Положение об архиве

Утверждено

Приказом

N от

1. Общие положения.

2. Состав хранящихся в архиве документов.

3. Основные задачи и функции архива.

4. Права и полномочия архива.

5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом.

1. Общие положения

1.1. Архив является структурным подразделением и входит в состав Общего отдела.

1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение площадью кв. м, расположенное на этаже здания по адресу: . Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.

1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами субъекта РФ, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.

2. Состав хранящихся в архиве документов

2.1. В архиве хранятся следующие документы: .

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых на хранение.

3.1.2. Прием и хранение документов профиля архива.

3.1.3. Учет документов архива.

3.1.4. Выдача в установленном порядке из архива документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.

3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.2.1. Осуществляет обособленное хранение:

— документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов;

— страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;

— документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.

3.2.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости — картонирование документов.

3.2.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

— контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;

— обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;

— контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;

— обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

3.2.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.

3.2.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

3.2.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

3.2.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

— готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива;

— в соответствии с планом работы архива готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов на хранение;

— при необходимости осуществляет имеющимися в архиве средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

3.2.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложениях к ним уникальных или особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:

— готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда использования;

— в соответствии с планом работы архива готовит документы к страховому копированию для передачи их в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда;

— учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования;

3.2.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном законом порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.

3.2.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

3.2.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архива, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

3.2.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:

— использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям по их запросам во временное пользование;

— проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;

— проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.

Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.

3.2.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.

3.2.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.

3.2.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.

3.2.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

3.2.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) учет документов.

3.2.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архива в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами для данного вида документов.

3.2.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

3.2.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу.

3.2.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архива.

3.2.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архиве работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архиве, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.

3.2.23. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников архива.

3.2.24. Изучает и использует передовой отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.

3.2.25. Готовит и проводит совещания, семинары по профильному архиву направлениям.

3.2.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководящих органов и должностных лиц .

3.2.27. Вносит по согласованию с руководителем Общего отдела, в состав которого входит архив, на рассмотрение , вопросы по профильным архиву направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.

4. Права и полномочия архива

4.1. Архиву предоставляются следующие права:

4.1.1. Требовать от структурных подразделений организации и от организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

4.1.2. Вносить по согласованию с Общим отделом предложения руководству архива о распорядке дня работы архива в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.

4.1.3. Ставить перед руководством Общего отдела вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

4.1.4. Вносить на рассмотрение руководства Общего отдела обоснованные предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки и других мероприятий по обеспечению хранения документов.

4.1.5. Архив не принимает к исполнению требования:

— без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;

— без визы руководителей структурных подразделений при передаче документов для проведения работ сотрудниками архива.

4.1.6. Архив имеет право отказать в выдаче подлинных документов при наличии фонда пользования данных документов, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами. Вопрос о выдаче документов в вышеперечисленных случаях решается руководством архива.

5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом

5.1. Организационно-методическое руководство работой архива осуществляет Общий отдел, в состав которого входит архив; руководство дает задания и поручения архиву через руководителя Общего отдела.

5.2. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности по представлению руководителя Общего отдела.

5.3. Заведующий архивом:

— организует работу архива и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, выполнение других задач и функций, возложенных на архив;

— обеспечивает соблюдение сотрудниками архива трудовой и производственной дисциплины;

— распределяет обязанности между сотрудниками архива, вносит руководству предложения об их поощрении, наложении взысканий за нарушение трудовой дисциплины;

— организует распределение и перераспределение между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов;

— координирует и контролирует деятельность архива по созданию и соблюдению установленных нормативами режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в надлежащем физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:

— проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных документов;

— проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;

— определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию;

— по поручению в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из хранилищ архива;

— организует работу по передаче документов на ответственное хранение;

— контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ;

— руководит работой по учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного учета;

— принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, копирования и охраны документов;

— принимает участие по подготовке документов для получения разрешений на выдачу на время за пределы архивных документов;

— принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;

— руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз (выдачу) за пределы документов, хранящихся в архиве;

— руководит научно-методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета документов, организует их внедрение;

— решает вопросы повышения квалификации специалистов архива, руководит подготовкой программ учебных планов, методических рекомендаций, организует стажировки и прохождения практики специалистов;

— выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступление специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по вопросам организации работы архива.

5.4. При смене заведующего архивом прием-передача документов оформляется актом приема-передачи документов.

5.5. Архив осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых руководителем Общего отдела.

5.6. Архив организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями .

5.7. Штатная численность архива определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом хранимых документов, задачами и объемом выполняемых в архиве работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного для сотрудников архива.

5.8. Работники архива назначаются и освобождаются на основании приказов по представлению руководителя Общего отдела.

5.9. Должностные обязанности сотрудников архива определяются должностными инструкциями.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *