Особенности оформления некоторых начислений

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 мая 2015 г.

Содержание журнала № 10 за 2015 г.М.А. Кокурина, юрист

Случается, что работник приносит больничный с оформительскими ошибками. Казалось бы, самое простое для вас — это отправить выздоровевшего сотрудника к медикам, чтобы они выдали правильно заполненный дубликат больничного листкаабз. 5 п. 56 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок № 624н). Но тут начинается… У работника постоянно нет времени доехать до медучреждения и переделать больничный. В конце концов он предлагает «оформить отсутствие на работе как-нибудь» и не выплачивать ему пособие по временной нетрудоспособности. Какие шаги предпринять, чтобы это «оформить как-нибудь» не вышло боком вашей компании?

Оцениваем критичность ошибок в больничном

Сначала внимательно оцените ошибки, допущенные в листке нетрудоспособностиПисьмо ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 (пп. 3, 5—7, 17); Порядок № 624н. Ни в одном нормативном акте не регулируется, какие ошибки в больничном считать критичными, а какие — нет. Обычно если из больничного четко видно, кто болел, когда болел, чьим работником он является, в каком медицинском учреждении лечился и какой врач выдал больничный, то ФСС возмещает пособие.

Ошибки несущественные

Такими «техническими недочетами заполнения» считаются, к примеруПисьмо ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 (п. 17):

  • заполнение больничного прописными или строчными буквами, их попадание на границы ячеек;
  • отсутствие прочерка в пустых строчках раздела «Освобождение от работы»;
  • сокращение наименования должности врача, превышающего 9 символов;
  • наличие пробелов между инициалами врача.

При наличии подобных огрехов больничный можете оплатить — ФСС не откажет в возмещении.

Ошибки существенные

Значительными ошибками ФСС при проверках признает, в частности:

  • заполнение больничного шариковой ручкой и (или) чернилами синего цвета;
  • неправильные ф. и. о. болевшего сотрудника или дату выдачи листка;
  • указание в графе «Должность врача» наименования должности без специальности врача;
  • нарушения в порядке продления больничного (допустим, врач выдал больничный на срок, превышающий 15 дней, или единолично продлил больничный на срок, превышающий 15 дней с даты его открытия);
  • наличие исправлений в листке нетрудоспособности.

Если ошибки, допущенные в листке нетрудоспособности, значительные, ФСС может отказать работодателю в возмещении пособия по временной нетрудоспособностип. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Кстати, в суде иногда удается доказать, что существенные по мнению ФСС ошибки на самом деле являются незначительными, и добиться возмещения пособияПостановление АС ЗСО от 16.01.2015 № А27-12270/2014.

Но чтобы избежать судебного разбирательства тогда, когда вы не уверены в «существенности» ошибок в больничном листке, предлагаем следующее:

  • <если>»неправильный» больничный выдан на период 3 дня и менее — лучше оплатите его. Ведь первые 3 дня нетрудоспособности в любом случае оплачиваются за счет работодателяп. 1 ч. 2 ст. 3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Возмещать из ФСС вам ничего не надо, и поэтому неважно, с нарушением оформлен лист или нет;
  • <если>»неправильный» больничный выдан на период 4 дня и более — подберите один из предлагаемых ниже способов оформления отсутствия болевшего работника.

Выбираем способ оформления отсутствия работника

Прежде всего, посоветуйтесь с руководителем, чем он готов пожертвовать ради сотрудника, не позаботившегося о своем листке нетрудоспособности. В зависимости от ситуации на выбор у вас есть такие варианты.

Невыгодный для фирмы, но простой для бухгалтера

Предположим, срок отсутствия работника невелик. Поскольку причина отсутствия на работе уважительная, не исключено, что директор решит никак не оформлять отсутствие болевшего работника и оплатить это время. То есть вы просто оплатите период болезни так, будто сотрудник работал в это время. В табеле учета рабочего времени проставьте его присутствие — код «Я» или «01».

Выгодный для фирмы и не очень сложный для бухгалтера

Если работника не было долго, вряд ли руководитель согласится оплатить период отсутствия по «неправильному» больничному за счет фирмы. В таком случае можно отметить в табеле учета рабочего времени болезнь сотрудника (код «Б» или «19»), но пособие при этом не выплачивать.

Чтобы в дальнейшем обезопасить себя и компанию от претензий проверяющих относительно невыплаты пособия по временной нетрудоспособности, нужно задокументировать:

  • факт получения вами больничного с ошибками;
  • отказ работника его переделать.

Сделать это можно так.

ШАГ 1. Сообщите работнику о том, что в представленном им больничном есть существенные ошибки, в связи с чем ему нужно получить дубликат этого документа.

ООО «Три богатыря»

Старшему бухгалтеру
О.Р. Былинину

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получить дубликат листка нетрудоспособности

Олег Родионович, представленный Вами листок нетрудоспособности от 24.01.2015 № 163 511 657 690 содержит ошибку в наименовании организации-работодателя: вместо «ООО «Три богатыря»» написано «ООО «Три богатея»». Такой листок считается испорченным, и пособие по нему не выплачивается (п. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Для получения пособия Вы должны оформить дубликат листка нетрудоспособности в медучреждении, выдавшем его Вам (п. 56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).

В связи с этим сообщаем Вам, что в случае Вашего отказа принести дубликат листка нетрудоспособности Вам не будет выплачено пособие по временной нетрудоспособности (п. 10, абз. 3 п. 18 Положения о Фонде социального страхования, утв. Постановлением Правительства от 12.02.94 № 101).

Генеральный директор ООО «Три богатыря» В.М. Васнецов

Экземпляр уведомления получил

О.Р. Былинин 02.02.2015

Дубликат листка нетрудоспособности получать не буду

О.Р. Былинин 02.02.2015

Пусть на вашем экземпляре уведомления работник распишется в получении второго экземпляра на руки и подтвердит свой отказ переделать листок нетрудоспособности

ШАГ 2. Издайте приказ об отказе в выплате пособия по временной нетрудоспособности в связи с представлением испорченного больничного листка.

Если ваш «отказник» все же принесет дубликат своего листка нетрудоспособности, выплатите ему пособие по временной нетрудоспособности. С полученными от него «отказными» бумагами можно ничего не делать.

Выгодный для работника, но рискованный для фирмы

Иногда работники, не желающие идти за дубликатом «неправильного» больничного листка, просят оформить их отсутствие как «отгул в счет отпуска». Отметим, что такого понятия в ТК РФ не предусмотрено. По законодательству можно дать сотруднику лишь очередной оплачиваемый отпуск или его часть.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ прогул является грубым нарушением работником трудовых обязанностей, то есть дисциплинарным проступком, а увольнение по соответствующему основанию — дисциплинарным взысканием за его совершение.

В ситуации, когда у работодателя есть основания полагать, что причины отсутствия сотрудника на работе не являются уважительными, он вправе уволить его на основании пп. «а» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ за прогул.

При увольнении за прогул работодателю необходимо соблюсти порядок применения дисциплинарных взысканий, установленный ст. 193 ТК РФ. Если этот порядок будет нарушен, в случае возникновения судебного разбирательства суд, скорее всего, признает увольнение незаконным, даже если будет доказан факт совершения работником прогула.

В первую очередь работодателю необходимо «уложиться» в сроки применения дисциплинарного взыскания, установленные ст. 193 ТК РФ. Уволить за прогул можно не позднее 1 месяца со дня его обнаружения, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников, и не позднее 6 месяцев со дня его совершения. Каждый день отсутствия сотрудника на работе без уважительной причины является самостоятельным основанием для увольнения работника. В случае совершения работником длительного прогула месячный срок со дня обнаружения проступка следует исчислять с последнего дня прогула, а не с первого (смотрите, например, определение Рязанского областного суда от 25.04.2007 N 33-580, Обобщение практики рассмотрения в 1-м полугодии 2008 г. судами Саратовской области дел о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и по другим основаниям, не связанным с волеизъявлением работника). Таким образом, никакого противоречия между общим (месячным) сроком привлечения к дисциплинарной ответственности и дисциплинарным проступком, длящимся более месяца, нет.

Процедура увольнения работника за длящийся прогул имеет свои особенности. В основном они сводятся к необходимости достоверного выяснения причин неявки на работу и тщательного фиксирования работодателем своих действий в этом направлении.

Еще до применения дисциплинарного взыскания, то есть до увольнения, от работника должно быть затребовано письменное объяснение о причинах его отсутствия на рабочем месте, как того требует часть первая ст. 193 ТК РФ. Приведенной нормой не регламентировано, каким именно способом работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение: при личной встрече или посредством направления заказного письма с уведомлением по известному месту жительства. Следовательно, работодатель вправе истребовать письменные объяснения любым способом (лишь бы потом была возможность доказать сам факт такого истребования), в том числе выслав письмо с уведомлением по месту жительства работника. Кроме того, можно в присутствии свидетелей попросить работника лично дать письменное объяснение и в акте, составляемом во время процедуры истребования объяснений, отразить факт такого истребования, указать даты рабочих дней, в отношении которых были затребованы объяснения, а также зафиксировать реакцию работника (представил такие-то объяснения, от представления объяснения отказался или объяснений не представил). Как указано в части первой ст. 193 ТК РФ, если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не будет представлено, то составляется соответствующий акт. Следовательно, по прошествии двух рабочих дней после затребования объяснений нужно составить еще один акт о том, что объяснения работником так и не были представлены, в нем необходимо также указать свидетелей этого обстоятельства. Такой акт составляется в произвольной форме, но обязательно должен содержать дату и время его составления, а также дату и время предложения работнику представить объяснения. К подбору лиц, которые будут свидетельствовать факты, изложенные в акте, нужно подойти взвешенно, ведь в случае судебного спора эти лица будут вызываться в суд (смотрите, например, материалы Братского городского суда Иркутской области по иску С. к ООО «Ника» // Обобщение кассационной и надзорной практики Иркутского областного суда по искам о восстановлении на работе за 2007 год).

Таким образом, работодатель должен сделать все от него зависящее, чтобы работник смог письменно сообщить об уважительных причинах отсутствия на работе (при наличии таковых). Если работник в конечном счете не представит свои объяснения, это не будет являться препятствием для применения дисциплинарного взыскания, то есть для увольнения (часть вторая ст. 193 ТК РФ).

На основании акта (актов) об отсутствии на рабочем месте, а также письменного объяснения либо акта о непредставлении работником объяснения работодатель издает приказ (распоряжение) об увольнении (издается в пределах сроков применения дисциплинарного взыскания, установленных ст. 193 ТК РФ). Приказ объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени его отсутствия на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт. Отсутствующему работнику в день издания приказа об увольнении следует направить телеграмму или заказное письмо с уведомлением, в котором пригласить работника для ознакомления с приказом об увольнении и для получения расчета и трудовой книжки. Учтите, что именно со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ).

В день увольнения согласно части четвертой ст. 84.1 ТК РФ работодатель должен произвести расчет с работником, в том числе выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска (часть первая ст. 127 ТК РФ). Все время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин в отпускной стаж не включается (часть вторая ст. 121 ТК РФ). Если заработная плата выдается через кассу в уведомлении о необходимости явиться за трудовой книжкой целесообразно указать и на необходимость прийти за получением окончательного расчета (компенсации за неиспользованный отпуск). Если же заработная плата выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки, то в день издания приказа об увольнении на банковскую карточку работника должны быть перечислены все суммы, подлежащие выплате.

На практике может случиться, что после издания приказа об увольнении работник все же представит листок нетрудоспособности за весь период отсутствия на работе. Может ли это свидетельствовать о неправомерности увольнения работника за прогул и привести к его восстановлению на работе? По нашему мнению, однозначный ответ на поставленный вопрос может дать только суд, рассмотрев все обстоятельства трудового спора.

При этом в судебной практике сложилась устойчивая позиция, согласно которой намеренное сокрытие работником от работодателя причин своей неявки на работу (например утаивание листков нетрудоспособности и т.п.) квалифицируется как злоупотребление правом (смотрите, например, п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Если в суде выяснится, что работодатель сделал все от него зависящее для выяснения причин неявки на работу, а работник уклонялся от сообщения истинных причин своего отсутствия, то, скорее всего, увольнение работника будет признано правомерным.

Рассмотрим ситуации, когда оформление некоторых начислений в программе требует особого подхода.

Пособия по временной нетрудоспособности

Ситуация: «сотрудник принес больничный лист в следующем месяце»

Как поступать с больничными листами в простейшем случае, когда больничный лист сдается сотрудником в текущем месяце, все понятно. А что делать, если сотрудник приносит больничный лист уже в следующем месяце?

Итак, 20 августа сотрудник не вышел на работу, позвонил на предприятие и сообщил, что болен, и ему выписан больничный лист. Месяц закончился, наступила осень, а сотрудник все еще болеет. Оформляем в программе «Больничный лист»:

• с периодом от 20 августа до конца месяца;

• с видом начислений «Больничный»;

• с суммой «0»;

• с меткой «б» (то есть не заглавную букву «Б», как для обычного больничного, а маленькую «б»).

Закрываем (по <Ctrl+Z>) созданный документ. В текущем месяце дни болезни в табеле сотрудника будут помечены буквой «б», деньги по больничному листу в текущем месяце начисляться не будут. Можно поступить по-другому: просто вручную указать в табеле сотрудника метки «б» в дни неявки на работу. Когда в сентябре сотрудник выздоровел и принес больничный, необходимо выполнить следующее:

• находясь в программе в месяце расчета «сентябрь», формируем «Больничный лист», указывая фактические (из бумажного документа) даты начала и окончания болезни, вид начисления «Больничный». Осталось рассчитать сотрудника и выдать ему в сентябре деньги за весь период болезни.

Оформление отпуска по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам оформляется в программе не обычным приказом на отпуск, а переводом на новую должность.

Для этого в карточке сотрудника нужно снять сотрудника с текущей должности, указав в качестве даты снятия с должности дату, предшествующую началу отпуска. Затем нужно завести новую должность в таблицу должностей сотрудника (<Ins>):

Рис. 11-36 – Оформление отпуска по беременности и родам

Обратите внимание на заполнение следующих полей:

• «Должность» – текущая должность.

• «Принят» – дата начала отпуска.

• «Штат» – ставится равным нулю, чтобы можно было на данную должность принять другого человека.

• «График работы» – указывается «Отпуск по беременности и родам».

• «Характер работы» – указывается «Временный».

• «Вид начисления/удержания» – выбирается «Пособие по беременности и родам».

Также необходимо поставить флаги «Основная должность» и «Основное место работы».

Если у вас установлен модуль «Управление персоналом», то перевод на новую должность можно оформить документом «Приказ на перевод». При этом в качестве даты перевода указывается дата начала отпуска, а в качестве причины перевода – «отпуск по уходу за ребенком».

Пособие при рождении ребенка

Единовременное пособие при рождении ребенка оформляется в реестре документов «Приказы по зарплате». В создаваемый приказ следует выбрать вид начисления из группы «ПОСОБИЯ» справочника «Виды начислений удержаний»: «Пособие при рождении ребенка». Сумма пособия будет указана программой при расчете заработной платы. Сумму пособия можно указать в приказе вручную, но в этом случае необходимо обязательно закрыть приказ.

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности

Для оформления данного пособия в программе предназначен документ «Приказ по зарплате». В приказ следует выбрать вид начисления «Пособие при постановке на учет в ранние сроки беременности». Сумма пособия будет указана программой при расчете заработной платы. Сумму пособия можно указать в приказе вручную, но в этом случае необходимо закрыть приказ.

Отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет

В справочнике «Графики рабочего времени» для этого случая предназначен график «Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет». Это циклически заполненный график, с нулевым количеством рабочих часов и днями, помеченными буквой «Р»:

Рис. 11-37 – Типовой график по уходу за ребенком до 1,5 лет

При уходе сотрудника в такой отпуск в его личную карточку следует внести следующие изменения:

• Создать документ больничный с видом начисления/удержания «Расчет 40% среднего заработка для пособия по уходу за детьми до 1.5 лет (по дням)», пустым графиком и пустой меткой. В поле «с» указать дату начала выплаты пособия по уходу за детьми до 1.5 лет. Этот документ является вспомогательным и помогает определить 40% среднедневной заработок, который после расчета документа можно посмотреть в поле «Сумма». Построив справку по среднему, можно посмотреть, каким именно образом она была посчитана. Рассчитанный 40% среднедневной заработок необходимо запомнить.

• Заполнить поле «Снять» у текущей должности. Дата снятия должна предшествовать дате начала отпуска.

• Принять сотрудника на ту же должность (в карточке сотрудника), но с видом начисления «Пособие по уходу за первым ребенком до 1,5 лет» или «Пособие по уходу за вторым и последующими детьми до 1.5 лет», графиком «Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет», штатом 0. В поле оклад необходимо ввести размер 40% среднедневного заработка, который мы определили в первом пункте. Дата принятия на должность совпадает с датой начала отпуска.

• В случае если сотрудник ухаживает за несколькими детьми, ей открывается несколько должностей.

При расчетах в табеле сотрудника будут указываться нерабочие дни, и станет начисляться соответствующее пособие. Стаж работы при этом не прерывается.

Материальная выгода

Исчислять размер материальной выгоды, полученной работниками вашего предприятия, вам придется в случае:

• если ваша организация предоставила работнику заемные средства;

• в случае продажи работникам товаров (работ, услуг) по ценам ниже рыночных;

• в случае продажи работникам ценных бумаг по ценам ниже рыночных.

Материальная выгода, полученная от экономии на процентах

Данное начисление в программе оформляется постоянным начислением в карточке сотрудника в таблице «Постоянные начисления/удержания сотрудника»:

• «Начисление действует с… по…» – период действия начисления. Дату окончания заполнять не нужно, так как расчет будет производиться до тех пор, пока по данному сотруднику остается дебетовое сальдо на счете 73-01.

• «Кому/Лицо2» – договор займа, по которому рассчитывается материальная выгода.

• «Кол_во» — процент по договору. От разницы этого процента и ставки рефинансирования идет расчет материальной выгоды.

• «Шифр затрат, Процент, Сумма, Аналитика, Примечание» – оставьте данные поля не заполненными.

Материальная выгода в иных случаях

Если материальная выгода не связана с экономией на процентах, носит лишь разовый характер (например, вы продали сотрудникам предприятия свою продукцию по льготной цене), то рассчитать сумму выгоды (как разницу между ценой реализации и рыночной ценой) вам придется самим. Рассчитанные суммы по каждому сотруднику заносятся в «Приказ по зарплате», в качестве вида начисления выбирается «Материальная выгода 35%». Приказ следует закрыть (<Ctrl+Z>), чтобы при расчете заработной платы суммы в нем не изменились.

Материальная помощь

Начисление оформляется документом «Приказ по зарплате». При этом обратите внимание на заполнение следующих полей:

• «Дата начисления» – дата может быть любой, может отличаться от месяца расчета.

• «Вид начисления/удержания» – из папки «МАТЕРИАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ» выбирается один из видов:

• «Материальная помощь / обл. с предоставлением льготы» (этот вид начисления используется при предоставлении материальной помощи большинству работников, неработающим пенсионерам, то есть, когда предоставляется льгота 4000 руб. при налогообложении);

• «Материальная помощь / не обл.» (этот вид н/у используется, если материальная помощь не облагается налогами, например, при чрезвычайных ситуациях);

• «Материальная помощь / обл. без предоставления льготы» (данный вид н/у выбирается, если материальная помощь облагается налогами в полном объеме).

• «Счет затрат» – заполнится автоматически при выборе начисления.

• «Сумма» – при заполнении строк приказа необходимо указать сумму предоставляемой материальной помощи.

Далее по <Ctrl+Z> производится закрытие документа.

При указании вида начисления «Материальная помощь / обл. с предоставлением льготы», документ закрывать не надо! Иначе при расчете сотрудников не будет посчитана сумма льготы по налогам.

Подарки

Данное начисление в программе оформляется «Приказом по зарплате». Необходимо обратить внимание на заполнение следующих полей:

• «Дата начисления» – может быть любой, может отличаться от месяца расчета.

• «Вид начисления/удержания» – выбирается вид «Подарки» (из папки «ПОДАРКИ»), если деньги на подарки были взяты из собственных средств предприятия, или «Подарки необл. / из средств соцстраха» (из папки «ПОСОБИЯ»), если подарки были сделаны за счет средств социального страхования.

• «Счет затрат» – номер счета для отнесения затрат по подаркам будет указан программой автоматически при выборе соответствующего вида начисления.

• «Сумма» – при заполнении строк приказа необходимо указать сумму, потраченную на приобретение подарка.

Далее по <Ctrl+Z> производится закрытие документа.

Призы

Выдача призов в программе также оформляется «Приказом по зарплате». При этом обратите внимание на заполнение следующих полей:

• «Дата начисления» – может быть любой, может отличаться от месяца расчета.

• «Счет затрат» – номер счета для отнесения затрат по призам будет указан программой автоматически при выборе соответствующего вида начисления.

• «Сумма» – при заполнении строк приказа необходимо указать сумму, потраченную на приз.

Далее по <Ctrl+Z> производится закрытие документа.

При выборе вида начисления «Призы/ По решению правительства» или «Призы/ В целях рекламы» приказ закрывать не надо! Иначе при расчете сотрудников не будет посчитана сумма льготы по налогам.

Дивиденды

Выплаты дивидендов в программе (как и в предыдущих случаях) оформляются документом «Приказ по зарплате»:

• «Вид начисления/удержания» — в качестве вида начисления указывается «Дивиденды и иные доходы от прироста капитала» из папки «ПРОЧИЕ НАЧИСЛЕНИЯ».

• «Сумма» – сумма дивидендов указывается вручную для каждого сотрудника, включенного в приказ.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *