Офис-менеджер

Содержание

Административно-управленческий персонал (АУП) – это работники предприятия, которые непосредственно выполняют функции управления организацией.

Состав административно-управленческого персонала

В большинстве случаев принадлежность к административно-управленческому персоналу (АУП) определяется как по наличию или отсутствию производственной функции, так и по необходимости осуществления деятельности работника предприятия для нормального функционирования организации.

К административно-управленческому персоналу в целом относятся:

  • Генеральный директор и руководителей всех уровней.

  • Заместители руководителей всех уровней. Сотрудники, замещающие руководителей, исполняют их прямые функции при необходимости и поэтому также входят в административно-управленческий персонал организации.

  • Работники, возглавляющие структурные подразделения на предприятиях.

  • Главный бухгалтер и другие сотрудники бухгалтерии. Главный бухгалтер является ответственным лицом и считается должностью первого звена руководства. Несмотря на то, что деятельность бухгалтерии напрямую не связана с управлением в целом, учитывая её абсолютную необходимость для хозяйственной деятельности и отсутствие производственной составляющей, главный бухгалтер и все сотрудники бухгалтерии относятся к административно-управленческому персоналу.

  • Сотрудники финансового отдела.

  • Сотрудники отдела кадров. Сотрудники кадрового отдела также не участвуют в производстве товарно-материальных ценностей или непосредственном оказании услуг клиентам, за которые субъект хозяйствования будет получать прибыль. Однако наличие кадровых работников также является необходимым для предприятия, что относит сотрудников кадровой службы к структуре административно-управленческого персонала.

  • Сотрудники планово-экономического отдела.

  • Юристы. Юристы относятся к производственному персоналу только в тех случаях, когда они оказывают услуги клиентам организации. Если же юристы работают только на само предприятие и в его интересах, то они являются частью административно-управленческого персонала.

  • Другие категории сотрудников. К таким сотрудникам организации относятся делопроизводители, работники канцелярии и другие сотрудники, которые выполняют административную деятельность, обеспечивающую нормальное функционирование предприятия.

Задачи, решаемые административно-управленческим персоналом

Административно-управленческий персонал необходим прежде всего для управления предприятием.

При этом административно-управленческий персонал осуществляет контроль над выполнением функций, возложенных на остальных сотрудников, а также регулирует их деятельность.

Задачи административно-управленческого персонала могут быть следующими:

  • Управление. Административно-управленческий персонал должен руководить всем происходящим на предприятии. Такие работники обязаны организовывать все жизненно необходимые процессы для обеспечения бесперебойного производства продукции либо функционирования предприятия.

  • Контроль. Задача всех руководителей — обеспечивать эффективный контроль за подчиненными сотрудниками. Кроме этого, работники административного персонала также должны контролировать и другие аспекты деятельности предприятия.

  • Организация труда. Организация труда — это создание оптимальной структуры управления. Руководитель подбирает работников для конкретной работы, делегируя им задания или полномочия, либо право использовать ресурсы предприятия;

  • Мотивация (активизация). Мотивация (активизация) — это совокупность методов, стимулирующих работников к наиболее эффективной работе;

Решая эти задачи, административно-управленческий персонал обеспечивает эффективность деятельности организации.

Расходы на содержание административно-управленческого персонала

Расходы на содержание административно-управленческого персонала относятся к затратам по управлению предприятиями и организациями.

В административно-управленческие расходы включаются:

  • заработная плата административно-управленческого персонала предприятия;

  • отчисления с заработной платы административно-управленческого персонала предприятия, подлежащие уплате во внебюджетные фонды;

  • амортизация по объектам основных средств, используемых в работе административно-управленческого персонала предприятия (компьютеры, принтеры, сканеры и т.д.);

  • расходы на бухгалтерскую программу и справочно-правовые системы (например, СПС «КОНСУЛЬТАНТ», СПС «ГЛАВБУХ» или СПС «ГАРАНТ»);

  • расходы на служебные командировки;

  • канцелярские, почтовые и телефонные расходы;

  • расходы на легковой транспорт;

  • затраты на содержание и текущий ремонт инвентаря и зданий административно-управленческого назначения;

  • расходы на повышение квалификации специалистов;

  • расходы на содержание охраны, и т.п.

Величина административно-управленческих расходов в основном определяется численностью административно-управленческого персонала предприятия.

Снижению административно-управленческих расходов способствуют мероприятия, направленные на упрощение структуры управления, сокращение численности административно-управленческого персонала предприятия, улучшение организации и технической оснащенности их труда.

Порядок отражения расходов на содержание административно-управленческого персонала в бухгалтерском учете

Учет расходов на содержание административно-управленческого персонала предприятия (за­ра­бот­ная плата, от­чис­ле­ния на со­ци­аль­ные нужды, ма­те­ри­аль­ные рас­хо­ды и иные за­тра­ты) от­ра­жа­ют­ся на сче­тах учета за­трат, не свя­зан­ных с про­из­вод­ством то­ва­ров, вы­пол­не­ни­ем работ или ока­за­ни­ем услуг.

Как пра­ви­ло, для этого ис­поль­зу­ет­ся счет 26 «Об­ще­хо­зяй­ствен­ные рас­хо­ды», по де­бе­ту ко­то­ро­го и со­би­ра­ют­ся за­тра­ты, свя­зан­ные с со­дер­жа­ни­ем административно-управленческого персонала предприятия.

В торговых ор­га­ни­за­ци­ях рас­хо­ды на содержание административно-управленческого персонала предприятия могут от­ра­жать­ся на счете 44 «Рас­хо­ды на про­да­жу».

Порядок отражения расходов на содержание административно-управленческого персонала в налоговом учете

Согласно подпункту 18 пункта 1 статьи 264 Налогового Кодекса Российской Федерации (НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

Требования к данному специалисту

Скачатьобразецдолжностной инструкции офис менеджера.

К ним необходимы также определенные специфические навыки, которые вытекают из списка обязанностей: уверенное владение персональным компьютером и работа с офисной техникой, грамотная устная речь и навыки деловой переписки, знание делопроизводства. В случае необходимости к списку требований могут быть добавлены знание иностранных языков, бухгалтерского учета, трудового законодательства и т.д.

Должностные обязанности

Список возлагаемых обязанностей может быть весьма и весьма обширен и зависит всегда от требований конкретной организации.

Из общего перечня обязанностей можно выделить те, которые включаются в должностную инструкцию практически всегда:

  • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению;
  • Делопроизводство, контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений;
  • Ведение телефонных переговоров, прием входящих звонков;
  • Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов;
  • Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями: канцелярские принадлежности, мебель, оргтехника. Сюда же можно отнести отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров;
  • Составление графика работы офиса, учет рабочего времени, составление и ведение рабочего графика руководителя;
  • Организация командировок сотрудников, логистика перевозимых грузов;
  • Организация мероприятий – совещаний, конференций, корпоративов;
  • Ведение клиентской базы;
  • Ведение протоколов собраний и совещаний.

Помимо прочего на офис-менеджера также могут быть возложены обязанности по ведению сайта, организации рекламы, заказу сувенирной и полиграфической продукции, распространение информационных материалов о компании и т.д.

О данной профессии рассказано в следующем видеосюжете:

Что указывать в резюме

Таким образом, при составлении резюме на вакансию офис-менеджера необходимо указать наличие приведенных выше личностных качеств и специальных навыков, а также отталкиваться от конкретных требований работодателя, указанных в описании вакансии, так как они могут существенно варьироваться по сравнению со стандартными требованиями.

Большинство вакансий доступны только при наличии диплома о высшем образовании, хотя конкретная специальность как правило не принципиальна, образование может быть экономическим, юридическим, лингвистическим, филологическим, психологическим или любым другим, соответствующим направлению работы. Помимо этого работодатель часто указывает наличие фотографии соискателя как обязательное условие приема резюме к рассмотрению. Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.

Особенности работы офис менеджера

Агентства недвижимости

Поскольку работа в агентстве недвижимости во многом связана с наращиванием клиентской базы, а также тщательной проработкой юридической базы сделок, работа офис-менеджера непосредственно связана с этими особенностями.

Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.

Строительные компании

Работа, связанная со строительством, подразумевает большой объем закупок строительных материалов, логистику их перевозок, лизинг тяжелой техники, прием на временную или сезонную работу дополнительных сотрудников по срочному договору, в том числе иностранных граждан. Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.

Страховые компании

Дополнительная специфика страховых компаний часто добавляет к обязанностям офис-менеджера учет производительности сотрудников, обзвон клиентской базы, направление коммерческих предложений и расчетных документов, подготовку договоров страхования, заказ полиграфической и рекламной продукции.

Так или иначе, но практически в любой сфере работы организации от офис-менеджера требуется работа с ее клиентами. Это может быть и просто прием посетителей, и направление их к нужному специалисту, и самостоятельная работа с клиентом в рамках своих полномочий, и привлечение новых клиентов, и активные продажи при необходимости. Во всех этих случаях опыт взаимодействия с людьми, умения расположить к себе, а также навыки убеждения просто необходимы для работы на этой должности.

Дополнительно следует отметить, что необходимо четко понимать различия в должностях секретаря и офис-менеджера, поскольку, как следует из всего вышесказанного, должностные обязанности офис-менеджера часто могут включать в себя также и секретарскую работу, но в целом гораздо шире, и совмещение этих должностей происходит только в тех случаях, когда штат организации достаточно небольшой, а объем обязанностей не обеспечивает загруженности двух штатных единиц со схожими функциями.

О курсах подготовки и получаемых навыках по данной профессии смотрите в следующем видеосюжете:

Должностные обязанности офис-менеджера

Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
1. Проводить организаторскую деятельность:

  • закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
  • оформление платежных документов;
  • проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
  • документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
  • проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
  • встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
  • обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
  • контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.

2. Выполнять руководящие функции:

  • управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
  • разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
  • контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
  • руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.

3. Руководить трудовой дисциплиной:

  • составление распорядка работы;
  • ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
  • назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
    оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе;
  • разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.

4. Ответственно выполнять поручения руководства:

  • печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.

Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести:

  1. наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
  2. презентабельный внешний вид;
  3. коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.

Для продуктивной и стабильной работы на предприятии офис-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и умениями. Вот их основной перечень:

  1. знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
  2. компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
  3. уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
  4. обладание навыками пользования оргтехникой;
  5. владение техникой скоростного набора.

Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить. Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения.

Как научить должности офис-менеджера «с нуля»

Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.
В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний. Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации. Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.
Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).
Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.

Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.

Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.

Пример объявления о вакансии офис-менеджера:

Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.
Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:
1. Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.
2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.
3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.
Возможности, которые вы получите с нами:
1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.
2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.
3. Конкурентоспособную заработную плату.
4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.
Вашими основными задачами будут:
· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);
· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
· вести деловую переписку;
· подготавливать приказы по личному составу;
· проводить телефонные переговоры с клиентами.
Наши требования к соискателю:
· высшее образование;
· пунктуальность;
· коммуникабельность и организаторские способности;
· грамотность.
Вознаграждение:
Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.
Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!

Как разместить объявление о вакансии офис-менеджера на более чем 40 сайтах за 1 раз

Чтобы кандидат на искомую должность нашелся как можно быстрее, эффективнее всего разместить ваше объявление на максимальном количестве специализированных площадок по теме работы и вакансий. Таких как:

Однако, регистрироваться в ручную на каждой из них будет весьма муторно и трудоемко. Поэтому,проще и быстрее будет сделать это через специальный онлайн-сервис Jcat.

Какие удобства предоставляет данный сервис:

  • Управление вакансиями на всех сайтах в 1 личном кабинете. То есть,чтобы обновить, продлить или снять вакансии с публикации нужно сделать всего 1 действие и изменения вступят в силу сразу на всех сайтах.
  • Отклики и резюме со всех сайтов вакансий в одном списке. Выбирайте кандидатов и проводите собеседования. Сохраняйте историю работы по вакансии в личном кабинете. Система статусов позволит быстро найти нужного кандидата.
  • Ответы кандидатам в 1 клик. Можно использовать встроенные шаблоны для ответа кандидатом или создавать свои.
  • Отслеживание кандидатов на каждом этапе HR воронки. Деление кандидатов на группы: «Новые», «Подумать», «Телефонное интервью», «Собеседование», «Предложение о работе», «Принят на работу» — позволит не потерять кандидата ни на одном из этапов.

Попробуйте сервис Jcat по ссылке тут — это действительно удобно!

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *