Ключевой показатель эффективности (KPI)

Русский вариант аббревиатуры – КПЭ, его расшифровка – ключевые показатели эффективности. Их анализ помогает оценить текущее состояние организации или отдела, соответствие вложенных финансов и результатам, а также дать возможность прогресса в достижении целей.

Зачем нужны KPI?

На предприятиях, где не используются KPI, эффективность деятельности как организации в целом, так и каждого сотрудника в частности зачастую оценивается на эмоциональном уровне. А КПЭ позволяет измерить полезные качества каждого «винтика» в количественном формате.

Помимо этого, благодаря метрикам эффективности реально увидеть, на какие действия нет смысла затрачивать время и деньги, а на каких нужно сделать акцент для достижения обозначенных целей. KPI быстро и точно измеримы и способны охватить все действия в требуемый отрезок времени.

При правильной разработке и введении система индикаторов позволяет проанализировать значение результатов независимо от того, позитивны они или нет. Для проверки работы показатели прогоняют через СМАРТ-фильтр. Каждый из них обязан:

  • иметь конкретную цель;
  • быть реалистичным и актуальным для бизнеса;
  • измерять эффективность;
  • соответствовать конкретному временному интервалу.

KPI можно сравнить с термометрами или барометрами. По «движению ртутного столбика» можно определить, ждет ли предприятие или конкретного сотрудника урожайное лето или бесплодная зима. Но ориентироваться необходимо на несколько выбранных индикаторов, которые позволяют увидеть полную картину.

Примером такого «барометра» может послужить курс KPI Dashboard CFI:

Как и в случае с температурой и давлением, показатели эффективности не статичны. Они обязаны меняться в зависимости от ситуации на рынке. Если постоянно использовать только одни индикаторы, есть риск преследовать цель, которая уже устарела и не является актуальной.

Что такое KPI – на видео:

Что значит зарплата – оклад KPI?

Система КПЭ – мотивационная. Она предполагает увеличение интереса сотрудников к достижению целей и лояльности к компании. При фиксированном окладе специалисты теряют мотивацию трудиться эффективно, ведь смысла стараться нет: зарплата на выходе будет одна.

При прогрессивной шкале КПЭ сотруднику полагается оклад и премия по результатам, если показатели выше установленных. Если ниже – в следующем месяце премиальных не будет, и оклад окажется меньше за счет снижения переменной части.

Факт! Президент Владимир Путин предлагает внедрить систему ключевых показателей, чтобы отслеживать эффективность работы российских чиновников.

Такой метод позволяет ориентировать сотрудников на достижение целей, стимулировать их интерес к работе и оценивать личную эффективность каждого специалиста, включая руководителей предприятия. Дополнительно применение ключевых показателей дает возможность экономно распределять бюджет в отношении финансовых средств и избежать временных затрат на расчет оплаты труда.

помощники kpi

На сегодняшний день существует достаточно широкий инструментарий, позволяющий оптимизировать техническое внедрение KPI и сделать его более удобным.

Выше мы приводили пример того, как использование KPI упрощает Microsoft Excel.

В данном разделе мы рассмотрим другие инструменты, упрощающие жизнь бизнесменам и управленцам, решившим внедрить систему ключевых показателей эффективности.

Мотивационные доски

Могут быть представлены в виде физической доски или большого листа формата А1, где в форме таблицы будут отражаться результаты работы каждого сотрудника.

Использование мотивационных досок позволяет подогревать дух соперничества и стимулировать сотрудников на достижение более высоких результатов.

Мотивационная доска

Доска Trello

Доска, на которой в форме карточек отражены достижения каждого сотрудника.

Данные доски широко распространены в отраслях проектной деятельности, поскольку благодаря им легко определять, какие задачи выполнял каждый работник в реализации того или иного проекта.

Таким образом, можно рассчитать вклад в проект каждого сотрудника и выявить неэффективных работников.

Трелло

Системы CRM

Автоматизированное программное обеспечение, позволяющее рассчитывать KPI каждого сотрудника в режиме онлайн. Например, Битрикс 24, Мегаплан и SalesapCRM.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

Всё основное взаимодействие с заказчиками/покупателями и заключение сделок происходит сотрудниками через данное ПО. Это минимизирует временные затраты на расчет индивидуальных ключевых показателей эффективности и обеспечивает наглядное представление результатов каждого сотрудника.

CRM система

Ошибки внедрения

Многие предприниматели совершают типичные ошибки при внедрении KPI в своей компании.

Это влечет за собой самые разнообразные негативные последствия, начиная от снижения результативности труда и заканчивая увольнением сотрудников по собственному желанию.

Дабы Вы обошли эти грабли стороной, кратко опишем в пяти пунктах, чего нельзя делать при внедрении данной технологии. Итак, поехали. Нельзя:

  1. Снижать заработную плату. Даже если Вы повысили процент выплаты от продаж, нельзя урезать оклад рабочих. Новая система сбалансированных показателей эффективности должна давать возможность заработать больше, чем сейчас. В противном случае, это демотивирует рабочих;
  2. Ставить завышенные показатели. Ни один сотрудник не захочет стремиться к недостижимым значениям, и его текущие результаты могут также ухудшиться. Нужно объективно оценивать физические и моральные возможности рабочего и ставить такие плановые цели, выполнение которых реально;
  3. Внедрять случайные KPI. Расчет не подходящих для Вашей организации ключевых метрик эффективности не только усложнит процесс контроля результатов труда персонала, но и бесполезно потратит значительную долю Ваших ресурсов;
  4. Поручать задачу рассчитать KPI неквалифицированным сотрудникам. Неправильные расчеты могут нанести урон компании и обострить ситуацию в трудовом коллективе. Поэтому гораздо рациональнее предоставить эту задачу менеджерам высшего звена или аналитикам;
  5. Делать слишком сложные формулы. Нельзя внедрять формулы, которые невозможно запомнить исполнителю. Так как в таком случае при расчетах можно легко допустить ошибку и тем самым спровоцировать конфликтую ситуацию среди работника и исполнителя.

Вот, пожалуй, и все. Рекомендую перед внедрением ключевых показателей эффективности пробежаться по основным ошибкам и убедиться в том, что Вы их точно не допустили.

Нужен маркетинговый консалтинг? Свяжитесь с нами для улучшения маркетинга в Вашем бизнесе Маркетинг, продажи
и персонал Индивидуально
под Ваш бизнес Опыт в Вашей
сфере

Коротко о главном

Ключевые показатели эффективности KPI – это проверенный инструмент мониторинга эффективности бизнес-процессов и результативности работы сотрудников.

Однако, внедрение данной системы – это продолжительный и кропотливый процесс, который требует финансовых, трудовых и временных затрат.

Зато в случае успешной его реализации, технология KPI даст значительные преимущества управления компанией, а также поспособствует ее росту и удовлетворит коммерческий интерес.

К тому же, Вы сможете проявить дополнительное внимание к работникам, выполняющих свою деятельность качественно и устранить рабочих, которые являются балластом.

Так что не бойтесь совершенствовать свой бизнес. Внедряйте новые инструменты и преумножайте!

Виды КПЭ

Все KPI-метрики можно подразделить на две разновидности – запаздывающие и опережающие. Первые определяются по прошедшим результатам за определенный период времени. Вторые направлены на подсчет будущих результатов. Например, рост числа заявок на приобретение продукта говорит о том, что увеличится объем продаж.

Основные направления КПИ

Индикаторы KPI устанавливают для всех должностей, начиная от руководителя предприятия и заканчивая рядовыми сотрудниками. Они могут показывать:

  • результативность – качество и количество достижений;
  • затраты – размер инвестиций и задействованных ресурсов;
  • функционирование – соответствие рабочих процессов и бизнес-задач;
  • эффективность – пропорциональность инвестиций и результатов;
  • производительность – соотношение между результативными показателями и потраченным на их достижение временем.

Индикаторы могут быть выражены в качественном эквиваленте, к примеру, в форме баллов, либо в количественном – рабочих единицах, часах или рублях.

Внутренние и внешние индикаторы

Показатели дополнительно разделяются на внутренние и внешние. Первые ориентированы на достижение целей внутри каждого отдела организации, вторые суммируют работу отделений в соответствии с общими направлениями компании.

Если говорить о внутренних индикаторах, то у каждого отдела они будут разными:

  • Сотрудникам отдела продаж важно отслеживать общий и потенциальный доход, охват новых и потерю старых клиентов, долю рынка, средний размер сделки, продвижение определенных товаров.
  • Маркетологи измеряют объем вкладов маркетинговых продаж, который приведет к общему доходу в долгосрочной перспективе.
  • Отдел поддержки клиентов оценивает среднее время удержания потенциальных покупателей и процент звонков, которые привели к положительному результату.
  • Производственники рассматривают эффективность технологических процессов и критерии качества.
  • Кадровикам важен такой показатель, как текучесть кадров.

Число индикаторов может различаться, но традиционно используется правило 10/80/10. Согласно ему, организация разрабатывает по десять показателей, ориентированных на эффективность и результативность, а оставшаяся часть уходит на производительный КПЭ. Превышать эти нормативы не рекомендовано, чтобы не перегрузить специалистов.

KPI в продажах

У каждой конкретной организации индикаторы будут различаться. Для молодой фирмы, к примеру, важны объемы продаж, охват новых клиентов и рыночная доля. Для давно работающих компаний важным может оказаться потеря старых клиентов и продвижение инновационных продуктов.

Если говорить о деятельности менеджера по продажам, ему следует брать ориентир на такие ключевые метрики, как:

  • объем продаж за установленный временной отрезок;
  • средний чек и их количество;
  • трафик возможных покупателей;
  • возврат потерянных клиентов.

Одним из важных пунктов является конверсия. Если число реальных покупателей относительно трафика мало, значит, отдел продаж не слишком справляется с обязанностями. Необходимо выяснить причину и откорректировать деятельность персонала.

KPI в интернет-маркетинге

У digital-маркетинга есть своя специфика, влияющая на краткосрочные и долгосрочные цели, а значит, и на эффективные показатели. Помимо универсальных, здесь используют и особые индикаторы:

  • видимость в поисковых системах;
  • переходы по брендовым запросам;
  • эффективность по каналам и целевым страницам;
  • кликабельность (CTR);
  • стоимость посетителя и лида;
  • коэффициент брошенных корзин – сорвавшихся сделок.

Но наиболее важным показателем является посещаемость интернет-ресурса и изменения трафика. Данные можно получать из Google Analytics, Яндекс.Метрики, иных систем сквозной аналитики.

Применение KPI в работе над продвижением сайта пока еще остается нераспространенной практикой. Однако при верном подходе для digital-маркетинга внедрение системы ключевых показателей принесет множество преимуществ, сделав работу над проектом максимально четкой и прозрачной. Примеры грамотно сформулированных целей и КПЭ подробно расписаны в тематической статье на интернет-ресурсе livepage.pro.

KPI в торговле

В розничной торговле применяются как универсальные показатели, так и особые индикаторы. К первым из них относят:

  • объем продаж;
  • линейку товаров;
  • качество работы с покупателями;
  • пути минимизации ущерба;
  • начисление заработной платы;
  • обучение персонала.

Однако в зависимости от направления магазина его владелец может найти особенные ключевые моменты, влияя на которые реально повысить рентабельность, увеличить долю чистой прибыли.

Важно! Показатель эффективности в розничном магазине увеличится, если организована бонусная система оплаты KPI.

Допустим, на складе есть большая партия люстр определенного бренда. Каждому продавцу устанавливается план продаж на четыре таких осветительных приборов. Если кому-то удается перевыполнить его, за каждый дополнительный светильник он получает процент от стоимости.

Как и в других сферах деятельности, для каждого из сотрудников определяются свои КПЭ. Так, для продавца это может быть уровень ежемесячных продаж, средний чек, число жалоб и постоянных покупателей. Чтобы не нагружать специалистов, индикаторов в рознице не должно быть больше восьми.

Чтобы эффективно работать с KPI, нужна подходящая CRM-система для автоматизации функционирования магазина. Нужна возможность в любой момент выгрузить и проанализировать данные.

KPI в управлении персоналом

Помимо наиболее важного для кадровиков показателя – текучести кадров, в управлении персоналом используют и другие специфические индикаторы. К ним можно отнести:

  • число пропусков и стоимость отсутствия сотрудников;
  • удовлетворенность условиями труда;
  • уровень вовлечения персонала в рабочий процесс;
  • коэффициент продвижения по карьерной лестнице;
  • количество увольнений по инициативе работодателя и сотрудника;
  • качество набора новых специалистов;
  • эффективность обучения.

Реальный бизнес-кейс создания шаблона KPI для отдела по подбору персонала описан на сайте edwvb.blogspot.com

Ключевые показатели эффективности и система мотивации

Показатели KPI позволяют не только оценивать работу специалистов, отделов и предприятия в целом, но и мотивировать работников к повышению эффективности. Причем методики мотивации используются разные. Это могут быть и материальные поощрения, премии для тех, кто превысил нормативы. Такой вариант, к примеру, используют в госкорпорации «РОСАТОМ».

Однако выполнение KPI поощряют не только премией. Это может быть:

  • продвижение по карьерной лестнице;
  • предоставление скидок на товары и услуги, социальных льгот;
  • возможность взять внеплановый отпуск;
  • отправка в командировки за рубеж.

При введении КПЭ становится четкой и прозрачной мотивационная система. Так как запланированные и результативные данные зафиксированы, директор знает, за что поощрять, а за что критиковать каждого работника. И специалист прекрасно понимает, может ли он рассчитывать на премирование либо его ждет взыскание. В итоге к высоким результатам стремится не только руководство компании, но и весь персонал.

Дополнительно система мотивации способствует привлечению новых сотрудников, обладающих высоким уровнем квалификации. А за счет прозрачного лишения премий организация сможет добиться повышения качества труда и сокращения зарплатных издержек.

Мотивация персонала в проектах и KPI

Система показателей деятельности строится для целей управления посредством мотивирования персонала на решение задач циклического характера (процессов) и уникальных задач в условиях ограничений (проектов). В российской практике хозяйствования иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда менеджер проекта оказывается в растерянности из-за неясности вопросов, связанных с мотивацией не только членов его команды, но и его самого. Это одна из весомых причин срывов успешных начинаний.

Конечно, проектно-ориентированную систему мотивации персонала нужно тщательно разрабатывать и регламентировать. Ключевая роль здесь отводится директору по персоналу. При этом следует помнить, что все проекты уникальны не только по составу решаемых задач, но и по мотивационной конфигурации. Используя ключевые показатели эффективности, мотивировать нужно не только команду проекта и его менеджера. Данный вопрос следует решать и относительно проектного офиса, команд управления проектами и, иногда, куратора. Система KPI, мотивирующих участников проекта должна включать следующее.

  1. Цели ответственных работников и команд.
  2. Охват работников компании и сторонних участников.
  3. Срок действия мотивации.
  4. Критерии оценки, ее процедуры и ответственные лица за установление размера KPI.
  5. Регламентацию процедур взысканий и поощрений.
  6. Календарный регламент расчета KPI.
  7. Регламент формирования мотивационного бюджета.

Очень важно, чтобы с самого начала на уровне стратегии, инвестиционной и мотивационной политик была концептуально установлена политика компании в области мотивации персонала, занятого в проектной деятельности. В некоторых компаниях этого нет. Должен быть выделен бюджет на фиксированную часть стимулирования работников, привлекаемых к проектным мероприятиям, а также изысканы средства на премии за успешную их реализацию. В своей практике я всегда стремился добиваться от высшего руководства уровня премиального фонда в размере 30-40% от фиксированной части бюджета на эти цели.

Модель обеспечения информацией процедуры расчета KPI компании

Система бюджетного управления, СУП (система управления проектами) и система KPI находятся в тесном взаимодействии как с позиции бюджета мотивации персонала, так и с позиции информационного обеспечения расчетной базы показателей эффективности. Такое вполне естественно. Более того, во многих компаниях в комплекс бюджетного управления, помимо чисто финансовых планов и отчетов, интегрирована подсистема трудового, технического и других видов нормирования. В отдельных компаниях, напротив, нормативная система планирования полностью подменяет собой бюджетную и работает весьма результативно. Какая бы модель финансового регулирования не была избрана, я убежден, что названные три системы лучше всего внедрять и развивать совместно, потому что они – части целого.

Примеры KPI-метрик

Видов KPI-метрик множество, но все их можно распределить в четыре основные группы. К наиболее часто используемым КИПИАЙ относят следующие индикаторы:

Продажи

Финансы

Управление проектами

Маркетинг

Ежемесячный рост продаж

Маржа чистой прибыли

Плановая, фактическая и заработанная стоимость

Стоимость посетителя и лида

Количество реальных и потенциальных клиентов

Операционный денежный поток

Производительность и эффективность затрат на проект

Конверсия и изменения трафика

Ресурсы, потраченные на одного клиента

Коэффициент учета заработной платы

Просроченные проектные задачи/сжатые сроки

Кликабельность (CTR)

Средний объем продаж на одного клиента за определенное время

Дебиторская и кредиторская задолженность

Процент проектов, завершенных в срок, и отмененных

Количество переходов из социальных сетей и от PR-кампаний

Скорость клиентооборота

Оборотный капитал

Стоимость управления процессами

Среднее время на странице

Стоимость возвращаемых товаров и гарантий

Затраты на расчеты с поставщиками

Рентабельность инвестиций

Ежемесячные новые лиды/перспективы

Конечно, каждая организация подбирает подходящие индикаторы в зависимости от специфики работы, создает новые – как для постановки и достижения целей всей компании, так и для отдельных групп и специалистов.

Как создается карта KPI

Карта ключевых показателей – это что-то вроде системы координат. Она позволяет понять, какое место на рынке занимает компания, определить стратегические и краткосрочные цели. При ее составлении наглядно видно, в каком направлении двигаться для улучшения позиций. Обычно такая карта составляется на год, и в нее вносятся самые важные, приоритетные цели.

В таких картах для каждого отдела или для предприятия в целом указываются основные ключевые индикаторы с формулами, алгоритмами и методиками расчета, рекомендуемыми значениями, а также данные ответственного специалиста.

Как пример, можно привести карту КПЭ директора по персоналу:

Если удастся следовать намеченному маршруту, то можно добиться эффективного выполнения всех поставленных целей.

Что такое цель, факт, база, норма, вес KPI?

Для расчета КПЭ создается специальная матрица, куда вносятся требуемые данные по ключевым маркерам:

  • Вес KPI – показывает приоритетность и значимость индикатора для компании. Он выражается в процентном либо числовом интервале (максимум – единица). Наибольшее значение всегда отдают наиважнейшему показателю.
  • База – допускаемый минимум. Если работник не добрал до базового уровня, это приравнивается к отсутствию результата.
  • Норма – обязательный плановый уровень. Если цифра оказывается ниже, работник не справился с обязанностями.
  • Факт – реальные результаты деятельности.
  • Цель – сверхнормативное значение, к которому следует стремиться.

Все эти данные позволяют вычислить индекс KPI, который показывает, что заслужил сотрудник или даже отдел – поощрения или депремирования.

Пример такой матрицы:

В матрицу обычно включают четыре-пять наиболее важных индикаторов эффективности для рядовых сотрудников и шесть-семь для представителей руководства.

Что такое индекс KPI?

Это коэффициент результативности. Рассчитывается показатель довольно просто:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) х 100 процентов.

Допустим у специалиста фактический уровень продаж за расчетный период – 600 000 рублей, базовый – 100 000 и нормативный – 500 000. Коэффициент результативности получается: (600 – 100)/(500 – 100) × 100 процентов = 125 процентов. Индекс KPI выше 100 процентов, норматив по данному показателю перевыполнен.

Есть и другая формула расчета: Индекс KPI = Вес KPI х Факт/Цель х 100 процентов.

Цель и факт здесь берутся в процентном соотношении. Например, если взять единственный показатель с весов в единицу при фактическом уровне в 30 процентов и целевом в 20 процентов, то работник выходит передовиком труда, перевыполнившим норму в полтора раза.

Расчет результативности идет в зависимости от всех индексных значений. Если коэффициент больше 100 процентов – специалист хорошо справляется с работой. Если меньше, то сотрудник работает хуже, чем от него требует руководство.

Как рассчитать зарплату по шкале KPI?

Проще всего сделать это, используя коэффициент результативности. Допустим, фиксированная часть заработной платы от планового дохода специалиста в 40 000 рублей равна 30 процентам, то есть 12 000 рублей. Переменная, следует, 70 процентам – 28 000 рублей.

Трудолюбивый работник перевыполнил план на 50 процентов. В итоге он получит не только полностью запланированный доход, но и премию в размере 50 процентов от переменной части. Его зарплата выросла с 40 000 до 54 000 рублей. Если же коэффициент результативности был меньше 100 процентов, соответственно, уменьшалась бы и продуктивная часть вплоть до полного исчезновения.

Есть и еще один способ высчитывать заработную плату, основываясь на КПЭ:

  1. Определите индикаторы и их вес для каждого специалиста в зависимости от поставленных целей.
  2. Упорядочьте расчет метрик.
  3. Уточните процентный диапазон исполнения норматива.
  4. Рассчитайте, как соотносятся все части заработной платы – бонусная, беременная и фиксированная.

Важный нюанс в измерении показателя – соотношение реального результата и запланированного. Оно рассчитывается достаточно просто. К примеру, в плане продаж установлена финансовая цель – 400 000 рублей в месяц. По факту индикатор (KPI) показал 370 000 рублей. Чтобы рассчитать процент соответствия плану, необходимо разделить второе число на первое и умножить на сто. Получается 92,5 процента.

Далее расчет идет по процентному диапазону. Условно он может быть таким:

Процент выполнения

Коэффициент

Уровень мотивации

Меньше 50

Недопустимый

До 90

0,5

Низкий

До 100

Достижение цели

До 120

1,5

Лидерство

Свыше 120

Существенная мотивация

Установка коэффициентов во многом зависит от целей и возможностей компании, а также специфики рынка.

Чтобы проиллюстрировать расчет зарплаты в зависимости от KPI сотрудника, можно использовать условную схему, где фиксированная часть составит 40 процентов от планового дохода, а переменная – 60. В качестве объекта выступит продавец с усредненным окладом в 20 000 рублей. Для него установлены такие ключевые метрики, как проценты выполнения плана работы и продаж – KPI1 и KPI2. Вес каждого из них будет равен 0,5, чтобы в целом получалась нужная единица.

Фиксированная часть оклада – 8 000 рублей у него остается, а вот переменная (изначально 12 000 рублей) может либо значительно увеличиться, либо исчезнуть совсем.

Варианты расчета зарплаты продавца в зависимости от КПЭ:

Критерии выполнения планов

Значение KPI

Вычисление переменной части

Месячная выплата

Около 100 процентов

Плановая сумма переменной части х (вес KPI1 х коэффициент KPI1 + вес KPI2 х коэффициент KPI2) = 12000 (0,5х1+0,5х1) = 12 000 рублей

20 000 рублей

Более 100 процентов

1,5

12000 (0,5х1,5+0,5х1,5) = 18 000 рублей

26 000 рублей

Более 50, но меньше 90 процентов

0,5

12000 (0,5х0,5+0,5х0,5) = 6 000 рублей

12 000 рублей

Менее 50 процентов

12000 (0,5х0+0,5х0) = 0 рублей

8 000 рублей

Эти расчеты утрированы, поскольку показателей может быть больше, и их вес также способен различаться. Дополнительно в некоторых компаниях вводится и бонусная часть. Но в целом понятно, что при выполнении планов менее 50 процентов, продавец получит только фиксированную часть зарплаты. А при перевыполнении переменная становится заметно выше – появляются премиальные. Важно то, что их размер четко исчислим, а не зависит от расположения начальства или иных эмоциональных факторов.

О системе оплаты труда на основе КПЭ – на видео:

Внедрение системы KPI

Система формируется сверху вниз. Вначале разрабатываются стратегические цели организации, затем создаются матрицы для сотрудников. Но нельзя делать так, чтобы только руководители выбирали ключевые показатели. Необходимо учитывать мнение и опыт ведущих специалистов.

Принципы KPI

При подготовке к внедрению обязательно учитываются четыре основных принципа КПЭ:

  1. Партнерство. Чтобы с успехом повысить производительные показатели, необходимо установить партнерские отношения между сотрудниками. При совместной разработке стратегических возможностей проще достичь понимания необходимости перемен.
  2. Акцент на основных направлениях. С ростом производительности потребуется расширить полномочия, специалистов компании. Сотрудников нужно будет обучать, направлять на тренинги и курсы повышения квалификации.
  3. Интеграция процессов оценки индикаторов, отчетной документации и повышения производительных показателей. Объединение всех этих пунктов должно подтолкнуть работников к конкретным действиям и принятию ответственности. Для этого проводят отчетные совещания при возникновении спорных вопросов.
  4. Координация производственных показателей со стратегией. Подобные KPI не имеют смысла, пока их не привязали к стратегическим целям предприятия и критическим факторам успеха, собранным в сбалансированную систему показателей.

Подробнее о принципах КПЭ можно прочитать в книге Дэвида Парментера «Ключевые показатели эффективности». Также, чтобы изучить вопрос углубленно, можно ознакомиться с книгами Уэйна У. Эккерсона «Панели индикаторов как инструмент управления» и Алексея Клочкова «KPI и мотивация персонала».

Поэтапное введение системы в работу

В первую очередь необходимо определить основные индикаторы. Это не так просто, как кажется. Чтобы показатели четко соответствовали бизнес-целям, необходимо составить перечень вопросов и ответить на них, посоветовавшись с ведущими специалистами:

Вопрос

Возможный ответ

Каков ваш желаемый результат?

Увеличение выручки от продаж на 20 процентов в этом году.

Почему он имеет значение?

Это повысит прибыльность бизнеса.

Как можно повлиять на результат?

Доукомплектовать штат отдела продаж, направить выгодные предложения постоянным клиентам.

Как выяснить, есть ли прогресс?

Оценить увеличение дохода.

Кто несет ответственность за результат бизнеса?

Директор по продажам.

Стоит сосредоточиться на разработке целей как для краткосрочной, так и для долгосрочной перспективы.

После создания списка индикаторов до внедрения системы осталось пять шагов:

  1. Составьте матрицу КПЭ с учетом необходимых временных показателей.
  2. Сформируйте мотивационную программу для персонала.
  3. Объясните необходимость нововведения сотрудникам.
  4. Переналадьте подход к контролю.
  5. Рассчитайте нормативы KPI.

По завершению хорошо бы было собрать фокус-группу из нескольких сотрудников и испытать новую стратегию на них.

Планирование по времени связано с общей стратегией компании. Обычно критерием является месяц, полгода и год. Но можно для контроля выбрать любые временные отрезки. К примеру, вы хотите получить 1500 подписчиков в первом квартале года. Но для простоты контроля проще разделить цели поровну в соответствии с каждым месяцем: 500 подписок в январе, 500 в феврале и 500 в марте. Или распределите желаемые данные неравномерно. Возможно, в связи с типом вашего бизнеса, в какой-то из месяцев можно рассчитывать на большее число подписчиков.

Одним из важных факторов успешности работы KPI является автоматизация процесса. Разработано множество инструментов для оптимизации технологического обслуживания системы, чтобы внедрение прошло без проблем, а стратегия эффективно работала. Так, для этих целей применяют разнообразные CRM-системы, мотивационные доски.

Виды KPI

Выделяют несколько видов KPI в связи со следующими результатами деятельности:

  • статья затрат – объем затраченных ресурсов в стоимостном выражении;

  • статья производительности – процент загрузки задействованных мощностей;

  • статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показателя к другому (например, отношение выручки к затратам);

  • статья итогов – количественное выражение результата деятельности компании.

Также ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.

Оперативные показатели используются в текущей деятельности предприятия и его подразделений. Оперативные показатели позволяют компании ставить цели и задачи в зависимости от изменяющихся условий.

К оперативным показателям можно отнести показатели, характеризующие эффективность организации производства, объемы поставки сырья, качества изготавливаемой продукции.

Стратегические показатели отражают результат деятельности предприятия за текущий период. Стратегические показатели дают возможность компании скорректировать планы на следующий период. Стратегические показатели используются , например, при анализе денежных потоков, на основе которых рассчитываются основные стратегические показатели компании.

К стратегическим показателям можно отнести показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).

Ключевые показатели эффективности в производстве

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:

  • расход сырья;

  • производительность труда рабочих;

  • объем незавершенного производства и запасов;

  • ремонт оборудования;

  • прочие производственные расходы;

  • хранение готовой продукции.

Примеры KPI для представителей различных специальностей

Должность Показатель
Руководитель отдела продаж План продаж (процент от выполнения плана)
Главный бухгалтер Отсутствие штрафных санкций со стороны налоговых органов
Налоговый консультант Количество оказанных консультаций
Интернет-маркетолог Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом
Руководитель юридического отдела Число выигранных дел в суде (процент от общего числа дел)

Правила управления и подсчёта ЭП

Чтобы понять, каким образом подсчитываются показатели эффективности бизнеса, нужно узнать, что это вообще такое – эффективный бизнес.

В первую очередь, под этим термином подразумевается совокупность таких показателей, как рентабельность, результативность, постоянная средняя прибыль, темпы развития и процветания.

Как не трудно догадаться, любая предпринимательская деятельность подразумевает под собой получение максимальной прибыли наиболее выгодными способами, соответственно, соотношение между прибылью и затраченными ресурсами и будет называться эффективностью.

Для оценки производительности, предприниматель может просматривать отчёты рентабельности и сроков окупаемости, это и даёт общее понимание успешности предприятия.

Показатели эффективности производственного процесса обычно разделяются на три группы:

  1. Финансовые показатели эффективности производства – это общая рентабельность бизнеса, управление финансовыми потоками, рыночная стоимость предприятия, ликвидность финансовых поступлений и так далее.
  2. Успешность внутрипроизводственного менеджмента – сбыт продукции, результативность управления и ресурсных затрат, развитие и обучение персонала.
  3. Результативность внешнеэкономических связей – это лояльность поставщиков и потребителей, а также то, насколько потребители удовлетворены количеством и качеством поставляемой продукции.

Рассматривая системы управления, предприниматель должен соблюдать пять основных правил, которые применяются во всех сферах и областях производства.

1. Полная компетентность и осведомлённость в сфере деятельности

Невозможно вести успешный бизнес, не зная о всех факторах, нюансах, тонкостях и особенностях процесса. Поэтому, если предприниматель начал работать в определённой сфере, для улучшения результативности процесса ему нужно будет детально ознакомиться с ситуацией на производстве.

Бизнес по производству

Только полная осведомлённость во всех процессах, начиная с каналов поставок и заканчивая распространением товара по региону, позволит стать ключевым игроком в выбранной сфере бизнеса.

К примеру, если компания выпускает асфальтобетон или стекло, собственник обязан знать процесс производства, особенности продукции и рынка, только это позволит постоянно совершенствовать качество и ключевые характеристики выпускаемого товара.

Аналогичная ситуация и в сфере услуг – уровень и качество оказания должны быть высокими, и вовлечённость предпринимателя должна оставаться такой же.

2. Понимание особенностей управления бизнесом

Грамотное и своевременное решение производственных процессов напрямую влияет на эффективность и прибыльность бизнеса. Если руководитель пускает производство на самотёк, то о его результативности можно даже не говорить.

Главной информацией, на которую опирается руководство компании, выступают отчёты о выполненной работе среди менеджеров, данные о продажах, процент брака, затраченное время и ресурсы, которых можно было бы избежать.

В этом случае собственнику помогут навыки в управлении персоналом, для увеличения прибыльности фирмы, предприниматель поощряет и мотивирует рабочий персонал доступными способами:

  • повышение рабочей квалификации;
  • улучшение общих условий труда;
  • закупка дополнительного оснащения производственной линии;
  • предлагать бонусы и надбавки за увеличение производительности;
  • применять допустимые меры наказания.

Постоянная оценка результативности работы персонала позволит найти и устранить ошибки в планировании бизнеса, либо усовершенствовать те или иные пункты бизнес-плана, а без актуальных данных и отчётов показатели эффективности производства будут снижаться.

Схема взаимосвязей, влияющих на ЭП

3. Финансовая грамотность

Для успешного развития бизнеса недостаточно изначальных капиталовложений, любое предприятие требует постоянных инвестиций на протяжении всего своего существования.

Правильное распределение финансовых вкладов позволит сократить общую сумму затрат на производство товара, уменьшит себестоимость продукции и увеличит чистую прибыль компании.

Удачное распределение финансирования производственного процесса – типичный критерий увеличения прибыльности бизнеса.

4. Улучшение оснащения производства

Четвёртое правило напрямую связано с третьим, а именно – инвестиции в предприятие для его дальнейшей модернизации. Улучшение оснащения компании влияет на качество и результативность выпускаемой продукции или предоставление услуг.

Внедрение новых инноваций, постоянное улучшение качества и технологии производства товаров – всё это ключевые моменты бизнеса, игнорирование которых усугубит положение компании и приведёт к утрате лидирующей позиции на рынке.

5. Конкуренция

С развитием экономических связей, привычная нам конкуренция постепенно утрачивает свои негативные качества, взамен приобретая те, которые улучшают общее рыночное положение дел.

При этом, некоторые компании, находящиеся в одной сфере деятельности, но не являющиеся прямыми конкурентами, могут делиться друг с другом ценным производственным опытом, и даже больше – нередки случаи объединения и слияния двух предприятий воедино, либо открытие франшизы и дальнейшее расширение деятельности.

Пример повышения ЭП

Указанные выше правила обязательны для соблюдения, следование им не только увеличит общую результативность производства, но и упростит дальнейшее развитие и улучшение бизнес-плана.

Проще говоря, финансовая результативность компании – это коэффициент, с одной стороны состоящий из объёма изначально вложенных средств и последующих инвестиций, с другой стороны конечный результат и полученная с него прибыль, то есть это готовая продукция, поделенная на расходы.

Рассмотрим на примере завода по изготовлению стекла и стеклянных изделий. За месяц предприятие произвело 2000 кв. метров стекла, конечная цена 1 кв. метра товара равна 220 рублям, а его стоимость с учётом затрат на производство – 110 рублей, соответственно итоговый уровень эффективности производства равен 110.

Формула расчёта ЭП

Стоит обратить внимание на то, что в современном бизнесе применяются куда более сложные способы вычисления эффективности, чаще всего в них входят и другие параметры:

  • рентабельность производства;
  • количество готовой продукции;
  • объём продаж;
  • иные сопутствующие расходы.

Для каждого предприятия, в зависимости от специфики предоставляемых услуг или производимого товара, применяются индивидуальные индикаторы эффективности.

Они же различаются от объёмов бизнеса, к примеру, для определения производительности малого бизнеса могут применяться индикаторы и показатели, которые работают в одной среде, для фирм среднего и крупного звена, соответственно, применяются совершенно другие параметры.

Пример: аутсорсинговое агентство. Эффективность такого бизнеса определяется специализацией предоставления услуг, количеством заключённых контрактов, общему охвату аудитории и результативность выполнения поставленных задач.

Принципы специализации производства:

Предметная Технологическая
Закрепление производственной системой выполнения всей совокупности технологических операций по изготовлению одного или ограниченной партии однотипных изделий Закрепление за производственной системой выполнения однородных технологических операций по изготовлению товара или предоставлению услуг
Преимущества принципов специализации
✓ Применение узкоспециализированного оборудования;
✓ Упрощение связей между производственным и управленческим комплексом.
✓ Полностью раскрывается потенциал загрузки и КПД оборудования;
✓ Переход к выпуску новой продукции менее затратен.
Недостатки
✓ Сложность перехода к выпуску новой продукции или предоставления услуги;
✓ Неэффективное использование производственных ресурсов, (оборудование, рабочая сила и производственные площади) при массовом производстве.
✓ Увеличение продолжительности производственного цикла;
✓ Связь между производственными и управленческими отделами усложнена.

Основные показатели эффективности производства

Как уже упоминалось ранее в статье, в экономике нет единой системы для составления индикаторов оценки производства, каждое предприятие самостоятельно выбирает необходимые параметры, в зависимости от сферы деятельности, особенностей работы и так далее.

Несмотря на индивидуальность показателей, существует 4 наиболее распространённых индикатора, которые присутствует в любом бизнес-плане:

  1. Доля рынка.

    Предприятие называется успешным, если рост ежегодной финансовой ренты составляет 3% и более. Чаще всего этот показатель применяется в компаниях, которые работают на рынке не первый год, имеют готовый и наработанный рынок сбыта.

    При расчёте доли рынка используются различные величины – начиная от регионального и областного, и заканчивая государственным. При этом, чем меньше область сбора данных, тем больше точность конечного результата.

  2. Рост количества поставщиков и постоянных клиентов.

    Привлечение постоянных клиентов – отличный способ поднять результативность компании, если лояльные покупатели составляют треть от всех заказчиков, то это говорит об успешности такого бизнеса.

    Большинство фирм делают упор именно на постоянных покупателей – это включает в себя организацию акций, программ лояльности клиентов, скидок и бонусных предложений, направленных на долгосрочное сотрудничество.

    Пример: супермаркет оптовой торговли. В зависимости от общей суммы приобретённых товаров, покупатель получает постоянную скидку на весь представленный ассортимент продукции.

  3. Прибыль с одного специалиста.

    Данный параметр применяется в тех сферах торговли, где важны прямые продажи, например посредством горячих и холодных телефонных звонков.

    При этом, здесь отсутствуют чёткие разграничения, но чаще всего руководители устанавливают показатель 5 к 1 – ровно такое соотношение прибыли от продажи товара и расходов на организацию и содержание одного рабочего места считается оптимальным.

  4. Прибыль с одного менеджера и средняя прибыль с заказчика.

    Эти показатели стоит рассматривать только в связке друг с другом, в противном случае при проверке эффективности присутствует риск возникновения ошибки, который может повлиять на дальнейшую оценку продаж от специалистов.

Если показатели низкие, руководителю стоит предпринять ряд мер, повышающих общую сумму продаж:

  • составление плана на месяц;
  • проведение тренингов и повышение квалификации менеджеров;
  • ввод системы поощрений и наказаний;
  • надбавка к зарплате при перевыполнении месячного плана;
  • проведение ротации в штате сотрудников.

Обратите внимание: при составлении индикаторов оставьте 1-2 главных показателя, например – процент продаж и количество постоянных покупателей, и дополните их десятком других параметров, уникальных для каждого бизнеса. Систематизация показателей отображает общую эффективность компании.

Плюсы и минусы системы

Использование показателей KPI имеет свои положительные и отрицательные стороны.

Достоинства системы следующие:

  • выявление эффективности текущей деятельности;
  • постановка стратегических целей с видимым результатом;
  • своевременное определение и устранение проблем;
  • прозрачность и объективность оценки работы организации и сотрудников;
  • соотнесение результатов деятельности работников с уровнем их вознаграждения;
  • коррекция бизнес-процессов на любом этапе;
  • контроль входящего денежного потока и инвестиций.

Фонд оплаты труда станет средством мотивации персонала, а не главным источником расходов. Это позволит организации удержать ценные кадры.

К недостаткам можно отнести расходы на внедрение, техническое обслуживание, а также сложность объяснения сотрудникам необходимости менять сложившуюся систему.

Внимание! Если работники не поймут суть стратегии, могут возникнуть конфликты интересов и значительная предвзятость. А это способно повлечь за собой негативные последствия: от понижения трудовой результативности труда до массового увольнения ценных кадров.

Применение КПЭ будет наиболее полезно, если коммерсант собирается масштабировать свой бизнес, ведь на крупном предприятии отследить эффективность деятельности без применения ключевых показателей крайне сложно.

преимущества и недостатки

Изначально KPI применялись в большей степени в сфере торговли. Продажи было легко интерпретировать количественно, а их анализ давал возможность экономить.

Однако, если правильно подойти к данному инструменту, он будет одинаково полезен в самых разных направлениях – от продаж до личностного роста.

Поэтому на сегодняшний день можно встретить использование данного механизма в самых разнообразных сферах и отраслях.

Соответственно, вопрос здесь стоит не в том, какому бизнесу он подходит, а в том, как правильно его настроить именно под Вашу компанию. А как правильно это сделать, я расскажу далее.

Лайфхак. Если Вы хотите держать руку на пульсе, то очень рекомендую сервис аналитики Comagic.ru. К тому же там есть супер-фишки по генерации лидов.

Применение системы KPI дает компании ряд весомых преимуществ. В особенности, если предприниматель планирует масштабировать свой бизнес.

Так как в больших объемах возможности “визуально” отслеживать динамику развития просто невозможно.

Плюсы:

  • Определение результативности текущей деятельности;
  • Формирование планов, стратегий и прогнозов.
  • Своевременное выявление проблем и устранение их;
  • Корректирование всех бизнес-процессов в целом.

Совокупно все описанные преимущества позволяют контролировать входящий денежный поток и регулировать его вес. Но и негативные аспекты при внедрении KPI имеют место быть.

Минусы:

  • Затратность, дороговизна;
  • Чрезмерная стандартизированность;
  • Сложность правильного внедрения;
  • Формирование у сотрудников тенденции к индивидуализму.

Кроме того, ключевые показатели эффективности могут оценивать только количественные, но не качественные результаты работы.

А значит, в погоне за нужными цифрами рабочие могут пренебрегать должным уровнем обслуживания или стандартами сервиса.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

Существуют широко распространенные метрики эффективности, которые используются в огромном количестве компаний. Перечислим примеры показателей KPI сферы розничной торговли:

Количественные:

  1. Средний чек;
  2. Трафик (например, звонки или посещаемость сайта);
  3. Конверсия продаж;
  4. Количество продаж.

Денежные:

  1. Объем продаж на продавца;
  2. Маржинальный доход;
  3. Денежный поток на продавца.

Клиентские:

  1. Наличие постоянных клиентов;
  2. Привлечение новых клиентов;
  3. Количество положительных отзывов.

Корпоративные:

  1. Объем продаж на подразделение;
  2. Денежный поток на подразделение;
  3. Доля клиентов на подразделение.

Кроме перечисленных, выделяют показатели KPI индивидуальные, командные и проектные. Встречаются варианты специфичных показателей KPI, например:

  1. Доля объема работ на сотрудника (оценивается по количеству и сложности задач на сотрудника в команде);
  2. Скорость выполнения типичной задачи (например, относительно набора текста – число символов в минуту);
  3. Поток задач на одного сотрудника (оценивается по количеству задач, выполненных сотрудником в течение дня);
  4. Время работы за оборудованием (чаще используется для аналитики процесса создания какого-либо продукта).

И вообще, универсальных KPI для всех видов бизнеса не существует. Каждая организация самостоятельно устанавливает индивидуальные метрики, соответствующие особенностям бизнеса, а также определяет, как рассчитать KPI.

Преимущества и недостатки системы KPI

Несмотря на свою доказанную временем универсальность, КПЭ обладают рядом преимуществ и недостатков, которые различаются в зависимости от анализируемой компании и сферы её работы.

Преимущества Недостатки
Универсальная система для анализа результативности. При неправильно выбранных пунктах может навредить предприятию.
При правильном выборе показателей даёт наиболее точную характеристику компании. Не подходит для новичков, для точного исследования требуется богатый опыт работы в сфере экономики.
Основа для всех бизнес-планов стратегического и командного назначения. Для компаний малого бизнеса подойдут и другие, более простые способы анализа.

О том, как повысить КПЭ сотрудника отдела продаж смотрите в видео:

Возможные проблемы

Чтобы избежать недопонимания, отсутствия желания персонала идти на контакт и массового увольнения, нужно постараться избежать ошибок. Для этого:

  • Не понижайте зарплату. Оклад работников должен резко упасть. Стратегия внедрения КПЭ предполагает возможность повышения заработка и улучшения эффективности, а не урезания оплаты труда. Иначе никакая мотивация не сработает.
  • Не завышайте целевые значения. Если работники будут понимать, что показатели недостижимы, то смысл в улучшении труда исчезнет. Оценивайте способности специалистов реально и предлагайте задачи, которые действительно можно решить.
  • Не выставляйте КПЭ наобум. Если не будет тщательного анализа ключевых метрик, то контролировать эффективность работы станет крайне сложно. А траты на внедрение и технологическое сопровождение окажутся напрасными.
  • Не доверяйте расчет ключевых индикаторов тем, кто в этом не разбирается. Непрофессиональный подход приведет к обострению обстановки в коллективе и лишним расходам. Если квалифицированного специалиста нет, лучше нанять приходящего аналитика.

Важно четко наладить внутреннюю систему отчетности, иначе точное измерение и представление индикаторов станет сложным или даже невозможным.

Метрики обязаны быть измеримыми, достижимыми, а формулы – не чересчур сложными. Важен индивидуальный подход к каждому работнику, иначе чужие действия способны повлиять на KPI работника, что приведет к конфликту.

Когда КПЭ неэффективны

Далеко не каждой организации необходимо внедрение KPI. Если фирма недавно открылась, а объемы деятельности невелики, смысла в использовании ключевых индикаторов нет. Руководство и так знает, кто из работников трудоголик, а кто – нет. А поскольку отделов в такой компании немного, и зачастую руководитель сам занимается финансовым планированием и работой с персоналом, то и целеформирование ему пока еще проще взять на себя.

Важно! Задуматься о внедрении системы КПЭ стоит тогда, когда управляющий аппарат сформировался, а бизнес стремится к масштабированию.

Также не желательно использовать ключевые показатели для специалистов, сфера деятельности которых связана с творчеством. Очень сложно рассчитать ключевые показатели представителям IT-профессий: дизайнерам, программистам. Особый склад ума, нонконформизм и неполная зависимость достижения критерия от работника создают трудности с введением системы КПЭ для таких сотрудников. Но все же это возможно. Личным опытом по подсчету KPI разработчика делятся на vc.ru.

Опытные руководители не советуют включать в систему ключевых показателей системного администратора. Его работа – быстро починить сломанную технику, иначе может остановиться деятельность целого отдела. А при работе с КПЭ такому специалисту нужно подавать заявку на устранение поломки руководителю отдела, которого может не оказаться на месте. То же самое касается электрика или сантехника на предприятии. В некоторых случаях ожидание одобрения заявки не только не рентабельно, но и представляет опасность для жизни.

При выборе ключевого показателя основным критерием является его полезность. Если он изжил себя, без колебания заменяйте его новым, который лучше соответствует бизнес-целям, актуален и эффективен.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *