Мнение работников при составлении графика отпусков

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

  • 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  • 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
  • 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) – для инвалидов;
  • 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  • 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Общая информация

В соответствии с ТК РФ, график отпусков должен составляться по форме Т7 таким образом, чтоб в каждом месяце уходило не более 1-2 рабочих одной специальности. При этом согласовывать отпускной период с подчиненным руководитель обязан лишь в тех случаях, если его наемный сотрудник:

  • Уходит на срочный отдых в связи с беременностью жены или ее родами (ст. 123 ч. 2 ТК);
  • Имеет статус совместителя (согласно ст. 286 Трудового кодекса РФ, время отдыха на дополнительном месте работы совместителя нужно устанавливать так, чтоб он обязательно совпадал с датой отпуска, назначенного ему на основной должности);
  • Не достиг совершеннолетнего возраста (очередность оплачиваемых отпусков для граждан до 18 лет регулируется ст. 267 ТК РФ);
  • Обладает статусом «почетный донор Российской Федерации» (данные привилегии для граждан РФ прописаны в статье 23 ч. 1 ФЗ);
  • Состоит в браке с действующим военнослужащим (ст. 11 ч. 11 ФЗ);
  • Носит статус ликвидатора последствий на Чернобыльской АЭС (для них порядок составления поочередности оплачиваемых отгулов регулируется ст. 14 п. 5 Федерального Закона РФ).

Важно знать! Для оставшихся категорий рабочих утверждение графика отпусков происходит по стандартному алгоритму, с соблюдением всех правил, прописанных в ст. 123 ТК РФ.

Как уже ранее упоминалось, очередность должна устанавливаться таким образом, чтобы в один месяц организация не лишилась более двух рабочих одной специальности. Для этого начальник обязан заранее ознакомиться с особенностями своего производства, его технологией и порядком общего взаимодействия между подчиненными. Без данной информации составить правильный график отпусков, не нарушая ТК РФ, невозможно.

Также, во избежание конфликтов среди сотрудников, предварительный план отгулов на текущий год лучше обнародовать заранее. Ведь тогда рабочие, при несогласии с установленной руководителем очередностью отпусков, смогут договориться между собой о смене графика по обоюдному желанию, что никак не повлияет на общий производственный процесс.

Единственным исключением, согласно Трудовому кодексу, являются предприятия и организации, осуществляющие свою деятельность в течение конкретного периода времени (школы, техникумы, летние кафе и т. д.). Для их персонала более свойственен массовый выход в отпуск, предоставленный всему коллективу в одну дату и на одинаковый срок.

Учет пожеланий работников

Стоит помнить, что при составлении графика отпусков учет желания некоторых категорий работников обязателен. Так, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Поэтому, чтобы избежать многократного внесения изменений в уже утвержденный на год график отпусков, кадровая служба перед его составлением должна запросить у некоторых категорий работников их пожелания о времени отпуска. К таким категориям работников законами отнесены граждане, перечисленные в таблицах 1 и 2.

Таблица 2. Работники, мнение которых при составлении графика отпусков следует учитывать

N Категория работников (их статус) Норма закона, установившая льготу по очередности отпусков для них
1 Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, дети первого и второго поколений граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча в 1957 и 1958 гг. и страдающие заболеваниями вследствие воздействий радиации на их родителей Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее — Закон N 1244-1), ст. 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ «О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча»
2 Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС Пункт 1 ч. 3 ст. 15 Закона N 1244-1
3 Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), из числа граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне Пункт 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
4 Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
5 Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники ВОВ и боевых действий, ветераны труда, военнослужащие и лица начальствующего состава ОВД, Государственной противопожарной службы, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, ставшие инвалидами вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей) и др. Подпункт 17 п. 1 ст. 14, пп. 13 п. 1 ст. 15, пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 9 п. 1 ст. 17, пп. 9 п. 1 ст. 18, пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
6 Супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих) Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
7 Граждане, награжденные знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР» Пункт 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона РФ от 20.07.2012 N 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»
8 Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда, героям труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена трудовой Славы»
9 Сотрудник органов внутренних дел, не реализовавший свое право на основной отпуск в определенный графиком срок (отпуск в удобное для него время до окончания текущего года либо в течение следующего года) Часть 3 ст. 57, ст. 64 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
10 Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет, трех и более детей в возрасте до 16 лет, одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка до 14 лет Подпункты «г», «д», «ж» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 «Вопросы прохождения военной службы»
11 Любой работник, которого по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью отозвали из отпуска (за неотгулянные дни отпуска в удобное время в течение текущего рабочего года) Часть 2 ст. 125 ТК РФ
12 Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другую местность (ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка к месту поступления на обучение) Часть 5 ст. 322 ТК РФ

Обратите внимание: ТК РФ не вменяет в обязанность работникам представить документы, подтверждающие их льготы на установление очередности отпусков в удобное для них время; также закон не обязывает таких работников-льготников представлять заявления об определении удобного для них времени отпуска До составления и утверждения графика отпусков. Соответственно, и документы, подтверждающие льготы, и заявления они могут направить работодателю в любое время. Такую позицию неоднократно озвучивали и сами инспекции труда (см., например, Памятку работодателю по составлению графика отпусков, размещенную на официальном сайте ГИТ в Хабаровском крае <2>).

Лица с семейными обязанностями

Законодательством РФ не установлена гарантия предоставления отпуска в определенное время (например, летом) лицам с семейными обязанностями (см. гл. 19 и 41 ТК РФ). Однако имеется не отмененное Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», пп. «б» п. 3 которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанный нормативный правовой акт можно применять постольку, поскольку он не противоречит ТК РФ.

Следует добавить, что Решением Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440 названная норма признана не противоречащей положениям ТК РФ и не носящей дискриминационный характер по отношению к другим работникам.

Как справедливо распределить отпуск

Когда в компании работает большое количество сотрудников, имеющих законные льготы и право на выбор отдыха в более удобный период, некоторые сотрудники не смогут отдохнуть летом. Для справедливого распределения отпусков в благоприятное время года (июнь – сентябрь) рекомендуется работающим самим регулировать очередность летнего отдыха. Например, давать отпуск сотруднику раз в 1-3 года или разбивать отдых на несколько составляющих.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Утверждение графика отпусков

Как уже ранее упоминалось, создание графика отпусков происходит только после предварительного опроса всех сотрудников. Для этого кадровики передают начальникам цехов и подразделений предприятия пустые формы, где работники должны указать свои пожелания по поводу даты (сначала учитываются мнения льготников).

Если же сотрудник на момент составления очередности отсутствовал на месте, ввиду пребывания на больничном или по другим уважительным причинам, то у него есть возможность внести правки в уже заполненный документ путем передачи соответствующего заявления руководству. Начальник, по своему усмотрению, может отказать подчиненному в его просьбе, или же создать приказ об изменении предварительного графика отпусков.

После проведенных манипуляций график заверяется подписями работодателя и сотрудника отдела кадров. А вот печать на таких документах обычно не ставится, так как они используются внутри организации. Да и персоналу расписываться в бланке также не обязательно, в соответствии со ст. 125 ТК РФ.

Как оформляются изменения в графике

Получив на руки заполненный график отпусков, подчиненный может проявить свое несогласие только путем подачи письменного заявления о смене даты на имя руководителя компании. Для того, чтобы перенести его, начальнику нужно:

  • Издать указ об изменении ГО;
  • Передать этот документ в отдел кадров для повторной установки очередности отпусков (подобная процедура обычно осуществляется за одни сутки);
  • Перепроверить актуальность внесенных правок (заверять документ второй раз подписью работодателя не нужно).

То есть, при получении уведомления о несогласии подчиненного с утвержденным ГО, руководителю составлять новый бланк не придется. А вот вносить корректировки он может в предназначенные для этого графы 7 и 9.

Внесение дополнений

Под пунктом 10 форма графика отпусков содержит все дополнительные сведения касательно пожеланий рабочего. Сюда относятся:

  • Распределение отпуска на две равных части (14 дней отдыха в начале года и две недели в конце);
  • Перенос предварительной даты выхода на оплачиваемый отдых (для того, чтобы просьба перешла в исполнение, он должен указать весомую причину своего более раннего или позднего ухода в отпуск);
  • Сокращение количества дней за счет материальной компенсации (такая возможность предоставляется всем сотрудникам по обоюдному согласию с руководством).

Важно знать! В стандартном порядке графа под номером 10 заполняется при составлении ГО. Но в отдельных случаях примечания указываются намного позже, на основании письменного заявления.

Кто может идти в отпуск вне графика

Правила составления графика отпусков, в согласии с Трудовым кодексом, выделяют шесть категорий сотрудников, которые имеют законное право брать внеплановый отдых. К ним относятся:

  • Несовершеннолетние в возрасте до 18 лет;
  • Подчиненные, пребывающие в статусе совместителя (при условии, что данная работа для них является второстепенной);
  • Лица, состоящие в браке с военнослужащими (вне зависимости от их звания);
  • Сотрудники женского пола, находящиеся на 6-8 месяце беременности (в течение такого отпуска подчиненная должна написать заявление об уходе в декрет);
  • Работники, несущие службу в опасных или вредных условиях.

Важно знать! Остальные люди идут на отдых строго по графику, разработанному отделом кадров. Если в их планах появляются изменения, влияющие на дату предполагаемого отдыха, то начальство берет их во внимание только при согласии льготников.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Правила составления графика отпусков регулируются Трудовым кодексом РФ, а потому ответственность за их несоблюдение возлагается в равной степени на двух уполномоченных сотрудников:

  • Начальник отдела кадров;
  • Руководитель предприятия.

При этом первое лицо, согласно ст. 5 ч. 27 КоАП будет оштрафовано за отсутствие ГО на 1000-5000 рублей, а второе – на 30 000 – 50 000 руб. За повторное нарушение этой же статьи ответственным лицам грозит отстранение от должности на период от 1 до 5 лет.

Мы узнали, когда должен утверждаться график отпусков в согласии с законодательством РФ, и кто отвечает за его несоответствие. В заключение добавим, что процедура составления очередности периодов отдыха имеет массу подводных камней, о которых работодатели и подчиненные, как правило, узнают слишком поздно. Поэтому прежде чем совершить какое-либо действие касательно ГО, обеим сторонам следует тщательно ознакомиться со своими правами и обязанностями. Ведь цена за нарушение Трудового кодекса достаточно высока.

Как узнать пожелания сотрудников

Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося. У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях. Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников. Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.

На больших предприятиях информация о желаемой дате отпусков собирается по цехам, отделам, подразделениям. Для удобства такая информация оформляется в виде ведомости по планированию отпусков работающих. Заполнение таких ведомостей является обязанностью руководства среднего звена, мастеров. Заполненная ведомость по подразделению предприятия поступает в ОК, где на основе всех ведомостей из подразделений будет составлена одна – сводная ведомость отпусков по предприятию.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *