Как правильно подписывать документы

Зачем нужны заявления

Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление — простой способ письменно подтвердить своё намерение.

Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению — так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

  1. Сведения об адресате и заявителе.
  2. Наименование документа.
  3. Формулировка просьбы или предложения.
  4. Дата подачи.
  5. Подпись.

Сведения об адресате и заявителе

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.

Информация об адресате

Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

  1. Должность адресата.
  2. Название организации.
  3. Его имя, отчество и фамилию.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.

Информация о заявителе

В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).

Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.

Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.

Наименование документа

Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.

1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова

Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.

2. С прописной буквы без точки в конце

Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.

3. Прописными буквами без точки в конце

Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.

Формулировка просьбы, жалобы или предложения

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Дата подачи заявления

Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Также дату можно указать сразу после наименования документа.

Подпись

Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.

Образцы заявлений

От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.

Заявление о приёме на работу

По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.

Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.

Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.

Заявление на очередной оплачиваемый отпуск

Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.

Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.

Заявление на декретный отпуск

Это заявление пишут женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам. В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации. Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.

Заявление на отпуск за свой счёт

В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.

Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.

Заявление на увольнение

Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем. В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки. О нюансах грамотного составления заявления на увольнение у Лайфхакера есть отдельная статья.

Заявление на академический отпуск

Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.

Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.

Заявление о переводе на другой факультет

Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.

Заявление в полицию

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

  1. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
  2. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
  3. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
  4. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

Смотреть что такое «Подпись документа» в других словарях:

  • ПОДПИСЬ — ПОДПИСЬ, подписи, мн. и, ей, жен. 1. только ед. Действие по гл. подписать в 1 знач. Бумаги пошли на подпись. Дать бумагу начальнику на подпись. 2. Фамилия лица, автора, написанная им собственноручно под текстом документа, письма. Подпись… … Толковый словарь Ушакова

  • подпись — Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины документирование … Справочник технического переводчика

  • подпись (согласование) — (signature (signed): См. термин согласование . Источник: ГОСТ Р 52249 2009: Правила производства и контроля качества лекарственных средств оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Подпись — (лат. subscriptio; англ. signature) необходимый реквизит служебных документов, договоров, правовых актов, судебных актов, один из обязательных элементов подлинного документа, имеющего юридическое значение, придающих, в совокупности с прочими… … Энциклопедия права

  • подпись — 3.1.4 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица. Примечание Для электронных документов используется аналог собственноручной подписи электронная цифровая подпись. Источник: ГОСТ 2.104 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ПОДПИСЬ — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» –… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • Подпись вслепую — Слепая подпись (Blind Signature) разновидность ЭЦП, особенностью которой является то, что подписывающая сторона не может точно знать содержимое подписываемого документа. Понятие слепой подписи придумано Дэвидом Чаумом(David Chaum), им же… … Википедия

  • подпись, роспись и виза — Вопрос Как правильно: «подпись, роспись» или «виза»? Ви/за 1) пометка должностного лица на документе; 2) разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через нее, а также пометка в паспорте в знак такого разрешения. По/дпись 1)… … Словарь трудностей русского языка

  • ПОДПИСЬ — в гражданском праве подписью признается полномочие должностных лиц предприятий, учреждений, организаций на подписание исходящих от них документов. Подпись является обязательным реквизитом документа. Например, в соответствии с п. 5 ст. 186 ГК… … Юридический словарь современного гражданского права

  • подпись к иллюстрации; подрисуночная подпись — 3.1.3.37 подпись к иллюстрации; подрисуночная подпись: Текст под иллюстрацией, представляющий собой ее словесную характеристику. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Генеральный директор
ЗАО «Термика»
А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор А.Г. Цицин

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. генерального директора Личная подпись Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности
генерального директора
Личная подпись Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Например:

Генеральный директор
ЗАО «Термика»
А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор А.Г. Цицин
Главный бухгалтер Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Технический директор Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии Личная подпись А.Г. Цицин
Члены комиссии Личная подпись Т.П. Ярославцева
Личная подпись К.В. Воробьев
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Наделение правом подписания документов иных лиц

В практической деятельности организаций часто возникает необходимость в предоставлении права издания (подписания, утверждения) документов определенным должностным лицам в ситуациях, не урегулированных действующими в организации локальными нормативными правовыми актами.

Например, в уставах организаций право издания (подписания, утверждения) распорядительных, финансовых, договорных документов, как правило, закрепляется за руководителем. Следовательно, в целях реализации возложенных на организацию задач и функций при длительном отсутствии руководителя (отпуск, командировка и др.) либо в силу других причин (например, необходимость рациональной организации труда) соответствующими правами должно быть наделено иное лицо (лица).

Предоставление права издания (подписания, утверждения) документов осуществляется путем делегирования соответствующих полномочий. В Инструкции по делопроизводству, иных нормативных правовых актах Республики Беларусь по делопроизводству возможность делегирования полномочий на издание (подписание, утверждение) документов непосредственно не предусмотрена (в п. 15 и п. 57 Инструкции по делопроизводству данный вопрос регламентирован косвенно). Вместе с тем в законодательстве Республики Беларусь данное понятие применяется в сфере регулирования нормотворческой деятельности. Например, ч. 4 ст. 14 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с последующими изменениями и дополнениями) установлена возможность делегирования Президенту Республики Беларусь полномочий на издание декретов на основании соответствующего закона.

Частью 13 п. 57 Инструкции по делопроизводству определено, что в реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения»* и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Данная норма направлена на регулирование оформления указанных реквизитов при предоставлении (делегировании) права подписания (утверждения, согласования) документов, в т.ч. при временном отсутствии уполномоченного подписывать документы работника (руководителя организации, главного бухгалтера и др.).

* Для утверждаемых документов дополнительным реквизитом, придающим им юридическую силу, является реквизит «Гриф утверждения» (примеч. авт.).

Процедура делегирования руководителем организации полномочий на издание (подписание, утверждение) документов иным должностным лицам организации непосредственно законодательством Республики Беларусь не установлена. Вместе с тем согласно нормам п. 15 Инструкции по делопроизводству делегирование соответствующих полномочий должно быть закреплено в локальном правовом акте организации.

На практике данная норма может быть реализована двумя путями в зависимости от организационно-правовой формы организации и принципа управления ею (коллегиальность или единоначалие).

Согласно ст. 186 ГК для представительства перед третьими лицами одним лицом (в т.ч. юридическим) другому выдается доверенность. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Так как доверенность предполагает представительство интересов одного лица другим перед третьими лицами, доверенности обычно выдаются на решение вопросов и право подписания документов договорного характера. В ряде организаций применяется практика выдачи доверенностей на право управления организацией в целом с вытекающими из этого полномочиями на издание (подписание, утверждение) и иных документов, в т.ч. распорядительных и финансовых.

Если должность руководителя вакантна

Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?

Мнение СвернутьПоказать Наталья Комова, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.

Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», ­убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.

Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.

Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.

Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года3 указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности ­назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.

Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» ­руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об ­обратном переводе его на прежнюю ­должность.

Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.

Читайте статью «Подписи на бухгалтерских документах» Подробнее о проверке контрагентов при помощи поисковой системы на официальном сайте ФНС России читайте в статье «Как проверить контрагента? Читайте новость «Делегирование полномочий по использованию ключей электронной подписи суд “разрешил”»

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Пункт 3.3.4 Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении (утв. приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000 № 2286), п. 3.1.5.16 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 10.12.2010 № 682), п. 53.1 Инструкции по делопроизводству в системе ФМС России (утв. приказом Федеральной миграционной службы РФ от 08.11.2010 № 400). Вернуться назад

  2. «Временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом» независимо от того, в какой форме осуществляется замещение (п. 2 разъяснения Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 (ред. от 11.12.1986, с изм. от 11.03.2003) «О порядке оплаты временного заместительства» (утв. постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39)). Вернуться назад

  3. Разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *