Печать ОРД проставляется

Спустя почти год после вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» на сайте Росархива были опубликованы методические рекомендации по его применению, но без грифа утверждения или согласования, одобрения.

Эту новую разработку ВНИИДАД специалисты отрасли уже и не ждали. Потому что, во-первых, в самом ГОСТ Р 7.0.97-2016 прослеживается некоторая методическая составляющая за счет применения формулировок: «…по усмотрению организации…», «…закрепляется в локальном нормативном акте организации…», «…может проставляться…, включать…, дополняться…» и т.п. А во-вторых, ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработан с учетом преемственности правил, закрепленных в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, и не вносит каких-либо коренных изменений в оформление реквизитов организационно-распорядительных документов и разработку бланков. А предыдущий ГОСТ Р 6.30-2003 за почти 15 лет можно считать практически внедренным.

Тем не менее специалисты надеялись, что в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» будут разъяснены и фактически исправлены прежде всего небрежность разработки и технические ошибки, допущенные и в тексте, и в приложениях к самому стандарту. Анализ текста и приложений к Методическим рекомендациям показывает, что, к сожалению, формальный подход и небрежность разработки проявились и в них. А самое главное – сам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации оказались практически не ориентированными на актуальную цифровизацию, на решение задач создания документов в статусе электронных оригиналов, что является проблемой для всех специалистов служб делопроизводства.

Зачем разрабатываются рекомендации по внедрению и применению стандартов

Обратим внимание на методику, которая применялась на общегосударственном уровне в процессе разработки унифицированных систем документации и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации:

  • разрабатывается стандарт на соответствующую систему документации;
  • одновременно разрабатываются и внедряются методические указания по внедрению и применению стандарта;
  • утверждается альбом унифицированных форм соответствующей системы документации, реализующий требования конкретного стандарта.

Результатом применения данной методики является такой всем известный «долгожитель», как Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, электронные шаблоны которого поддерживаются информационной системой «1С:».

Наибольших успехов в разработке типовых унифицированных форм документов достигли ФНС России, Росстат, Минфин России, Пенсионный фонд РФ и Банк России, сформировавшие унифицированные системы документации, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации, и поддерживающие в актуальном состоянии альбомы форм. Именно типовые унифицированные формы и их электронные шаблоны (как форма представления документов) позволили этим организациям обеспечить переход на реальный публичный электронный документооборот в зоне их ответственности и в рамках стандартизации электронной отчетности.

В настоящее время на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) каждый федеральный орган должен самостоятельно разрабатывать и утверждать Альбом шаблонов унифицированных форм документов в пределах своей компетенции. Для их разработки большое значение имеют единые требования к оформлению документов и, как следствие, единообразные формы представления и оформления реквизитов, атрибутов и метаданных электронных документов. Пока неизвестно, будет ли разработан Альбом форм унифицированных организационно-распорядительных документов, которым, кстати, в ОКУД присвоены соответствующие коды форм.

Для практической деятельности служб делопроизводства организаций из этой методики можно сделать конкретные выводы:

  • Если правила составления и оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентируются в Инструкции по делопроизводству вашей организации, то для ее лучшего соблюдения можно разработать рекомендации:
    • по составлению и оформлению этих документов
    • с примерами и вариантами оформления,
    • порядком согласования и маршрутизацией рассылки и ознакомления.

Эти рекомендации могут представлять собой один или несколько локальных нормативных актов, они станут вариативными правилами, их легко актуализировать, публиковать на внутреннем сайте, доводить до сведения, обучать исполнителей, на их основе методически руководить составлением и оформлением документов исполнителями и осуществлять нормоконтроль их качества. А самое главное – разрабатывать на их основе типовые формы документов соответствующих видов.
Типовые унифицированные формы утверждаются приказом первого руководителя, постепенно включаются в Классификатор форм документов организации, а затем на их основе проектируются «входные» формы в СЭД и необходимые электронные шаблоны для создания документов в статусе электронных оригиналов или проектов и копий.

  • Если составление и оформление организационно-распорядительных документов регламентируется стандартами предприятия (СтП), в рамках которых утверждены унифицированные формы документов и шаблоны, в т.ч. и состав атрибутов электронных форм, то для успеха применения СтП также необходимы конкретные рекомендации по их применению. Поскольку на практике СтП создаются на процессы разработки, составления и оформления раздельно по подсистемам документации (организационные, распорядительные, внутренние справочно-информационные, переписка, обмен электронными сообщениями и т.п.), то и рекомендации необходимо разрабатывать на каждый стандарт.
  • Утверждать и вводить в действие рекомендации по составлению и оформлению документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству возможно постепенно в соответствии с планом работы службы делопроизводства. А рекомендации по применению СтП необходимо утверждать и вводить в действие одновременно с утверждением и введением в действие каждого СтП.
  • Вносить необходимые изменения и дополнения в рекомендации в рамках применения и уточнения требований Инструкции или СтП можно в оперативном режиме.

Как разработать Классификатор, Табель и Альбом унифицированных форм документов организации, показано в статье с множеством примеров «Разработка форм документов на предприятии» журнала № 1’ 2017 См. статью «Шаблоны документов в MS Word» журналов № 2’ 2017, № 3’ 2017 и № 4’ 2017 См. статью «Для каких документов создавать бланки» журнала № 2’ 2017

Таков опыт лучших практик служб делопроизводства, от которых требуют не только организации электронного документооборота, но и получения определенной «добавленной стоимости» от регламентированных процессов. А она обеспечивается сокращением затрат времени всех работников организации на составление и оформление документов за счет применения унифицированных типовых форм и шаблонов.

  • Главная
  • Избранное
  • Популярное
  • Новые добавления
  • Случайная статья

Задание 1.

УРОВЕНЬ А.

Укажите верное утверждение или нет:(ВЕРНЫЕ ВЫДЕЛИЛ)

1.Служебное поле документа предназначено для нанесения специальных изображений

2. Постоянный реквизит – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка

3. Переменный реквизит наносится при составлении документа

4. Левое поле может быть увеличено

5. Страницы документа можно нумеровать на нижнем поле листа

6. Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках

7. На бланках оформляется только первая страница документов

8.Реквизиты бланка организации субъекта РФ можно оформить только на

национальном языке

9.На бланке можно поместить сокращенное название организации, даже если оно не закреплено в Уставе этой организации

10. Документ не может содержать более четырех адресатов

11. Документ может быть утвержден должностным лицом.

12. В конце заголовка к тексту документа точка не ставится.

13. К документам, оформленным на формате А5, заголовок к тексту не составляется.

14. Текст документа на формате А4 оформляется через полтора интервала.

15. Текст документа может быть представлен в форме таблицы.

16. Количество листов в приложении к тексту не указывается.

17. В расшифровке подписи инициалы всегда стоят до фамилии.

18. Документы финансового характера могут иметь две подписи.

19.Отметка об исполнении документа проставляется в левом нижнем углу первого листа документа.

20.Отметка о поступлении проставляется только на присылаемых (входящих) документах.

К каждому заданию дано 4 варианта ответа, из которых только один верный. Выберите правильный ответ.

Листы нумеруются

а) посередине нижнего поля листа;

б) посередине верхнего поля листа;

в) в правом верхнем углу;

г) в левом верхнем углу.

Нумерацию страниц оформляют

а) 25;

б) -25-;

в) стр.25;

г) страница 25.

Каким интервалом отделяют друг от друга реквизиты при оформлении документа на формате А4

а) одинарным;

б) двойным;

в) тройным;

г) полуторным.

Какой реквизит не входит в состав бланка письма

а) справочные данные об организации;

б) место издания;

в) ссылка на номер и дату входящего документа;

г) дата.

Должностной бланк является разновидностью

а) общего бланка;

б) бланка письма;

в) бланка конкретного вида документа;

г) все ответы верны.

Может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке заместителя министра

а) может;

б) не может;

в) по желанию;

г) нет правильного ответа.

Реквизит «справочные данные об организации» оформляют

а) только на бланках письма;

б) на всех бланках;

в) только на бланке конкретного вида документа;

г) только на общем бланке.

8. На бланке субъектов РФ реквизиты оформляются:

а) только на русском языке;

б) только на национальном языке;

в) на двух языках: русском и национальном;

г) по желанию.

9. Дата документа оформляется:

а) 23.12.2010;

б) 23.XII.2010;

в) 23.12.10;

г) 23 декабря 2010.

При адресовании должностному лицу инициалы ставят

а) до фамилии;

б) после фамилии;

в) по усмотрению секретаря;

г) все ответы верны.

11. Место издания документа оформляется:

а) г. Кострома;

б) Кострома;

в) гор. Кострома;

г) город Кострома.

Служебное письмо может содержать не более

а) четырех адресатов;

б) двух адресатов;

в) трех адресатов;

г) пяти адресатов.

Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным

а) на формате А4;

б) на формате А5;

в) на формате А3;

в) на любом формате.

Текст документа на формате А4 оформляют

а) через один интервал;

б) через полтора интервала;

в) через два интервала;

г) все ответы верны.

Резолюцию оформляет

а) руководитель;

б) секретарь;

в) исполнитель;

г) сотрудник отдела кадров.

В реквизите «подпись» инициалы ставят

а) до фамилии;

б) после фамилии;

в) не имеет значения;

г) все ответы верны.

Отметка о поступлении оформляется

а) на поступающих документах;

б) на отправляемых документах;

в) на всех документах;

г) все ответы верны.

Результат рассмотрения документа руководителем оформляется

а) грифом утверждения;

б) резолюцией;

в) грифом согласования;

г) нет правильного ответа.

19. ГОСТ Р. 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает следующее количество реквизитов документов:

а) 25;

б) 29;

в) 30;

г) 32.

Диаметр изображения герба РФ или субъекта РФ на бланке предприятия не должен превышать

а) 10 мм;

б) 20 мм;

в) 30 мм;

г) 35 мм.

Текст служебного документа может быть написан

а) деловым стилем;

б) научным стилем;

в) художественно-публицистическим стилем;

г) все ответы верны.

22. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется:

а) в два ряда на одном уровне;

б) одна подпись под другой;

в) оба ответа верны;

г) оба ответа не верны.

Печать ОРД проставляется

а) на любом свободном месте;

б) должна быть захвачена часть наименования должности лица;

в) должна быть захвачена расшифровка подписи;

г) все ответы верны.

УРОВЕНЬ В.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности: точность, исключающая возмозможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей и языковой стандарт — стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише.

Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе — совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

  • законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
  • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
  • законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
  • технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • унифицированные системы документации;
  • нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база — документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства.

3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства.

5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

6. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *