Опись дел постоянного хранения – образец составления

Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет архивную опись дел — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Сводную опись, по которой происходит сдача дел на постоянное хранение, готовит архив организации.

Описи дел структурных подразделений составляются в трех экземплярах по установленной форме (приложение 25) и через год после завершения дел в делопроизводстве передаются в архив организации. Описи структурного подразделения должны содержать следующие элементы:

Кадровая служба совместно с архивом составляет годовой раздел сводной описи дел организации. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заве- рительной надписи к разделу аналогичен порядку оформления описи для документов постоянного хранения.

Сводная опись дел по личному составу организации систематизируется по номинальному признаку, при этом заголовки дел необходимо располагать в соответствующей последовательности:

  • 1) приказы (распоряжения) по личному составу;
  • 2) списки личного состава;
  • 3) карточки но учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
  • 4) личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
  • 5) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);
  • 6) невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
  • 7) акты о несчастных случаях.

В крупных организациях с большим объемом документооборота по личному составу указанные документы могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) на работника вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения работника и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому отчету можно составить оглавление, указатели и списки сокращенных слов. Опись подписывается исполнителем (составителем) и заверяется начальником кадровой службы.

Опись обычно составляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив, а второй остается в кадровой службе организации. Если в подразделении (кадровой службе) есть экспертная комиссия, то опись дел составляется в трех экземплярах: дополнительный экземпляр описи передается в ЦЭК (ЭК) для рассмотрения и согласования.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен тому, который применяется для составления описи дел постоянного хранения. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения, которая приведена ниже.

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения

  • (название государственного архива )
  • (название фонда)

Фонд №

ОПИС Ь №

(название описи)

Крайние даты документов_

Заполняется в государственном архиве.

Формат А4 (210 х 297 мм)

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись или исключить из описи дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК архивного учреждения. После издания руководителем приказа структурные подразделения организации передают дела по описи в архив, а дела, включенные в акты на уничтожение, сдают на утилизацию.

В акты на уничтожение включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, если дело имеет трехлетний срок хранения и закрыто в 2011 г., то его можно включить в акт на уничтожение после 1 января 2015 г.

На все дела организации, не подлежащие хранению, составляется единый акт о выделении дел к уничтожению. В акте название подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к дайной группе.

Уничтожение документов означает их исключение из документального или архивного фонда организации по истечении срока хранения с последующей их утилизацией в установленном порядке. Дела, подлежащие уничтожению, отправляются на переработку (утилизацию) и оформляются приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Процесс погрузки и вывоза дел на утилизацию контролируется сотрудником, ответственным за обеспечение сохранности документов архива.

Помещено в тему: Описи дел

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

  • подписывает составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
  • утверждает руководитель организации.

После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Общий отдел
252 01-07 Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 15 января-

22 июня

234 Связка

№ 26

253 01-07 То же, № 83-128. Том 2 08 июля-

27 декабря

187
253а 01-08 Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год 02 февраля-

30 декабря

2011

40
254 01-12 Положения об отделах ОАО «Кориандр» 11.01.2011 22.03.2011 86
288 Последний заголовок в данном годовом разделе описи

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

Евгения Полоса

К записи 444 комментария

Ольга | 09 10 2019

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, опись № 1 состоит из 2-х томов. Дела в обоих томах пронумерованы с № 1 и т.д. Считается ли это ошибкой и как её исправить?

admin | 14 10 2019

Здравствуйте! При составлении годовых разделов описи дел постоянного хранения нумерация дел в описи продолжается из года в год до завершения описи. Согласно п. 3.10.»Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, опись считается завершенной, если она содержит 9999 ед. хр. То есть, опись не должна превышать четырехзначное число. Завершенная опись подшивается, и заводится новая опись дел постоянного хранения с нумерацией дел с № 1. Новой описи присваивается следующий номер. В вашем случае, если в первом томе описи число дел достигло цифры 9999, а второй том начинается с № 1, то в этом нет нарушения. Только описи не называются «том 1», «том 2». Это будет опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел постоянного хранения.

Если же у вас «первый том» заканчивается, например, номером 990, а «второй том» начинается с первого номера, то это нарушение. Чтобы это исправить, надо исправить нумерацию на делах и во втором томе описи, начав этот раздел с № 991.

Светлана | 14 11 2019

Здравствуйте! В течение какого времени после поступления дел в архив нужно составлять описи дел постоянного хранения? Муниципальный архив говорит, что описи составляются через 3 года. По нашей инструкции в архив дела сдаются в течение года после окончания производства по делу. Почему нельзя сделать описи сразу и направить их на утверждение ЭПК? Нигде не нашла ответа на этот вопрос. Спасибо

admin | 19 11 2019

Здравствуйте! Согласно п. 4.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Вам следует внести изменение в инструкцию: не в течение года после завершения дел в делопроизводстве, а через год. То есть, дела, завершенные делопроизводством в 2018 должны сдаваться в архив в 2020. После сдачи дел в архив организации можно сразу проводить упорядочение дел и составление описей дел. Не знаю, почему муниципальный архив не принимает описи на рассмотрение ЭПК ранее 3-х лет. Возможно, у них существует график рассмотрения документов на ЭПК, может быть они дают вам 1 год на составление описей.

Ольга | 26 11 2019

Здравствуйте, думаю муниципальный архив руководствуется ч. 9

п. 4.11. всё тех же Правил организации хранения … 2015 года.

Ольга | 26 11 2019

ч. 10, а не 9, п. 4.11. Правил

Шолпан | 19 03 2020

Добрый день. Документам с сроком хранения 5 лет нужна ли опись и может ли она превышать количество 180 листов?

admin | 23 03 2020

Здравствуйте! Согласно пунктам 4.11. и 4.19. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, полному оформлению и описанию (составление описи) подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. На дела со сроком хранения 5 лет опись не составляется. Однако в некоторых случаях, например, при передаче дел в другую организацию, такая опись может быть составлена. При этом дела не подлежат полному оформлению (не подшиваются, листы дела не нумеруются). Количество листов в такой описи может быть любое.

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Смотреть что такое «Опись дел, документов» в других словарях:

  • АРХИВНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ — согласно параграфу 2.4.2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – опись, которая составляется в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов по личному составу. Описи… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • АРХИВНАЯ ОПИСЬ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – 1) архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • Переработка описи дел и документов архива — Переработка описи дел, документов составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности,… … Официальная терминология

  • ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОРГАНИЗАЦИИ — – сводная опись дел по личному составу, имеющая установленную форму в приложении № 3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ПЕРЕРАБОТКА ОПИСИ ДЕЛ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ — согласно параграфам 3.7.5–3.7.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – архивная опись дел, составляемая на основе описей дел структурных подразделений, разрабатываемая архивом… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов; 2) согласно… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ — согласно разделу 7 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536, и параграфу 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • Архивная опись — (далее опись) это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела… … Официальная терминология

  • СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *