Как правильно составить опись документов — образец?

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Опись — это процедура, которая представляет собой перечисление предметов, входящих с состав чего-либо или находящихся в определенном месте. Опись может составляться с разными целями. Виды описи:
• Опись имущества;
• Опись документов;
• Опись посылки.
Так, опись документов является своеобразным справочником, где раскрыто содержание материалов. Ее характеристики:
• Оформляется на фирменном бланке в двух экземплярах;
• Емкий заголовок;
• Наглядная таблица с присвоенными номерами, именами документов и количеством страниц в каждом;
• Итоги (общее количество документов, страниц);
• Заверение подписями руководства.

  • Опись груза, перевозимого на воздушном судне
  • Внутренняя опись документов личного дела, не завершенного делопроизводством (Образец заполнения)
  • Внутренняя опись документов дела
  • Внутренняя опись документов личного дела, оформленного для передачи в архив (Образец заполнения)
  • Внутренняя опись документов личного дела (Образец заполнения)
  • Инвентаризационная опись драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях, а также находящихся в составе любых материальных ценностей, в ломе и отходах. Форма № инв-8а
  • Образец заполнения сопроводительной описи при отправке обмененных банкнот Национального банка Республики Беларусь структурным подразделением
  • Опись грузов в универсальном контейнере
  • Опись грузов, сдаваемых к перевозке автомобильным транспортом
  • Опись документов (к декларации на товары)
  • Опись документов, составляющих транзитную декларацию
  • Опись личных дел (Образец заполнения)
  • Опись личных дел с подтверждением приема дел архивом (Образец заполнения)
  • Опись нарядов (дел) постоянного хранения (в районных (городских), межгарнизонных военных судах Республики Беларусь) (Форма)
  • Опись нарядов (дел) постоянного хранения (в областных, Минском городском, Белорусском военном судах Республики Беларусь) (Форма)
  • Опись образцов (проб) товара
  • Опись учета аттестованных бриллиантов. Форма № 0402530036
  • Опись учета драгоценных камней. Форма № 0402530219
  • Форма внутренней описи документов дела
  • Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
  • Форма описи документов, принимаемых от юридического лица, претендующего на предоставление (продление срока предоставления) статуса субъекта инновационной инфраструктуры
  • Опись представленных документов (к заявлению на участие в аукционе по продаже принадлежащих Гродненскому району акций открытых акционерных обществ (для физического лица))
  • Опись представленных документов (к заявлению на участие в конкурсе по продаже принадлежащих Гродненскому району акций открытого акционерного общества (для физического лица))

Популярные бланки документов:

  • Акт возврата товара с ответственного хранения
  • Анкета аффилированного лица (физическое лицо)
  • Доверенность на совершение сделки
  • Исковое заявление о взыскании заработной платы
  • Жалоба на действия инспектора ГАИ
  • Положение о премировании работников
  • Инструкция для рабочих по общим вопросам охраны труда
  • Образец приказа о предоставлении отпуска
  • Справка о стоимости выполненных работ (услуг)
  • Ходатайство о вызове свидетелей в суд

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  • Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  • Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Каботаж (Формы документов Российской Федерации)

  1. Погрузочный ордер (П/О) – первичный транспортный документ содержащий все данные о грузе. И служащий основанием его приемки на борт и выписки Коносамента.
  2. Штурманская расписка – подпись должностного лица о факте приема груза. Может не иметь отдельной формы.
  3. Накладная – основной товарораспорядительный документ в смешанном типе перевозки груза (ж/д – морской). Следует с грузом от отправителя до места назначения. В правовом отношении имеет то же значение что и Коносамент (Тарифное руководство 4М)
  4. Коносамент
  5. Приемо-сдаточная ведомость – список Коносаментов, накладных или погрузочных ордеров.
  6. Дорожная ведомость – дублирует накладную в смешанном типе перевозки груза (ж/д – морской).
  7. Передаточная ведомость – документ факта приема груза.
  8. Тальманская ведомость – бланк счета груза.
  9. Люковая записка – опись груза на крышке трюма (трюмов).

Документы, удостоверяющие качественное состояние груза:

  1. Акт осмотра грузовых помещений – составляется администрацией судна в присутствии представителя порта.
  2. Акт укладки (крепления) груза – Форма Ф-1, 2, 4, 5 (может заменятся Сюрвейерским актом)
  3. Акт опломбировки грузовых помещений
  4. Морской протест
  5. Акты экспертизы на испорченные грузы
  6. Акт общей формы (Составляется на основе оговорок в Тальманской расписке)
  7. Коммерческий Акт – составляется перевозчиком груза или его представителем в порту назначения. Удостоверение недостачи или повреждения груза. Основание для возложения ответственности на перевозчика груза.

Документ о времени

  1. Нотис о готовности
  2. Акт учета стояночного времени

Грузовые документы загранплавания:

  1. Shipping Order – Погрузочный ордер
  2. Tally Sheet – Тальманская расписка
  3. Cargo Boat Note – Списки на грузы
  4. Bill of Lading – Коносамент
  5. Cargo Hatch List – Люковая записка
  6. Manifest of Cargo – Список Коносаментов или Погрузочных ордеров

Качество состояния груза:

  1. Certificate of Quality – сертификат качества (идет в информации о грузе)
  2. Surveyor Act – составляется в случае повреждения груза портом
  3. Damage (Exeption) List – список повреждений груза
  4. Outturn Report – недостача(излишек) груза при выгрузке.
  5. Statement of Sea Protest

Документы о времени:

  1. Notice of Arrival
  2. Notice of Readiness
  3. Daily Report – в некоторых портах диспетчерская справка о ходе погрузки(выгрузки)
  4. Time Sheet

Прочие документы:

  1. Disbursement Account – Счет всех расходов судна
  2. Surveyor Report
  3. Accident Report – акт о несчастном случае при погрузке(выгрузке)
  4. Letter of Indemnity – гарантийное письмо на отсутствие претензий к перевозчику (может составляться в случае незначительного повреждения груза)

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *