Калькулятор для расчета численности службы персонала

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

  • нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
  • плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
  • среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
  • фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
  • штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
  • явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников, которые нужны предприятию для успешной работы и выполнения планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Про калькулятор для расчета численности службы персонала

Для него я использовал уже описанный ранее Калькулятор для расчета численности.

Чтобы инструмент был проще, я взял за базу Калькулятор для расчета численности 2.0, добавил несколько новых полей и скрыл ненужные функции.

В переработанном виде он позволяет:

  • рассчитать объем работы для службы персонала;
  • определить должностной состав — выбрать исполнителей для разных работ;
  • рассчитать количество специалистов, их загрузку, а также «стоимость» подразделения — узнать, в какую сумму обойдется предприятию содержание службы персонала.

Тем, кто раньше с калькулятором для расчета численности не сталкивался, рекомендую почитать статьи про Калькулятор для расчета численности и Калькулятор для расчета численности 2.0 — в них про логику и функции калькуляторов написано очень подробно.

Чтобы не повторяться, в этой статье ограничусь краткой инструкцией пользователя.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

  • времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
  • нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
  • времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
  • численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность = Общие затраты времени за год (ч) / Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) × Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Численность работников – разновидность норм труда

Статьей 160 Трудового кодекса РФ предусмотрена возможность установления норм труда, которые включают в себя как нормы выработки и времени, так и нормативы численности и прочие. Устанавливаются они соответственно достигнутому уровню развития техники и технологий, организации труда, производства и могут пересматриваться в некоторых ситуациях.

Нормы труда устанавливаются:

  • на уровне организации (локальными нормативными актами, принятыми с учетом мнения представительного органа работников не позднее чем за два месяца до их введения);
  • на уровне отрасли или нескольких отраслей, всего профессионального сообщества и т.п.: типовые нормы для однородных работ. Они разрабатываются и утверждаются федеральным органом исполнительной власти, который уполномочен на это Правительством РФ. В частности, к типовым нормам относятся Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях, утв. Постановлением Минтруда России от 22.01.2001 N 10, и другие.

Определение численности персонала на основе нормативов

Комплектование штата организации невозможно без определения потребности в рабочей силе; это начальный этап планирования кадров. Один из способов такого планирования основан на нормативах численности персонала.

Этот норматив представляет собой установленное (локальными или типовыми нормами) количество работников определенной профессиональной или квалификационной группы, необходимое для выполнения конкретного объема работ либо производственных (управленческих) функций при имеющихся организационно-технических условиях.

Обычно нормативы численности имеют вид расчетных зависимостей либо нормативных таблиц, составленных на их основе. Рассчитываются они по определенным методикам. Следует отметить, что их точность оставляет желать лучшего.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2019 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2018 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2019 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

  • какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
  • сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
  • какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Автор статьи: Ирина Смирнова.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.

Анализ кадрового обеспечения

Основным элементом системы управления являются кадры и руководителей и специалистов, которые возглавляют коллектив людей, определяя направление развития предприятия и его подразделений, ставят конкретные задачи на определенный период времени, обеспечивают необходимые условия для их выполнения.

Объектом анализа кадрового обеспечения систем управления является цикл управления формированием кадрового обеспечения предприятия. Поэтому необходимо, сначала, определить занятость персонала в аппарате управления (см. Приложение 2, таблица 2):

К 3 = 1 — 54 = 0,2 100 % = 20%

Таким образом, 20 % от общей численности работников составляют работники аппарата управления. Один этот показатель не является определяющим, по нему трудно судить достаточно этого или нет. Необходимо оценить полноту кадров аппарата управления по уровням управления и отдельным службам (см. таблицу 2.1).

Таблица 2.1 Состав персонала по уровням и службами

Из данных таблицы 2.2 видно, что доля линейного персонала в численности управленческого персонала составляет 56% — руководители, т.е. линейный персонал среднего звена составляет — 41 %. Функциональный персонал составляет 44 % от численности управленческого персонала, что является нормальным значением для фирмы с линейно-штабной структурой организации управления.

Напомним, что при ведении нескольких «вмененных» видов деятельности учет показателей, необходимых для исчисления налога, ведется раздельно по каждому виду деятельности (п. 6 ст. 346.26 НК РФ). Но порядок распределения численности в ситуации, когда одни и те же работники не задействованы напрямую ни в одном из видов деятельности, Налоговым кодексом не определен. Речь идет об административно-управленческом персонале (руководство, бухгалтеры) и общехозяйственном персонале (сторожи, охранники и др.), которые прямо не отнесены к конкретному виду деятельности, но в то же время задействованы во всех видах деятельности.

Подобная ситуация рассмотрена в комментируемом письме. Организация осуществляет два вида деятельности: развозную торговлю и розничную торговлю через магазин площадью до 100 кв. метров. Оба вида деятельности подпадают под «вмененку». Налоговая база по ЕНВД в отношении первого вида деятельности определяется исходя из количества работников, в то время как по второму виду деятельности — исходя из площади торгового зала. Как определить значение «количество работников, включая индивидуального предпринимателя», если некоторые сотрудники заняты в обоих видах деятельности?

Напомним, под термином «количество работников» понимается среднесписочная за каждый календарный месяц налогового периода численность работающих с учетом всех работников, в том числе работающих по совместительству, договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера. Так гласит статья 346.27 Налогового кодекса. Для определения среднесписочной численности работников следует руководствоваться Указаниями*, утвержденными приказом Росстата от 24.10.11 № 435.

Минфин предлагает следующий алгоритм распределения численности персонала. Общая численность административно-управленческого и общехозяйственного персонала (далее — АУП и ВП) распределяется исходя из:

— среднесписочной численности АУП и ВП, приходящейся в среднем на одного работника, непосредственно занятого в осуществлении предпринимательской деятельности (включая индивидуального предпринимателя);

— среднесписочной численности работников, занятых в деятельности, по которой при исчислении ЕНВД используется физический показатель базовой доходности «количество работников, включая индивидуального предпринимателя».

Таким образом, в рассматриваемой ситуации физический показатель «количество работников, включая ИП» определяется как отношение численности АУП к численности работников (включая индивидуального предпринимателя) без учета АУП, умноженное на количество работников, занятых в деятельности по развозной розничной торговле. Полученный результат складывается с численностью работников (включая индивидуального предпринимателя), занятых в деятельности в сфере развозной розничной торговли.

Для распределения общей численности АУП и ВП пропорционально средней численности остальных работников можно применить формулу:

Кро1 = ((Кауп / Кро) x Kp1) + Kp1, где

Kpo1 — общая численность работников с учетом распределенных АУП и ВП по виду деятельности, в отношении которого физическим показателем является «количество работников, включая индивидуального предпринимателя»;

Кауп — общая численность АУП и ВП;

Кро — общая численность работников по всем видам деятельности, включая индивидуального предпринимателя и не учитывая АУП и ВП;

Kp1 — численность работников (включая индивидуального предпринимателя и не учитывая АУП и ВП) по виду деятельности, в отношении которого физическим показателем является «количество работников, включая индивидуального предпринимателя».

Аналогичные разъяснения в ситуации, когда ИП ведет несколько видов «вмененной» деятельности, содержатся в письме Минфина от 25.11.11 № 03-11-11/265 (см. «Минфин показал, как распределять численность управленческого персонала при ведении нескольких видов деятельности, попадающих под ЕНВД»). Чиновники привели конкретный пример расчета.

Пример
Индивидуальный предприниматель — 1 человек;
АУП и ВП (бухгалтеры, уборщицы и т п.) – 4 человека;
Работники, занятые в розничной торговле, — 5 человек;
Работники, оказывающие услуги автосервиса, — 5 человек;
Работники, оказывающие услуги автостоянки, — 5 человек.
Всего работников, непосредственно осуществляющих виды деятельности, облагаемые ЕНВД, — 16 человек (15 чел. + 1 чел.). Физический показатель базовой доходности «количество работников, включая индивидуального предпринимателя» по услугам автосервиса равен 7,5 человек (4 чел./16 чел. × (5 чел.+1 чел.)) + (5 чел.+1 чел). Поскольку значение показателя учитывается в целых единицах (п. 11 ст. 346.29 НК РФ), полученное число округляется до 8 человек.

* Полное название — «Указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации»».

Делим работу между специалистами

На листе «Описание работ» в выпадающем списке выбираете должность того специалиста, который будет выполнять соответствующую операцию.


Постарайтесь делить работу в соответствии с уровнем квалификации — не стоит поручать заполнение трудовых книжек директору по персоналу.

Есть мысль реализовать в функциях калькулятора предупреждение о нежелательности поручения сотруднику работы, не соответствующей квалификации, она, полагаю, появится в следующей версии.

Второй столбец позволяет учесть уровень квалификации сотрудника — по умолчанию он равен 100%.

Этот показатель отражает скорость выполнения работы.

Если указать его равным 50%, трудозатраты по соответствующей операции удвоятся, если он больше 100%, то трудозатраты будут уменьшены.


Коэффициент квалификации, на который калькулятор умножает трудозатраты, считается как отношение 1/ «уровень квалификации».

Визуализация распределения работ в службе персонала

Реализована с использованием сводных таблиц на листе «Диаграммы».

Учтите, что, так как для построения диаграмм используются сводные таблицы, для корректного отображения данных после внесения изменений в другие листы таблицы нужно обновлять.

Это несложно — кликаете правой кнопкой мыши на сводную таблицу и выбираете «Обновить».

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *