Картотечные шкафы

Нередко работники формируют разные обращения в письменном виде на имя руководителя компании. В них обычно содержатся намерения специалистов касательно будущих отношений с фирмой. Все эти заявления должны фиксироваться и сохраняться на предприятии. Для этого оптимальным считается формирование специального журнала учета.

Суть и особенности журнала регистрации заявлений

Каждое заявление, которое составляется работником на имя руководства, является официальным документом, обладающим юридической силой, поэтому может оказывать значимое влияние на всю работу кадровой отрасли фирмы.

Важно! В таких заявлениях граждане обычно прописывают просьбы, отказы или согласие в отношении тех или иных мер, а также просят об отпуске, увольнении, переводе или о других действиях.

Все нюансы учета обращений от работников содержатся в ТК. Чтобы любое заявление обладало юридической силой и подлежало учету, в нем должны содержаться сведения:

  • наименование компании или ее филиала, в котором работает специалист;
  • должность самого заявителя и его работодателя;
  • ФИО заявителя и лица, на имя которого формируется обращение;
  • дата создания заявления;
  • подпись заявителя.

Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.

После получения обращения, ему присваивается номер, а также устанавливается дата его передачи. Далее документ относится в приемную организации, где содержится журнал. В него вписываются основные сведения об обращении, а также подшивается его копия.

Как осуществляется регистрация в журнале заявления работника об увольнении по собственному желанию – смотрите тут:

Кто и когда ведет документ

Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение. К особенностям данного процесса относится:

  • документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;
  • отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;
  • если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;
  • если в компании работает достаточно много специалистов, то желательно оформлять отдельный журнал для всех обращений от них к руководству;
  • занимается регистрацией всех поступающих заявлений секретарь, а также можно назначить ответственным за это какого-либо работника отдела кадров;
  • исполнитель назначается специальным приказом, а также он должен ознакомиться со своими обязанностями в письменном виде и под роспись;
  • требуется хранить личные дела всех трудоустроенных граждан в течение 5 лет, поэтому во время данного срока все копии приказов и сам журнал учета обращений должны находиться в архиве.

Составлением этой документации занимается назначенный для этого специалист, а записи вносятся по мере поступления обращений к руководителю фирмы.

Какие заявления регистрируются

Вносить в этот журнал надо все поступающие грамотно оформленные обращения. Они могут присылаться по почте, а в этом случае относятся к входящей корреспонденции. Также они могут передаваться секретарю лично.

Образец заполнения журнала регистрации.

Регистрации подлежат обращения:

  • о приеме в компанию для работы;
  • об увольнении;
  • о необходимости выйти в отпуск или получить отгул (например, заявление на отпуск по уходу за ребенком);
  • о переводе на какую-либо должность;
  • об иных вопросах, имеющих отношение к кадровой работе и трудовым отношениям, возникающим между заявителями и руководством организации (например, заявление на выдачу трудовой книжки).

Все данные об этих заявлениях и о датах их подачи должны содержаться в журнале.

Форма и структура журнала регистрации

Этот журнал не считается обязательным на предприятиях, поэтому отсутствует унифицированная форма, которая бы требовалась от государственных властей, поэтому каждая фирма имеет возможность самостоятельно разрабатывать внешний вид и особенности этого документа.

Важно! Обычно для оформления этого журнала используется стандартная таблица, причем в каждой строке содержатся данные об отдельно взятом обращении.

Во время заполнения вносятся сведения:

  • номер обращения, который может быть порядковым или регистрационным;
  • дата, когда оно было передано;
  • ФИО и должность заявителя;
  • резолюция, составленная руководством фирмы в отношении этого обращения, а также номер приказа, если он выпускался.

Все заявления оформляются в журнале одинаково, поэтому не должно быть расхождений в записях.

вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации приказов по личному составу.

Журнал регистрации заявлений на отпуск.

Этапы заполнения журнала

Допускается вести записи произвольно, но наиболее актуально попользоваться документом, в котором имеется специальная таблица. Весь процесс занесения записей делится на этапы:

  • подается какое-либо заявление работником;
  • в журнал вносится его номер и дата получения;
  • прописывается ФИО и должность работника, составившего обращение;
  • кратко вносится суть поданного обращения;
  • после того, как будет на него получен ответ от работодателя, записывается в журнал информация о резолюции, вынесенной руководством фирмы.

Важно! Вносить следует в документ исключительно те сведения, которые понадобятся компании в дальнейшей деятельности.

Как не допустить ошибок

Чтобы грамотно вести этот документ, следует учитывать некоторые правила:

  • фиксации подлежат абсолютно все заявления, подаваемые работниками фирмы;
  • передавать документы надо в двух экземплярах;
  • особенно правильно заполняется в журнале строка о дате подачи обращения;
  • допускается компанией создать собственный регламент, на основании которого будет вестись этот журнал, поэтому лицо, назначенное ответственным за этот процесс, должно четко следовать этим правилам.

Важно! Данный документ не проверяется ФНС или другими государственными учреждениями, поэтому наличие ошибок не считается значимым моментом, но все же желательно предусмотреть некоторые меры ответственности для лица, которое занимается ведением журнала, чтобы все записи вносились своевременно и правильно.

Как без ошибок заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – читайте в этой статье.

Пример заполнения регистрационного журнала.

Сколько надо хранить журнал

Этот документ относится к документации по личному составу, поэтому он должен храниться на протяжении 5 лет. По истечению данного времени можно уничтожать журнал или отправлять его в архив.

Хотя он не является обязательным и не проверяется работниками ФНС, он часто может понадобиться во время работы компании. Также сами граждане, трудоустроенные в организации, могут попросить выписку из этого документа.

Таким образом, заявления к работодателю со стороны работников подаются достаточно часто. Важно хорошо разбираться в том, как правильно они регистрируются, а для этого учитывается внутренний регламент каждой компании.

Если в организации работает действительно много людей, то желательно все обращения регистрировать, для чего ведется специальный журнал. В него вносятся записи секретарем или специально назначенным для этого работником отдела кадров.

Желательно формировать его в форме таблицы и правильно заносить в него данные по каждому заявлению.

Как вести учет входящей и исходящей корреспонденции на предприятии вы узнаете в этом видео:

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

  • Каталог товаров
    • Каталог товаров
    • Сейфы
      • Сейфы
      • Оружейные сейфы
        • Оружейные сейфы
        • Пистолетные сейфы и шкафы
        • Шкафы на 1-2 ствола
        • Шкафы на 3 и более стволов
        • Оружейные шкафы армейской серии
        • Оружейные шкафы с отделкой из дерева
        • Подставки и ложементы
      • Взломостойкие сейфы
        • Взломостойкие сейфы
        • Взломостойкие сейфы I класса
        • Взломостойкие сейфы II класса
        • Взломостойкие сейфы III класса
        • Взломостойкие сейфы IV класса
        • Взломостойкие сейфы V класса
      • Офисные и мебельные сейфы
      • С защитой от радиации
      • Сейфы для гостиниц
      • Сейфы огнестойкие Safeguard
      • Сейфы картотечные
      • Встраиваемые сейфы
      • Эксклюзивные сейфы
      • Депозитные сейфы
      • Тайники
    • Шкафы и ящики
      • Шкафы и ящики
      • Архивные шкафы и бухгалтерские
      • Картотечные шкафы
      • Шкафы для одежды и личных вещей
      • Шкафы для сумок
      • Ящики для ключей
      • Кэшбоксы
      • Почтовые ящики
      • Шкафы для газовых баллонов
    • Стеллажи металлические
      • Стеллажи металлические
      • Стеллажи архивно-складские СТФ
        • Стеллажи архивно-складские СТФ
        • Стеллажи СТФ 1,8м
        • Стеллажи СТФ 2м
        • Стеллажи СТФ 2,5м
        • Все комплекты СТФ
      • Стеллажи архивно-складские усиленные раскосами СТО
        • Стеллажи архивно-складские усиленные раскосами СТО
        • Стеллажи до 120кг 1,8м
        • Стеллажи до 120кг 2м
        • Стеллажи до 120кг 2,2м
        • Стеллажи до 120кг 2,5м
        • Стеллажи до 120кг 3м
        • Комплекты стеллажей до 120 кг на полку
      • Стеллажи архивно-складские СТФУ
        • Стеллажи архивно-складские СТФУ
        • Стеллажи СТФУ 2м
        • Стеллажи СТФУ 2,5м
        • Комплекты стеллажей СТФУ до 200 кг на полку
      • Стеллажи складские МКФ
        • Стеллажи складские МКФ
        • Стеллажи МКФ 2м
        • Стеллажи МКФ 2,5м
        • Все комплекты МКФ
      • Стеллажи складские СТУ-Ф
        • Стеллажи складские СТУ-Ф
        • Стеллажи складские 2м
        • Стеллажи складские 2,5м
        • Стеллажи складские 3м
        • Комплекты складских стеллажей до 300 кг на полку
      • Стеллажи складские SGR
        • Стеллажи складские SGR
        • Комплекты стеллажей SGR
        • Стеллажи SGR высота 2 метра
        • Стеллажи SGR высота 2,5 метра
        • Стеллажи SGR высота 3 метра
    • Кассовое оборудование
      • Кассовое оборудование
      • Счетчики банкнот
      • Детекторы банкнот
      • Счетчики и сортировщики монет
      • Сортировщики банкнот
    • Весы и гири
      • Весы и гири
      • Лабораторные весы
        • Лабораторные весы
        • ЦПВ e=0.001 г
        • ЦПВ e=0.01 г
        • ЦПВ e=0.1 г
        • ЦПВ e=1 г
        • Весы I класса
        • Весы II класса
        • Весы III класса
      • Весы с термопечатью
      • Напольные весы
      • Торговые весы
      • Фасовочные весы
      • Гири калибровочные для весов
        • Гири калибровочные для весов
        • Нержавеющая сталь
        • Чугун
    • Тележки и корзины
      • Тележки и корзины
      • Складские тележки
      • Покупательские тележки
      • Покупательские корзины
      • Гидравлические тележки
    • Аксессуары для торговли
      • Аксессуары для торговли
      • Продукты по борьбе с короновирусом
      • Игловые пистолеты и пластиковые петли для ярлыков
      • Запайщики
      • Меловые грифельные таблички
        • Меловые грифельные таблички
        • Наборы меловых ценников
      • Модульные наборные ценники
      • Монетницы для магазина
      • Перекидные информационные системы
      • Пластиковые дисплеи для товара, накопители и крючки
      • Пленка cтрейч для упаковки
      • Самокопирующиеся бланки
      • Скотч
      • Термоупаковщики
      • Термоэтикетки
      • Стреппинг упаковка
      • Урны
      • Антикражная защита товара
      • Этикет-пистолеты и ленты
      • Крючки для перфорированной панели
        • Крючки для перфорированной панели
        • Пластиковые крючки
      • Крючки для экономпанелей
        • Крючки для экономпанелей
        • Пластиковые
      • Крючки для картона
      • Держатели ценников
        • Держатели ценников
        • Ценникодержатели на крючки
        • Ценникодержатели полочные
      • Пластиковые лотки и разделители
      • Корзины сетчатые
      • Кристалайт
      • Фреймлайт
      • Металлическая сетка
        • Металлическая сетка
        • Декоративная металлическая сетка
        • Штукатурная металлическая сетка
        • Кладочная металлическая сетка
  • О компании
  • Доставка
  • Оплата
  • Наши магазины
  • Контакты

Разновидности

Шкаф картотечный очень востребован, по этой причине производители расширили выбор подобной мебели, и сегодня она отличается по форме, материалу изготовления, наполнению (наличию дополнительных элементов).

По форме

Подобные изделия зачастую имеют простые, лаконичные формы. Шкаф выполняется в виде прямоугольника, реже – квадрата, у которого выдвижные ящички располагаются в один или несколько рядов, один над другим. Можно найти узкие модели приличной высоты для маленьких помещений и небольших по размеру документов. Также в продаже доступны высокие и широкие модели, которые позволят разместить большое количество документов.

КвадратныйПрямоугольный

По материалам изготовления

Исходя из материала изготовления модели, можно подобрать такие варианты для конструкторского бюро, библиотеки или офиса:

  • металлический шкаф картотечный — изготавливается из прочных металлов, поэтому изделия металлические надежно защищают документы от механического воздействия, пыли, солнечного света, насекомых, перепадов температуры воздуха в помещении. Стойкость металлической мебели к пожарам довольно высока. Однако металлическая мебель не отличается привлекательным внешним видом, чего не скажешь о деревянной модели, поэтому больше подходит для архивов, библиотечных картотек;
  • деревянный шкаф картотечный. Также довольно популярными являются деревянные изделия, более актуальные для библиотек и бухгалтерий. Они выглядят более привлекательно с эстетической точки зрения, поэтому способны дополнить интерьер офиса, большого библиотечного зала.

Деревянный Металлический

По наполнению

Разные по своей конструкции шкафы позволят разместить приличную по размеру картотеку. Картотечный шкаф без выдвижных ящиков внутри имеет полочки, на которые документы можно складывать или устанавливать в вертикальном положении. Многие модели оснащаются выдвижными ящиками с перегородками, что весьма удобно. Лучше, если перегородки можно без проблем демонтировать и устанавливать при необходимости. Это позволит расширить список форматов, которые поместятся в ящик.

Очень удобны для больших картотек модели с выдвижными ящиками на телескопических направляющих и доводчиках. Это значительным образом упрощает человеку доступ к верхним ярусам картотечных рядов.

Более дорогие модели картотечного шкафа имеют в своей конструкции антиопрокидывающуюся защиту, что предохраняет внутреннее содержимое мебели от повреждения. Не лишним будет наличие у шкафчика высокого уровня пожаростойкости, что более характерно для металлических шкафов. Также весьма удобны в эксплуатации подвесные полки, перемещающиеся по специальным рельсам. На них внутри шкафа можно хранить документы в папках.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *