Отчетность в ПФР в электронном виде

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

  • Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Как сотруднику получить информацию о трудовом пути?

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

  1. В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
  2. Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
  3. Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Нулевая отчетность

Если в штате организации отсутствуют сотрудники или деятельность остановлена, то необходимо подавать данные на генерального директора, а в некоторых случаях на учредителя.

Если у индивидуального предпринимателя отсутствуют наемные работники или деятельность остановлена, то отчетность в ПФР без сотрудников сдавать не нужно.

Основания для оформления отчетов в Пенсионный фонд:

  • отсутствие штатных сотрудников;
  • остановка или прекращение деятельности без ликвидации ООО или ИП;
  • сезонное прекращение работы.

Штрафы за непредставление или нарушение сроков сдачи

Несвоевременная сдача или непредставление предусмотренных законодательством отчетов в Пенсионный фонд – это административное правонарушение. Величина штрафа за несданную отчетность в ПФР составляет:

  • при использовании бумажных носителей – 300-500 руб. за одного работника;
  • при подаче документов в электронном виде (обязательном при количестве персонала 25 и более человек) – до 1 тыс. руб. за сотрудника.
  • Специалисты ПФР могут выписать административный штраф на ответственное лицо. Сумма штрафа от 300 до 500 руб. Такая ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП.

Несмотря на сравнительно небольшую величину наказания, общая сумма штрафа за непредставление отчетности в ПФР может составить внушительную сумму, так как указанные цифры умножаются на количество работников.

Стоимость услуг компании «БАЛИОТ»

Компания «БАЛИОТ» работает на рынке бухгалтерского аутсорсинга Москвы, начиная с 2006 го-да. Их стоимость определяется индивидуально на основе:

  • статуса заказчика услуги – ООО или ИП;
  • количества наемных работников;
  • профиля деятельности клиента;
  • характера сотрудничества, представляющего собой разовую услугу или комплексное бухгалтерское сопровождение бизнеса.

Ведение бухгалтерии на аутсорсинге гарантирует правильность оформления всех необходимых документов при минимизации расходов на работу бухгалтеров. В качестве бонуса клиентам предлагается выгодная возможность заключить договор на юридическое и правовое обслуживание компании или ИП. Для начала сотрудничества заполните заявку, размещенную на сайте «БАЛИОТ».

Соглашение об обмене

После подписания договора со спецоператором и получения электронной подписи нужно поставить в известность Пенсионный фонд о своем желании подавать электронную отчетность. В настоящее время единого алгоритма действий не существует. Раньше от страхователя требовалось заявление о подключении к электронному документообороту и соглашение с ПФР об обмене. Однако в настоящее время данный порядок утратил силу (распоряжение Правления ПФР от 21.09.2018 № 487р).

В связи с этим актуальный алгоритм действий, как подключить электронную отчетность в ПФР, лучше узнать в своем территориальном отделении.

Программа

Существует два варианта использования программ для подготовки отчетов. В первом случае, используется штатная бухгалтерская программа, в которой ведется учет. Главное, чтобы она умела сохранять отчетность в виде xml-файлов.

Во втором случае, если бухпрограмма не обладает такой возможностью, то существуют бесплатные программы, рекомендованные Пенсионным фондом.

Об использовании конкретных видов программ целесообразно уточнить в своем территориальном отделении Фонда. Как правило, разные отделения рекомендуют разные программы. Они доступны для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда России. Как настроить электронную отчетность в ПФР? Скачать или купить специальную программу для сдачи пенсионной отчетности.

Как отправить

Перечислим порядок действия страхователя при подаче отчетности то телекоммуникационным каналам связи:

  • обеспечение достоверности передаваемых документов;
  • формирует отчет со сведениями о застрахованных лицах и иными сведениями для отправки;
  • проверяет правильность подготовки отчета с помощью проверочной программы ПФР или специальной программы спецоператора;
  • отправляет готовые и проверенные файлы с xml-формате через оператора.

После того как отчет будет отправлен, страхователь (организации и предприниматель) получит из Пенсионного фонда квитанцию о доставке отчетности. Далее страхователю пришлют протокол контроля сведений и нормативный срок протокола.

В ответ на сообщения из ПФР нужно отправить квитанцию о доставке протокола контроля, подписав ее собственной электронной подписью.

Если из ПФР получен положительный протокол, то это свидетельствует об успешной сдаче отчета. Датой сдачи в таком случае является день формирования квитанции о доставке, полученной из Фонда. Если же протокол отрицательный, то значит при проверке найдены ошибки. Такой отчет считается непринятым. Исправив ошибки, нужно повторно отправить документ.

Если по какой-то причине квитанция о доставке или прокол контроля не поступили, нужно связаться с оператором связи и выяснить причины их отсутствия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как бесплатно отправить налоговую декларацию через интернет

Налоговая инспекция давно разработала сервис, который помогает всем юридическим лицам и ИП отправлять декларации бесплатно через сайт ФНС. Однако, пользуясь этой системой, придется перебивать все цифры с бумажного носителя вручную — такой способ может привести к ненужным ошибкам и недочетам. Если плательщик будет очень внимателен, ошибок, вероятно, не возникнет, но потратить деньги все-таки придется. Связано это с тем, что отправить отчет можно только с помощью электронной подписи, которая покупается в удостоверяющем центре РФ.

Для облегчения процесса многие IT-компании создают специальные сервисы электронной отчетности. У них же любая компания может приобрести и электронную подпись. Через электронные сервисы можно легко и быстро отправить любой отчет в ФНС. Помимо этого, компании могут запросить сверку по всем налогам, отправить письма, ответить на требования инспекторов и даже приложить сканы запрашиваемых документов. Сервисные центры оказывают техподдержку пользователям и всегда помогают решить возникшие вопросы.

Когда сдавать новую отчетность в ПФP?

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года. Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.

Форма отчета СЗВ-ТД

Скачать форму отчета СЗВ-ТД

Обратите внимание, как заполнять отчет СЗВ-ТД. Информация о работнике должна совпадать с указанной в страховом свидетельстве. В графе 4 должность вносится в соответствии со штатным расписанием.

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

1 — Прием

2 — Перевод на другую работу

3 — Переименование работодателя

4 — Установление (присвоение) сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации

5 — Увольнение

6 — Запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который дополнит ст. 5.27 КоАП частью 11. В соответствии с ней за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных или недостоверных сведений должностные лица будут привлечены к административной ответственности в виде предупреждения. Какую меру ответственности законодатели утвердят в окончательном чтении, пока неясно. Но уже понятно, что этому участку учета уделяется пристальное внимание.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2020 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Проверить себя

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

  1. Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
  2. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
  3. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
  4. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

Читайте также: Электронная трудовая в вопросах и ответах

Как следить за состоянием отправки отчета и получать подтверждения?

Все сданные через личный кабинет ФНС отчеты отображаются в пункте меню «Список переданных файлов»:

По каждому отчету можно подсмотреть подробности, нажав на ссылку в столбце «Состояние». Здесь будут видны все детали, а также можно скачать документы-подтверждения или справку от отказе:

Можно ли переписываться с налоговой через личный кабинет?

На сайте nalog.ru говорится о том, что через личный кабинет также можно:

  • Делать запросы в налоговую по задолженности перед бюджетом, по переплатам, зачете и возврате переплат и т.п.
  • Получать выписку из ЕГРН в отношении самого себя.
  • Сверяться с налоговой по состоянию расчетов по налогам, пеням, штрафам и т.п.
  • Отправлять в ФНС заявления на уточнение невыясненного платежа, платежных документов (если в них вы нашли ошибки самостоятельно), заявления о зачете/возврате переплаты.
  • Подавать документы на регистрацию юрлица, внесение изменений в ЕГРЮЛ, постановку на учет обособленных подразделений и снятие их с учета, постановку на учет в качестве плательщиков ЕНВД.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *