Командировочное удостоверение: бланк, образец заполнения

Содержание

С начала 2015 году отменены командировочные удостоверения, что вызвало у многих работодателей вопрос относительно того, как изменилась схема оформления служебных поездок, а также форма отчета сотрудником по понесенным расходам.

Многих интересует, нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году. Обновленные нормы вступили в действие после утверждения Постановления Правительства № 749. Но, при этом, документ использовать не запрещают, при условии, что руководство утвердит такой бланк в своих локальных положениях или распоряжениях.

После вступления в действие новых норм от работодателя уже не требуют составления таких учетных документов, как удостоверение командируемого сотрудника, служебное задание, отчет о результатах работы. Хотя, использовать такие документы не запрещено, если руководство считает их полезными для делопроизводства.

Несмотря на то, что командировочные удостоверения отменены, в 2018 многие работодатели до сих пор используют формы Т-10 и Т-10а для проведения учетной политики. Среди причин можно отметить нежелание изменять принятые схемы учета, либо уверенность, что эти формы удобные, содержательные и максимально информативные в плане учета.

Чем заменить командировочное удостоверение

Решение об отмене ряда документов для оформления служебных поездок значительно облегчило работу кадровой службы и бухгалтерии. Обновленные нормы значительно сократили обязательный документооборот организациям и предоставили им свободу выбора и самостоятельно формирования бланков.

Теперь, чтобы оформить отбытие сотрудника в командировку, достаточно приказа руководителя и выдачи авансу на транспортные, жилищные и прочие расходы. Приказ можно издавать на основании служебной записки от начальника конкретного отдела, сотрудник которого направляется в командировку.

Перед изданием приказа важно проверить, не принадлежит ли сотрудник к категории лиц, кого по закону нельзя отправлять в служебные поездки:

  • беременные;
  • несовершеннолетние;
  • сотрудники, трудоустроенные по ученическому договору.

В приказе должны быть отображены следующая информация:

  • данные о сотруднике, что направляется в командировку (ФИО, должность, структурное подразделение);
  • цель и продолжительность поездки;
  • реквизиты принимающей стороне;
  • информация об используемом виде транспорта.

Приказ подписывает руководитель организации. Бухгалтерия обязана ознакомить с документом сотрудника и проставить в табеле отметки «К» или «06».

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Правила заполнения удостоверения командируемого сотрудника

Последовательность следующая:

  1. Первым делом заполняется вся информация, касающаяся служащего предприятия. Кроме ФИО, которое следует указать полностью, проставляется табельный номер и занимаемая должность в соответствии с приказом.
  2. При записи паспортных данных необходимо их тщательно перепроверить. Даже при незначительной ошибке у вас могут возникнуть трудности при оформлении документов в месте командировки.
  3. При заполнении информации, касающейся продолжительности поездки, необходимо прописью поставить число календарных дней, не беря в расчет время, которое пребывает сотрудник в дороге.
  4. Затем необходимо указать две даты, а именно с какого числа и по какое работник находится в командировке.
  5. После этого в документ заносятся паспортные данные отправляемого в поездку сотрудника.

Когда документ будет полностью заполнен, на нем ставится печать руководителя предприятия и выдается направляемому в другую организацию работнику. Заполнение данного документа возможно как от руки, так и с помощью компьютерной техники.

В случае совершения ошибки при заполнении формы №Т10, необходимо произвести зачеркивание неверной информации и указание над ней корректных данных . В местах каждого исправления должна стоять подпись уполномоченного лица.

Во всех организациях, в которые совершались визиты командируемого сотрудника, должна быть проставлена печать о прибытии и убытии.

Подпись отправляемого служащего на документе говорит о его ознакомлении с приказом. Некоторые категории сотрудников могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия, к ним относятся:

  • женщины с детьми, возраст которых не достиг 3 лет;
  • лица, имеющие детей инвалидов;
  • отцы, которые воспитывают своих детей в одиночку;
  • лица, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет в одиночку;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • лица, которые в данное время осуществляют уход за больным членом семьи согласно медицинским показаниям.

Для того чтобы отправить одного из таких сотрудников, необходимо в поле «Основание» сделать сноску на заявление о согласии с командировкой, оформленное в письменной форме.

Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения

Очень важно правильно, без ошибок оформить данный документ. Лучше будет несколько раз перепроверить все данные, особенно паспортные и сроки поездки. Если вы допустили ошибку при написании фамилии, то возможны проблемы при заселении с сотрудниками гостиницы, которые вправе отказать в размещении. Также и сроки вашей командировки должны совпадать с указанными данными на бланке.

Все отметки должны быть сделаны в соответствующие интервалы времени. Но если случилось так, что сроки были смещены, вам потребуется иметь документы, подтверждающие наличие причины.

Если вы забудете отметиться в отделе кадров любой из организаций, то рискуете тем, что ваш отчет не примут на вашем месте работы, а деньги, потраченные на командировку, придется вернуть с зарплаты . Вот почему следует тщательно подходить к оформлению командировочного удостоверения и порой перепроверять все данные, указанные в нем.

Материал о документальном оформлении командировки сотрудника

На видео — все правила и нормы составления документов, необходимых при командировании:

У нас вы можете скачать бланк и образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 в 2017 году в формате ворд.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк командировочного удостоверения по форме Т-10 .docСкачать образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 .doc

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную?

Ускоряется процесс заполнения командировочных бланков с помощью автоматизации. Для автоматизации процесса заполнения бланков используется программа КЛАСС365.

Эта утилита имеет много полезных возможностей:

  1. автоматизировать заполнение типовых бланков;
  2. печатать документы, на которых изображена подпись и печать;
  3. создавать новые бланки с логотипом и реквизитами вашего предприятия;
  4. составлять различные предложения коммерческого характера;
  5. делать рассылку документов по электронной почте;
  6. выгружать бланки в таком формате:

Скачать бланк командировочного удостоверения в 2019 году

Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:

  • наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
  • код ОКПО: 12345678;
  • регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2019;
  • Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
  • структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
  • куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
  • цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
  • количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2019 года;
  • паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
  • подписываем у руководителя;
  • ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2019;
  • отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2019, выбыл 30.11.2019;
  • делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.209.

ВАЖНО! Не обязательно оформлять командировочное удостоверение в 2019 году, отменили эту обязанность еще в 2015. Причина в том, что срок командировки подтверждают также и другие документы: проездные билеты, чеки гостиниц.

Образец заполнения для бюджетной организации

Скачать

Заполнение «командировочных» журналов учета

Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и преждепп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н. Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.

Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировкуприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н.

А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала — исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.

***

Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политикеч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.

Правда, ваши внутренние документы — не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Подборка статей на тему «Командировки»:

Какими документами подтверждать расходы на командировку

По новым правилам основанием для командировки является решение руководителя компании (). Причем форму этого документа работодатель определяет сам. Это может быть распоряжение или приказ. Приказ можно составить по унифицированной . Она утверждена . Либо разработать свой бланк, взяв за основу унифицированную форму и исключив из нее упоминание о служебном задании.

тот факт, что сотрудник уехал в командировку, нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена . В журнале указывают ФИО сотрудника, наименование фирмы, в которую он едет, и пункт назначения. В графе о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк. Также дни командировки стоит отметить в табеле учета рабочего времени (формы № и ). Когда работник находится в командировке, ставят код «К».

После того, как работник вернулся из командировки, в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет об израсходованных суммах (). В нем он указывает, сколько денег потратил, и прикладывает подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции). Авансовый отчет с документами сдается в бухгалтерию. И на основании этого комплекта документов расходы на командировку можно будет учесть в налоговом и бухгалтерском учете ().

Как считать зарплатные налоги с командировочных расходов*

Вид расхода

НДФЛ

Страховые взносы и взносы на травматизм

Суточные, в том числе при однодневных командировках

Налогом не облагаются суммы выданных суточных в пределах: — 700 руб. за каждый день командировки по России; — 2500 руб. — при командировках за границу за каждый день загранкомандировки ( , ). С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и 2500 руб.), удержите НДФЛ. Сумму превышения отразите в справке 2-НДФЛ с кодом дохода 4800 (). Если суточные работнику выданы в валюте, то для расчета сверхнормативной выплаты пересчет суточных в рубли сделайте на дату утверждения авансового отчета. Напомним, что авансовый отчет работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней ()

Затраты на суточные не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации ( Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). На нормативы, установленные в целях расчета НДФЛ, ориентироваться при расчете взносов не нужно. Принимайте во внимание именно те нормы, которые установлены внутренним приказом по организации

Расходы на проживание

Расходы на проживание не облагаются НДФЛ в полной сумме, если подтверждены документами (счетами из гостиницы). Если же подтверждения расходов нет, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:
— 700 руб.- за день нахождения в командировке в РФ;
— 2500 руб. — за день нахождения в загранкомандировке. С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и 2500 руб.), удержите НДФЛ ()

Затраты на проживание и проезд не облагаются страховыми взносами, если документально подтверждены билетами, счетами гостиницы ( Закона № 212-ФЗ и Закона № 125-ФЗ) Если же расходы не подтверждены, начислите страховые взносы на всю сумму компенсации ()

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно

Не облагаются НДФЛ в полном объеме, если подтверждены документально — билетами, путевыми листами (). Если же билетов нет, НДФЛ с суммы документально не подтвержденных расходов на проезд удержите после утверждения авансового отчета

* При расчете единого налога по УСН выплаченные командировочные учитывают в полной сумме, если есть подтверждающие документы — приказы руководителя, проездные билеты, счета гостиницы, служебные записки (). А вот чтобы включить в налоговую базу при УСН суточные, разработайте локальный нормативный акт, где будут установлены нормы выплачиваемых суточных для разных стран ( и НК РФ). Заметим, что компания (индивидуальный предприниматель) вправе установить любой размер суточных () и их можно будет учесть в налоговой базе при УСН без наличия подтверждающих документов — понадобится лишь бухгалтерская справка-расчет. Расходы на командировочные расходы (проживание, проезд и суточные) включите в состав затрат после оплаты и утверждения авансового отчета.

Срочно из редакции!

Ваша персональная подборка

  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 — быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

В командировочном удостоверении фиксируется время пребывания в служебной командировке: время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него.
Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как определяется продолжительность командировки

После того, как командировочное удостоверение отменили, в 2018 году длительность пребывания сотрудника вне места постоянного жительства определяется на основании предоставленных проездных документов.

Если нет возможности представить бухгалтерии такие документы, срок фактического нахождения вне места постоянного жительства можно установить на основании документов, подтверждающих съем жилья:

  • счета из гостиниц;
  • талоны;
  • квитанции.

Если речь идет о заграничной командировке, за основу расчета берут отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

Если сотрудник использует собственное авто для поездки, продолжительность командировки определяется, исходя из служебной записки и приложениям к ней в виде путевого листа, чеков из заправочной станции, подтверждающих покупку топлива.

Несмотря на то, что некоторые документы были отменены, работодатели продолжают их использовать по причине частых споров с налоговой инспекцией именно в плане подтверждения расходов в служебных поездках.

Для чего нужно

Несмотря на отмену командировочных удостоверений (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595), многие продолжают его оформлять. Однако нередко на практике возникают ситуации, когда сотрудник добирается до места назначения на личном транспорте, а проживает у родственников, знакомых, в арендованной квартире. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.12.2014, предписывает в таких случаях указывать фактический срок командировки в служебной записке.

Степень доверия к таким документам аудиторов, налоговых и других контролирующих органов существенно выше. Бумага с отметками организаций, в которые направляют сотрудников, повышает степень эффективности внутреннего контроля и снижает налоговые риски в части документального подтверждения расходов, а также положительно влияет на выражение мнения аудиторов при определении последними достоверности бухгалтерской отчетности.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *