Перераспределение обязанностей между работниками

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Распределение труда АУП

Распределяющий обязанности руководства документ — конечный этап работы по оптимизации труда в управленческой структуре.

На начальной стадии такой работы пересматриваются, а при их отсутствии — разрабатываются и утверждаются должностные инструкции руководителей организации. Единой нормативной базы по написанию подобных документов в России нет. С одной стороны, это позволяет учесть специфику работы объекта руководства, а с другой – усложняет процесс написания, при фактическом отсутствии инструкционного, рекомендательного материала. Единственный документ, на который обычно опирается руководитель при разработке инструкций для подчиняющихся ему управленцев, – Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКСД).

Используются методики современных специалистов по управлению кадрами, учитываются базовые цели руководства структурными подразделениями. Определяющее значение имеют личностные особенности управленца. Они выявляются с помощью:

  • индивидуальных собеседований;
  • наблюдений;
  • собранного фактического материала о стиле руководства и результатах работы.

Кстати говоря! Делегирование ответственности, как правило, осуществляется по двум моделям, условно называемым «елочка» и «матрешка». В первом случае высший руководитель использует лишь часть прав и полномочий заместителя, а во втором имеет место множественное подчинение и полное поглощение прав руководителя низшего ранга. Выбранная модель берется за основу ЛНА.

В должностной инструкции рекомендуется разделять ответственность руководителя и вмененные в обязанность ему управленческие действия.

Грамотное распределение ответственности между руководителями невозможно без локального НА – Положения о подразделениях. В этом документе прописываются цели, задачи, объем выполняемых функций подразделения, ответственность и ФИО ответственных лиц. Четкое распределение управленческих задач и ответственности на практике позволяет избежать накладок, дублирования. Итогом проведенной работы является приказ о распределении обязанностей между руководителями.

О распределении обязанностей (полномочий) между заместителями руководителя Федерального агентства научных организаций

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

ПРИКАЗ

от 5 августа 2016 года N 403

О распределении обязанностей (полномочий) между заместителями руководителя Федерального агентства научных организаций

(с изменениями на 30 августа 2016 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом ФАНО России от 30 августа 2016 года N 433.
____________________________________________________________________

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2013 года N 959 «О Федеральном агентстве научных организаций»
приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Распределение обязанностей (полномочий) между заместителями руководителя Федерального агентства научных организаций.

2. Признать утратившими силу приказы Федерального агентства научных организаций от 17 марта 2015 года N 96, от 13 апреля 2015 года N 157, от 25 июня 2015 года N 297, от 17 июля 2015 года N 375, от 29 декабря 2015 года N 697, от 17 февраля 2016 года N 62, от 31 марта 2016 года N 116, от 12 апреля 2016 года N 159, от 13 апреля 2016 года N 167, от 10 мая 2016 года N 225, от 23 мая 2016 года N 261.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель
М.М.Котюков

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

(A) p название должности и отдела, в котором имеется эта должность

(B) x все перечисленное

(C) p описание выполняемых функций, обязанностей и прав

(D) p взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными

179. Отцом научного управления» часто называют:

(A) p Г. Ганта – он создал график, который позволял планировать, распределять и проверять работу. Этот график явился предшественником системы сетевого планирования ПЕРТ, в которой сейчас используют ЭВМ. Он же знаменит своей системой материального стимулирования за выполненное задание

(B) p А. Файоля – он опубликовал книгу «Общее и промышленное управление», где сформулированы принципы управления, в том числе разделение труда и единство командования

(C) x Ф. Тейлора – он пытался обосновать дневную норму рабочего методами хронометража и изучения его трудовых движений

(D) p Фрэнка и Лилиан Гильбертов – они выделили семнадцать основных микродвижений рабочих, назвав их терблигами; а также они разработали метод анализа микродвижений, в основу которого была положена кинограмма движений рабочего

Почему методы прямого принуждения и страха наказания постепенно вытесняются методами социального принуждения?

(A) p стало невыгодно держать большой штат сотрудников

(B) p трудно подготовить менеджера, способного эффективно их использовать

(C) p рабочее движение добилось определенной защищенности рабочих от прямого принуждения

(D) x механизм принуждения перестал обеспечивать развитие производства

Каково оптимальное число подчиненных?

(A) p 15-30 человек

(B) x 7-12 человек

(C) p 3-5 человек

(D) p чем больше подчиненных, тем легче работать

От какого фактора не зависит тип производственной системы?

(A) x от региональных программ обеспечения занятости

(B) p отстратегии маркетинга

(C) p от вида продукции

(D) p от рынка

Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля – это

(A) p выбор стандартов

(B) p выбор подходящей единицы измерения

(C) x измерение результатов

(D) p выбор критериев

Какой из неформальных методов прогнозирования позволяет получать наиболее ценную информацию?

(A) x промышленный шпионаж

(B) p наглядная информация

(C) p письменная информация

(D) p информация в глобальных сетях

Технология мелкосерийного или единичного производства обычно применяется в таких компаниях как

(A) p «Форд»

(B) x «Боинг»

(C) p «Шелл»

(D) p «Макдональдс»

Как контролировать рабочую нагрузку сотрудников?

Не выполняет план, не справляется с обязанностями, затягивает дела – первое, на что обращает внимание руководитель. Обратная ситуация: сотрудник успевает выполнить задачу за себя и “за того парня”. Все получается на отлично.

Его нагружают новыми поручениями. Как будто так и должно быть. Идеальное положение? Увы, и то, и другое далеко от совершенства.

Как вдохновить подчиненного трудиться ответственно, в полную силу и не допустить его морального выгорания? Об этом и поговорим.

Боремся с переработкой сотрудников

40 часов в неделю, 8 часов в день – стандарт, по которому должен отработать среднестатистический специалист. Это норма, установленная Трудовым законодательством, статьей 91.

Переработки закон допускает, но не выше, чем на 120 часов в год, и с письменного согласия человека. Это уже статья 99 ТК РФ. Исключения — ликвидация последствий стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций и т.п..

Итак, почему «сверхурочка» продолжает оставаться будничным явлением:

  • плохая организация труда;
  • большой объем работы;
  • недостаточная квалификация;
  • низкая мотивация или, напротив, желание зарекомендовать себя и работать до последнего.

Проблему исключают программы учета рабочего времени. Они автоматически соберут информацию о занятости и представят реальную картину положения дел, которая поможет организовать трудовой процесс наилучшим образом.

Перераспределение задач между существующим персоналом

Грамотно распределить нагрузку в коллективе – уже шаг к успеху. И атмосфера в компании будет здоровой, когда каждый видит свою цель, понимает, что коллеги столь же продуктивны, а тебе не приходится спасать чью-то голову из-за срывов дедлайнов.

Работать в условиях мультизадачности – одно из требований сегодняшних нанимателей, и его нельзя не брать в расчёт.
Есть одно “но”.

При переключении с одного задания на другое у человека увеличивается стресс, возникает тревожность, снижается концентрация и, как итог, работа выполняется поверхностно, некачественно. Главное, снижается эффективность.

Перераспределение обязанностей между сослуживцами определяют несколько причин:

  • увеличение производительности и самодисциплины специалиста;
  • поддержание и расширение квалификации команды;
  • взаимозамена на период отпуска;
  • предотвращение морального выгорания, конфликтов, злоупотребления со стороны работников.

Перекосы в распределении задач предупреждает простой алгоритм действий: планирование, организация, мотивирование, контролирование деятельности подчиненных.

Если изначально организовать рабочий процесс и распределить обязанности, то на стадии контроля итогов проекта не придется нервничать из-за срыва сроков исполнения.

Оценка излишней нагрузки сотрудников и последующий найм новых

Задача менеджера, руководителя оценить, почему кто-то из его подчиненных работает, не разгибая спины, а другие успевают и с соседями пообщаться, и дополнительный кофе-брейк себе устроить.

Вероятно, в первых есть уверенность, что они все сделают качественно, в срок, а потому им подкидывают все новые и новые поручения.

Возможно, вторые недостаточно квалифицированы и в течение дня делают то, что коллеги успевают свернуть за пару-тройку часов.

Ежедневно в своих кабинетах задерживаются 26% служащих. Об этом говорят мониторинги исследовательских центров. 28% остаются дорабатывать как минимум один раз в неделю и несколько раз в месяц. Стрессы, недосыпы, опоздания, снижение работоспособности – явные следствия такого графика.

С чего начать регулировать такое положение? Определить продуктивность каждого работника, объем полезной деятельности за определенный период. Ориентироваться на показатели лучших специалистов. Ведь тот, кто корпит над вопросом до позднего вечера, часто антипример для остальных.

Дальше дело математики. Умножить «производительность в час» на 8 часов и получить показатель, как сильно загрузить рабочего в день, месяц.

Если выясняется, что не укладываются в сроки по проектам из-за перегруженности, а не как из-за низкой квалификации, то стоит подумать об усилении компании.

Продвинуть, поощрить, разгрузить самых быстрых, часть заданий переадресовать недозагруженным и увеличить штат предприятия.

Система контроля нагрузки сотрудников

Тактические ошибки в организации труда предупреждают IT-решения. Их преимущество в том, что они исключают человеческий фактор при анализе рабочей ситуации, позволяют объективно проанализировать целенаправленность коллектива. CrocoTime называют одним из самых удобных. Сотни компаний в России выбрали его за определенные достоинства:

  • система автоматизированная, отслеживает работу с момента включения ПК, фиксирует перерывы, отвлечения;
  • позволяет сделать точную фотографию дня каждого сотрудника, подразделения, отдела, показывает, в какой момент решаются конкретные задачи;
  • собирает статистику, как с одинаковыми обязанностями справлялись разные специалисты;
  • представляет картину дня по востребованным программам и сайтам среди персонала.

Программа учета рабочего времени

Сформировать умный, эффективный, грамотный штат нелегко. Но выполнимо. Вместе с системой CrocoTime. Во-первых, за счет ее функции постоянного мониторинга деятельности.

Во-вторых, за возможность учета рабочего времени, оптимизацию работы. И в-третьих, за подспорье в перераспределении ресурсов по их деловой активности.

В контроле за рабочей нагрузкой CrocoTime помогает добиться следующих целей:

  • перераспределить должностные обязанности. Определить, сколько времени работник затратил на выполнение задачи. На основе этих сведений оценить профессиональную подготовку кадров и назначить нагрузку в соответствии с компетенциями;
  • составить продуманное штатное расписание, чтобы эффективно использовать трудовые ресурсы. Получив картину загруженности персонала, понимаешь, стоит ли нанимать новые, свежие силы. Или направить кадры на переквалификацию, и в соответствии с ней распределить их по свободным вакансиям;
  • оптимизировать затраты. Программа учета рабочего времени CrocoTime с точностью до минуты зафиксирует, кто сколько реально трудился, а кто надолго погрузился в развлекательные сайты. А значит, можно платить только за отработанный срок, тем самым сокращая расходы по ФОТ.

И стоит помнить, что CrocoTime стоит на стороне коллектива — открыто показывает переработку, сверхнагрузку и позволяет избежать недовольства недооценкой усилий и стараний.

1. Какими чертами характера должен обладать такой архетип управляющего как «администратор»?

(А) Быть общительным и уметь вдохновлять людей на максимальную самоотдачу

(В) Иметь аналитический склад ума

+(С) Быть предельно объективным и полагаться на факты и логику

(D) методичность в работе, прогнозирование будущего

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Rootpay📌 Реклама

Приказ включает такие реквизиты, как:

  • Наименование вида документа – ПРИКАЗ
  • Дата (датой приказа является дата его подписания)
  • Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
  • Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
  • Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

  • «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
  • «что сделать» (указывают конкретную работу)
  • «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. 📌 Реклама Отключить

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

  • Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
  • Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
  • Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» П Р И К А З
20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической

службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

  • Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
  • Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
  • Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Визы:

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт

Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. 📌 Реклама Отключить

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  • Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
  • Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *