Персональные данные сотрудников

Обновление: 22 марта 2017 г.

Важный показатель деятельности организации — ее списочная численность работников. Это количество трудящихся в ней лиц на определенную дату или период; отправная точка для определения среднесписочной численности – величины, широко используемой для статистических целей и налогообложения.

Нормативное регулирование

Определять названные выше показатели предписывают законодательство и нормативные акты в этих сферах.

Основные вопросы определения списочной численности и состава регулируются в:

  • действующей до настоящего времени Инструкции по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. 17 сентября 1987 г. Госкомстатом СССР (далее – Инструкция);
  • Приказе Росстата от 03.08.2015 N 357, которым утверждена форма статистического отчета 57-Т (далее – Приказ № 357), и др. приказы.

Там же определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.

Списочный состав работников

Для установления численности работников сначала определяют их списочный состав.

Этот вопрос регулируется в разделе втором Инструкции.

Пункт 9 предписывает включать в списочный состав всех работников, которые приняты как на постоянную, так и на сезонную и временную работу, сроком более одного дня. Там же конкретизируются категории работников и особенности их отнесения.

В пункте 10 Инструкции оговаривается, что не включаются в списочный состав работников совместители и лица, не состоящие в штате данной организации (в современной трактовке прежде всего — выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера и т.п.)

Что включает списочная численность

Для статистической отчетности и исчисления налогов и сборов имеет значение численность работников списочного состава. Это количественный показатель списочного состава, приводящийся на заданную дату, а также в среднем за отчетный период (которым может быть месяц, квартал, год с его начала). Именно усредненный показатель чаще всего необходим для статистических и налоговых целей.

Правилам подсчета этой величины посвящен раздел третий Инструкции (пункты 11 – 23).

В списочную численность включаются все работники организации, которые на заданные дату или период заняты в ней, за некоторыми исключениями. При этом каждый работник учитывается в ней только однажды и как одна единица; включаются туда как фактически работающие лица, так и отсутствующие на работе.

Численность работников списочного состава обязана соответствовать сведениям, содержащимся в табеле учета использования рабочего времени.

Исключаются из списочной численности совместители и некоторые другие категории.

Некоторые категории работников, включаемые в списочный состав, в среднесписочную численность не входят, например, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (п. 14 Инструкции).

Штатно-списочный состав работников

На основе штатного расписания и списочного состава работников организации издается такой документ, как штатно-списочный состав.

Он представляет собой один из тех, что образуются при документировании однотипных управленческих функций различных организаций вне зависимости от их форм собственности и прочих факторов. Его составление предписано п. 74 раздела 1.2 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, в котором установлены также сроки хранения таких документов.

Скачать образец штатно-списочного состава работников

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Категории персональных данных

К первой категории относятся личные сведения о расовой принадлежности, состоянии здоровья, политических взглядах.

Ко второй категории относится информация, благодаря которой можно получить дополнительную информацию о субъекте — номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.

В третьей категории содержится информация, позволяющая идентифицировать работника (ФИО+ паспортные данные).

В последней, четвертой категории находятся общедоступная информация(данные о профессии и квалификации).

Хранение и использование данных о персонале

Работодатель обязан ввести порядок хранения и использования сведений о работниках (ст. 87 ТК РФ). Документы по сотруднику объединяются в личное дело. Порядок хранения и ведения личных дел вводит и контролирует работодатель. Личные дела руководителей компании, работников, имеющих государственные звания, и так далее хранятся постоянно. Личные дела других работников храните 75 лет. Ответственность по хранению, ведению, учету, выдаче трудовых книжек тоже возлагается на работодателя.

Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:

  • известите лиц, которые получили доступ к информации о работнике, что ее следует использовать только в тех целях, для которых они были сообщены;
  • передача данных внутри одной компании должна проходить согласно правилам локального акта, с которым работник был ознакомлен;
  • доступ к данным получают только специально уполномоченные лица;
  • запрещено делать запрос о здоровье работника у медицинского учреждения.

Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего). Также нужно обеспечить сотрудникам свободный доступ к своим личным сведениям и медицинским данным. Помните, что работник имеет право обжаловать в суде незаконные действия работодателя и привлечь должностное лицо-нарушителя к уголовной или административной ответственности.

Ответственность за нарушение правил работы с личной информацией

В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.

  • К дисциплинарной ответственности относятся замечание, выговор, увольнение.
  • К административной ответственности относятся предупреждение или штраф от 3 до 5 МРОТ.
  • К материальной ответственности привлекаются работники, которые непосредственно обрабатывают персональную информацию. В случае незаконного распространения информации сотрудник организации может заявить о моральном вреде и потребовать его возмещения у работодателя.
  • Уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ за незаконное распространение сведений о лице без его согласия предусматривает штраф в сумме до 200 000 рублей, либо обязательные работы от 120 до 180 часов, либо арест до 4 месяцев.

Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.

Автор статьи: Александра Аверьянова

Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись. При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники. Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных. Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения. Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия. Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *