Номенклатура дел от А до Я

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Нюансы исчисления сроков хранения

Итоги

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. .

О нюансах применения приказа № 236 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25 КоАП РФ, в которой штрафы на порядок выше и достигают в некоторых случаях 300 000 рублей.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде);
  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • заголовок дела;
  • срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы;
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
  • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15, где 03 является индексом подразделения, а 15 – номером дела (см. Примеры 2–5).

Если индексирование производилось ранее:

• Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

• Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа

Срок хранения, лет (минимальный)

Кадры

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

Бухгалтерия и налоги

Годовая бухотчетность

5 лет

Отчетность в ФСС:

  • годовая
  • квартальная

Отчетность в ПФР:

  • сводная
  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Кассовые документы

Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?».

Счета-фактуры

По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?».

В таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Основные виды хранения

  1. Архивное.
  2. Бухгалтерское.
  3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие документы, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к архивному хранению документов:

  • соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
  • световой режим для лучшей сохранности документов и бумаг;
  • соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
  • обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает хранение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор документов. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное — содержание в государственных архивах. В государственные архивы документы направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования по хранению документов.

Вот лишь несколько преимуществ внеофисного хранения документов в компании Rentabox:

  1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
  2. Полная защита и сохранность.
  3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
  4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
  5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных документов, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

02. Кадры

Штатное расписание

Постоянно

ст. 40

Личные дела работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 445

Графики предоставления отпусков

3 года

ст. 453

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

5 лет

ст. 457

Списки работников, ушедших на пенсию

5 лет

ст. 462 «ж»

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

3 года

ст. 434 «д»

Журнал регистрации трудовых договоров

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 463 «б»

Резерв

Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

  • о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
  • о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

06. Охрана труда

Инструкции по технике безопасности и охране труда

постоянно

ст. 8 «а»

Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)

45 лет

ст. 407

При вредных и опасных условиях труда:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Журналы, книги учета:

инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

45 лет, ст. 423 «а»

5 лет, ст. 423 «б»

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

3 года

ст. 613

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

3 года

ст. 635

Резерв

Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 3 (например, журнал инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ).

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

07. Планирование, статистика и финансы

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 196

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Постоянно

ст. 197

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

Постоянно

ст. 198

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

Пока не исчезнет надобность

ст. 201

Индивидуальные планы работников

1 год

ст. 203

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

До минования надобности

ст. 338

Индивидуальные отчеты сотрудников

1 год

ст. 216

Резерв

Резерв

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *