Если сотрудник поменял фамилию что делать

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Пример 1.

Генеральному директору ООО «Ламбада»

Чижевскому Л.Ю.

начальника отдела логистики

Астаховой С.С.

Заявление

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Пример 2.

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»

Приказ

04.04.2008 N 222

Москва

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Приказываю:

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

Пример 3.

Изменение

к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Работодатель: Работник:

Генеральный директор Начальник

ООО «Ламбада» отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

Чижевский Астахова

——— ———

(подпись) (подпись)

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Пример 4.

┌─────────────┐

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

└─────────────┘

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 087-102-567 89 │

│Страховой номер — — — — │

│Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│ Астахова │

│Фамилия ————————- │

│ Светлана │

│Имя ————————- │

│ Сергеевна │

│Отчество ————————- │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

│ Рычкова │

│Фамилия ————————- │

│Имя _________________________ │

│Отчество _________________________ │

│ ж │

│Пол — (м/ж) │

│ 20 мая 1980 │

│Дата рождения «—» ————- —- года │

│Место рождения: │

│ Орехово-Зуево │

│ город (село, дер., …) ———————————- │

│ район __________________________________ │

│ область Московская │

│ (край, респ., …) ———————————- │

│ Российская Федерация │

│ страна ———————————- │

│ Российская Федерация │

│Гражданство ———————————- │

│Адрес постоянного места жительства │

│ 172600 Москва │

│Адрес индекс —— адрес —————————- │

│ Комсомольский проспект д. 10 кв. 1 │

│регистрации ———————————————— │

│ ________________________________________________ │

│Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ │

│жительства ________________________________________________ │

│фактический ________________________________________________ │

│ (заполнять при отличии от адреса регистрации) │

│ 555-54-43 │

│Телефоны ———————————————— │

│ (домашний и/или рабочий) │

│Документ, удостоверяющий личность │

│ паспорт │

│Вид документа ———————————————— │

│ (указать название документа: паспорт, │

│ удостоверение личности и др.) │

│ 4607 018888 │

│Серия, номер ——————- ——————— │

│ 04 апреля 2008 │

│Дата выдачи «—» ————— —- года │

│ 1 ГОМ УВД Москвы │

│Кем выдан ———————————————— │

│ ________________________________________________ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Дата заполнения Личная подпись Рычкова

06 апреля 2008 застрахованного лица ———-

«—» ———— —- года

Л.Н.Юрьева

Юрист

Подписано в печать

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты. В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ.

Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате. В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации.

Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Основание для изменений

Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.

К сведению! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за отсутствие заявления от гражданина (как и приказа руководителя), однако наличие его избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.

К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.

Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет. Шапка приказа может содержать формулировку: «Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)». Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур. Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.

Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.

Трудовой договор

Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.

Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.

Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.

Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

Трудовая книжка

При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

  • Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
  • Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).

Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.

На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.

Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.

Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.

В какие еще документы нужно внести изменения

Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.

Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.

Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

  • пенсионного свидетельства;
  • банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции.

Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.

У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.

Итоги

  1. При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу.
  2. Четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
  3. Целесообразно вносить изменения на основании заявления гражданина с приложенными копиями соответствующих документов: свидетельства о браке (разводе), решения суда, нового паспорта, после издания приказа руководителя.
  4. Особое внимание следует уделить корректировкам в трудовой книжке и договоре с работником.
  5. Исправления в любых документах, содержащих персональные сведения, должны вноситься так, чтобы сведения не могли быть искажены при прочтении и копировании.

Работница сменила фамилию. Три документа, которые нужно исправить

Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя.

В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа , ). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете.

Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.Важная статья: «» (№ 3, 2017)Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Цитата

Гость пишет:
Подскажите пожалуйста, у нас сотрудник сменил паспорт по достижении возраста.Я слышала что нужно создать приказ по этому поваду, а что в нем писать не знаю?

Я в таких случаях делал просто приказ об изменении паспорта.

В связи с достяжением 45 летнего возроста Ивановым. исполнительным директором, внести изменения в анкетно биографические данные. С 07 апреля 2009 года паспортными данными Иванова . счетать паспорт гражданина Росс. Фед. серия номер выдан кем

1. Заявление работника на имя директора о внесение изменений в документв содержащие персональные данные. (В связи со сменой паспорта, прошу внести соответсвующие изменения в документы, сожержащие персональные данные. Копия паспорта прилагается)
2. Приказ

28 декабря 2008 г№ 5

о внесении изменений в документы,
содержащие персональные данные
Ивановой Варвары Ивановны

В связи со сменой паспорта Ивановой В.И.

1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные юриста Ивановой В.И. табельный номер 56, а именно изменить в данных документах паспортные данные: паспорт серии 7501 № 111111, выдан 19.11.2004 г. УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска на новые: паспорт серии 7505 № 222222, выдан 28.12.2008 г. УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска.

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить офис-менеджеру Сидоровой Г.В.

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить главному бухгалтеру Петровой Л.Д.

С приказом ознакомлены:

3. Доп соглашений к ТД.

Дополнительное соглашение № 2
к трудовому договору от 01.08.2003 г. № 3

г. Магнитогорск28 декабря 2008 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Конфетка», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице директора Вкусняшкина Ю.Ю., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иваенова В.И., именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.08.2003 г. № 3 о нижеследующем:
1. В связи со сменой паспорта Работником, реквизиты Работника, а именно паспортные данные в разделе «Юридические адреса и подписи сторон» изложить в следующей редакции: паспорт серия 7505 № 222222, выдан 28.12.2008 г. УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска
2. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 01.08.2003 г. № 3 и вступает в силу с 28.12.2008 г.
3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр передается Работнику, другой – Работодателю.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Заполняйте, проверяйте и сдавайте 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет,

Перемена имени

Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее – Закон № 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона № 143-ФЗ).

К сведению СвернутьПоказать

Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828.

Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.

К сведению СвернутьПоказать

При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@).

Пенсионное свидетельство

В случае изменения фамилии, имени, отчества работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Это следует из п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 № 987н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (далее – Инструкция № 987н).

Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления передает его в Пенсионный фонд вместе с описью документов (п. 27 Инструкции № 987н).

Заявление об обмене страхового свидетельства заполняют по форме АДВ-2 (см. Пример 1) и сопровождают описью документов по форме АДВ-6-1. Указанные формы утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее – Инструкция № 192п).

При оформлении формы АДВ-2 нужно заполнить следующие данные: страховой номер; указанные в страховом свидетельстве фамилию, имя, отчество, дату заполнения. В свою очередь в строках «Новые анкетные данные»» пишут только те сведения, которые изменились (п. 21 Инструкции № 192п).

Пенсионный фонд в месячный срок после получения от работодателя заявления принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе (п. 28 Инструкции № 987н).

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства выдает его сотруднику. Работник проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции № 987н).

К сведению СвернутьПоказать

Может получиться и так, что работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, его болезнью или по иной причине. В этом случае предприниматель проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений, расписывается за работника в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче свидетельства сотруднику (п. 14 Инструкции).

Работодатель в месячный срок после получения страхового свидетельства возвращает в фонд сопроводительную ведомость (п. 17 Инструкции № 987н).

Пример 1

Образец заполнения заявления об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)

СвернутьПоказать

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

История

– Слушай, я опять ничего не поняла: один эксперт говорить одно, другой – полностью противоположное, причем оба – чиновники высшего ранга, разбирающиеся в этой теме!

– Какой теме? – Маша не могла понять, что так возмутило Катю.

– Да у меня работник один фамилию поменял. Ну, как запись в трудовую вносить, понятно: старую фамилию аккуратно зачеркнула, новую строчкой ниже написала, ссылку на свидетельство дала на внутренней стороне обложки. А дальше никак. Про личную карточку сказано, что записи необходимо внести и заверить, а как внести, куда – ни слова. С допом к договору еще веселее: один пишет – не надо его делать, это не существенное условие договора, другой – заключите соглашение. Ну и мне без приказа в базе фамилию не поменять.

– Давай по порядку. С трудовой – молодец. Все правильно сделала. Раз в личной карточке не указано, куда вносить запись, делай, как тебе удобнее. Я обычно зачеркиваю старую фамилию. Чтоб она осталась читаемой, а ссылку на документ – основание даю сверху первого листа. Но можно это сделать и в десятом разделе – для дополнительных сведений. Про соглашение в связи со сменой фамилии в ТК действительно нет ни слова. В принципе, это обстоятельство никак не зависящее от договоренности работника и работодателя. Точнее, вообще от работодателя не зависит. Его делают для удобства. Я обычно пишу что с такого-то числа сторону договорились изложить преамбулу такого-то договора в следующей редакции, и дальше текст преамбулы, но с новой фамилией.

– А приказ я могу распечатать из программы? Вроде, для него унифицированной формы нет?

– А к старым табелям, приказам мне его копию прикладывать не надо?

– Нет, табельный номер же остается прежним.

– А в книге учета трудовых надо фамилию исправлять?

– Об этом тоже нигде не сказано, при увольнении ты будешь искать запись о приеме трудовую по дате приема, плюс старая фамилия будет читаемой, так что не вижу смысла.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *