывшемся окне мы узнаём всю информацию о работе сотрудников над конкретным проектом. Это очень удобно, ведь здесь собрана вся информация о рабочем времени сотрудников в рамках своих проектов. Мы просто выбираем нужный проект и получаем необходимую информацию.

Посещаемость

Чтобы посмотреть посещаемость работника, перейдём во вкладку «ОТЧЁТЫ» – «ПОСЕЩАЕМОСТЬ».

Здесь можно найти всю информацию, связанную опозданиями, прогулами, либо наоборот порадоваться отличной посещаемости своего сотрудника.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

  • дневное;
  • ночное;
  • в выходные и праздничные дни;
  • сверхурочное;
  • вахта;
  • командировка;
  • повышение квалификации вне производства;
  • оплачиваемые отпуска;
  • больничные;
  • вынужденный прогул;
  • забастовка;
  • простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

  1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
  2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
  3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
  4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
  5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
  6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Как фиксировать отработанное время

При любой трудовой длительности, учет прибытия на работу может отображаться в табеле 2-мя способами:

  • Сплошным отображением прибытия/пропуска на работу.
  • Отображением лишь пропусков и сверхурочной работы.

При стабильной продолжительности рабочей смены можно контролировать лишь отклонения.

Читайте также статью => Образец заявления на отгул в 2020 году.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

  • предъявление электронных пропусков-карточек;
  • считывание отпечатков пальцев;
  • сканирование сетчатки глаза;
  • видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

  • отдела кадров;
  • бухгалтерии;
  • начальник структурного подразделения;
  • директор;
  • любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в Excel бланк:

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в Word бланк:

Образец заполнения табеля формы Т-12 в формате Excel Скачать бесплатно.

Образец табеля учета рабочего времени формы Т-13 на 2018 год скачать бесплатно в Pdf.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

  • форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
  • форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

  • полное наименование фирмы;
  • код по ОКПО;
  • название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Далее начинается заполнение каждой графы.

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

  • графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
  • графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
  • 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту.

Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

  • графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
  • графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
  • графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
  • графа 7 содержит шифр оплаты труда;
  • графа 8 – код бухгалтерского учета;
  • графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
  • графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
  • графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

Вид рабочего времени Обозначение с помощью буквы Кодирование цифрой
1 Присутствие по стандартному графику Я 01
2 Работа в неурочное время Н 02
3 Занятость в выходные и праздничные дни РП 03
4 Сверхурочные C 05
5 Пребывание в командировке К 06
6 Ежегодный отпуск ОТ 09
7 Дополнительный отпуск ОД 10
8 Учебный отпуск У 11
9 Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства УВ 12
10 Учебный административный отпуск УД 13
11 Больничный по беременности и родам (декретный отпуск) Р 14
12 Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет ОЖ 15
13 Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства ДО 16
14 Административный отпуск, предусмотренный законодательно ОЗ 17
15 Оплачиваемая временная нетрудоспособность Б 19
16 Нетрудоспособность, не подлежащая оплате Т 20
17 Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников ЛЧ 21
18 Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей Г 23
19 Прогул ПР 24
20 «Короткий» рабочий день, объявленный работодателем НС 25
21 Выходные дни В 26
22 Отсутствие по неустановленной причине НН 30
23 Простой по вине компании РП 31
24 Простой по вине работника ВП 33

Форма Т-12

Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.

Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.

Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть уволен за прогул.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

История Expolinc – путь к созданию лучших решений для своих клиентов

Шведская компания Expolinc AB была основана в 1986 году. Дилерская сеть Эксполинк расположена по всему миру, и управляется головным офисом – штаб-квартирой в Швеции (Solna).

Концепция Expolinc – это постоянное развитие мобильных рекламных технологий, поиск новых решений и внедрение самых лучших из них.

Эксполинк дает возможность проверить свои мобильные решения на всех уровнях. Будь то выставки разного формата – от региональных до международных, конференции, промо-акции, семинары и многое другое.

Кредо компании: для каждого мероприятия должно быть свое, наиболее оптимальное решение.

Для каждого события компания Эксполинк уже предусмотрела готовое решение – наиболее эффективное, действенное и привлекающее внимание.

Эксклюзив Эксполинк: пожизненная гарантия на весь ассортимент мобильных решений!

Это – не красивый маркетинговый ход, а следствие высочайшего уровня продукции компании. В Expolinc уверены в своей продукции, поэтому даже такое заявление не кажется громким!

Мобильные стенды Roll Up – на все случаи жизни!

Конструкции Ролл Ап по праву признаются наиболее популярными в мире. Их можно встретить на любых мероприятиях. Компания Expolinc предлагает своим клиентам три концепции мобильных стендов Roll Up: Roll Up Classic, Roll Up Professional, Roll Up Compact.

Roll Up Classic

Сочетание продуманного дизайна и редкой функциональности. Кстати, за эти качества стенд отмечен наградами, а главное – повышенным вниманием и признанием потребителей. Данный вид стенда делает возможным максимально частое использование в самых разных ситуациях. В каталоге Эксполинк есть ассортимент стендов Roll Up Classic, различающихся по ширине.

Roll Up Compact

Наиболее простой и удобный мобильный стенд. Отличается закруглёнными углами и сторонами, благодаря чему удобен для широкого использования. На стенде можно менять высоту изображения, а саму конструкцию – легко перемещать. Это достигается благодаря телескопической ноге стенда. А для смены фотопанели даже не требуется разборки стенда.

Roll Up Professional

Эксклюзивный вариант среди всей линейки данных стендов. Разработан для многократного применения. Заменить панель в стенде Roll Up Professional – очень просто, благодаря новой опции – двустороннему варианту. Идеально подходит для рекламных событий и мероприятий.

Мобильные стенды Pop Up – быстрота сборки и эффектный вид!

Стенды Pop Up по популярности не уступают предыдущей коллекции. В каталоге Эксполинк – два отличных мобильных решения этой серии: Pop Up Magnetic и Magnetic Tower.

Pop Up Magnetic

Уникальный стенд для размещения больших изображений. Причина – специальное «магнитное» решение. Pop Up Magnetic уже стал общепринятым стандартом стенда, когда стоит задача разместить наиболее крупные изображения на презентациях и других мероприятиях. Благодаря нескольким отдельным частям вы получаете легкую, но в то же время – очень надежную конструкцию, которая привлечет всеобщее внимание.

Pop Up Magnetic Tower

Представляет собой конструкцию круглой формы. Ее отличает универсальность: такой носитель легко разместить возле ресепшена или добавить в комплект к другим стендам.

Уникальный ассортимент мобильных конструкций Эксполинк для решения любых задач

Конструкция Flag System – незаменимое решение для наружной рекламы

Флаги – прекрасный способ привлечь внимание вне пределов выставочных комплексов и других помещений. При этом, данное решение не зависит от капризов погоды!

Компания Expolinc предлагает новую конструкцию Flag System. Это – замечательная универсальная комбинация, которая состоит из двух вариантов флагов, собранных в едином стенде! Нужно только выбрать одну из форм, которая подходит к конкретному событию: или прямоугольную, либо – изогнутую.

Стенд Pole System

Регулируется как по высоте, так и по ширине. Кроме этого, стенд допускает использование двустороннего формата. Это мобильное решение прекрасно подходит для размещения информации на разном уровне высоты. В зависимости от ситуации, его гибкая конструкция не мешает обзору либо наоборот – позволяет поднять изображение на максимальную высоту!

Буклетница 4 Brochure

Во всех отношениях, гибкое решение. Данная буклетница состоит из карманов, основа для которых – прозрачная ткань. Очень удобный вариант: буклетница сворачивается в рулон транспортируется в довольно компактной сумке.

Буклетница Brochure Stand Double позволяет увидеть рекламные материалы с двух сторон!

В основе ее конструкции – принцип гармошки. Буклетницу в сложенном виде легко развернуть, потянув за верхнюю часть, а затем – зафиксировав в самой верхней точке. Данное решение не только устойчиво (из-за запирающей кнопки), но и эффектно. Для транспортировки Brochure Stand Double можно выбрать два варианта: мягкий или жесткий чемодан.

Конструкция Brochure Stand – оригинальное средство преподнесения брошюр

Стенд имеет наклонную форму и отличается прекрасным дизайном и эргономичностью. Благодаря Brochure Stand улучшается подача любых материалов. Помимо этого, конструкция отлично подходи для транспортировки рекламных материалов.

Столы-ресепшн Stand Up – незаменимое место общения и обмена информацией

Прекрасно вписываются в любую обстановку и сочетаются с другими конструкциями или элементами. Столы делают завершенными любой стенд. Сборка Stand Up занимает минимум времени. При этом, вне зависимости от количества монтажа и разборки, данные столы сохраняют внешний вид и не теряют жесткости своей конструкции.

Стенд 4 Screen незаменим для больших форматов

Данный стенд от Expolinc – экономически выгодное решение для проведения рекламных кампаний и присутствия на разных мероприятиях. Оптимальное сочетание стоимости и времени на размещение.

Алюминиевый профиль Graphic Profile

Используется для баннеров и плакатов, когда необходима толщина менее 1 мм. Очень удобен тем, что крепление изображения происходит без использования клея и винтов – с помощью фиксаторов. Профиль отличается строго симметричной формой и центрированием. За счет этого достигается практически идеально ровная (с обеих сторон!) конструкция. В ней нет пружинного механизма. Вот почему профиль можно обрезать на размер нужной длины, а также – сверлить в нем отверстия, когда требуется крепление к стене.

Кейс для транспортировки образцов Expolinc Case & Counter

Отличается не только большим объемом, но и свойствами трансформера: всего минута работы – и он становится столом для проведения презентаций! Кейс отличается закругленными формами, благодаря чему столешница привлекательная для посетителей. А фронтальная часть стола используется для сообщения темы, адресованной аудитории. Кейс Case & Counter используется как для транспортировки стендов Pop Up, так и для перевозки разных конструкций и нужных образцов.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *