Предупреждение: бланки и образцы

Каким должен быть документ для вынесения предупреждения персоналу? Предлагаем образец приказа замечаний работникам.

В процессе трудовых отношений (в цепочке работодатель – работник) нередко возникают различные проблемные ситуации. Например, касающиеся неудовлетворенности руководства действиями (или их отсутствием) сотрудников. Современная сфера кадрового делопроизводства учитывает ситуации, касающиеся вынесения замечаний персоналу.

Главные причины

Разберемся сначала, для чего и в каких случаях к сотруднику применяется такая мера, как вынесение замечания. Это очень хороший инструмент превентивного, то есть предупреждающего воздействия. Тому работнику, в отношении которого он направлен, нужно четко понимать: ситуация еще не так плоха, как могла бы быть, но она уже находится, как говорится, на грани.

То есть вынесение замечания – это не такая суровая мера по сравнению, например, с ситуацией, когда руководитель намерен объявить выговор. Но такое дисциплинарное взыскание, как вынесение замечания, несмотря на всю его относительную мягкость, не должно вводить работника в заблуждение (мол, это же всего лишь предупреждение, намек на недочеты в работе, а не серьезный выговор). Просто надо понимать: следующий шаг со стороны руководства может быть намного более жестким.

Теперь разберем следующий момент: в каких ситуациях руководство, как правило, прибегает к такой мере дисциплинарного воздействия. Итак, замечание может быть сделано:

  • если сотрудник нарушает трудовой распорядок, внутренние корпоративные правила, действующие в рамках организации);
  • в том случае (и это наиболее распространено, как показывает практика), когда сотрудник не выполняет комплекс своих должностных обязанностей или делает это не в полной мере, причем не просто из-за недопонимания чего-либо, каких-то вопросов, касающихся специфики его деятельности (в этом случае ему бы на помощь обязательно пришли коллеги, если речь идет о предприятии с благоприятным корпоративным климатом), а по причине банальной халатности и нерадивого отношения к работе;
  • из-за систематических опозданий (это тоже весьма распространенная причина объявления замечания);
  • в случае срыва сроков выполнения проекта (здесь речь идет о так называемых рядовых программах, не имеющих для предприятия глобальной значимости);
  • существуют, конечно, и другие предпосылки для того, чтобы применить данную меру административного воспитания сотрудников, но они уже отдаются на откуп руководству предприятий.

Кстати, именно руководитель ставит свою подпись на документе, фиксирующем вынесение замечания. Но никак, например, не сотрудник отдела кадров.

От общих факторов к конкретике

Представим образец приказа (конечно, примерный его вариант). Здесь нужно уточнить следующий момент. Данный документ не является четко регламентированным по форме составления, его можно создавать в довольно свободном стиле (но, безусловно, с соблюдением основных правил современного делопроизводства).

Вот что еще нужно учитывать.

Любой руководитель, считающий стиль своего управления демократичным, не должен выносить замечание без предварительного выяснения причин недоработок и промахов, допущенных сотрудником.

Как это сделать? Путем представления со стороны работника соответствующей объяснительной, направляемой руководителю в письменном виде.

Вот какие основные виды подобных документов существуют:

  • по причине допущенного опоздания;
  • по причине прогула;
  • объяснительная, раскрывающая причины невыполнения функциональных обязанностей и поручений руководства.

Нужно знать еще и вот какую особенность, связанную с рассматриваемым видом дисциплинарного наказания. Факт о вынесении замечания не фиксируется в трудовой книжке провинившегося сотрудника, равно как и не отображается в его личной карточке. Это, безусловно, важно помнить, потому как речь здесь идет о сохранении профессиональной репутации специалиста.

Итак, приказ о вынесении замечания составляется в свободной форме. Но печатается он, конечно, на фирменном бланке компании. Общая схема его составления такова:

  1. В самом верху пишется заголовок, номер документа, дата составления и реквизиты предприятия.
  2. По центру прописывается основная информация, касающаяся того, какова причина составления приказа. Отмечается вид нарушения, который был допущен со стороны провинившегося работника. Кроме того, прописывается распоряжение руководителя организации о наложении на конкретное лицо дисциплинарного взыскания (тут же указывается форма таковой меры, в нашем случае замечание). Чаще всего обозначается и то должностное лицо, на которое накладывается ответственность за мониторинг ситуации, касающейся исполнения приказа (то есть определяется человек, следящий за тем, чтобы приказ был принят к надлежащему исполнению).
  3. В части, завершающей документ, ставятся подписи руководителя, проштрафившегося работника и печать.

Конечно, сотрудник, в отношении которого принята данная мера, может оспорить решение руководителя. Законом, регулирующим трудовые отношения, это вполне допускается. Но практика показывает, что такие ситуации случаются довольно редко.

Прикладываются ли к приказу дополнительные документы? Да, безусловно. Это:

  • докладная записка начальника подразделения;
  • акт;
  • объяснительная провинившегося работника;
  • документы, подтверждающие уважительную причину, вследствие которой было допущено нарушение.

Образцы информационных писем

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(4 4,75 из 5)
Загрузка…

Популярные бланки документов:

  • Акт возврата товара с ответственного хранения
  • Анкета аффилированного лица (физическое лицо)
  • Доверенность на совершение сделки
  • Исковое заявление о взыскании заработной платы
  • Жалоба на действия инспектора ГАИ
  • Положение о премировании работников
  • Инструкция для рабочих по общим вопросам охраны труда
  • Образец приказа о предоставлении отпуска
  • Справка о стоимости выполненных работ (услуг)
  • Ходатайство о вызове свидетелей в суд

Основные моменты оформления акта

Как к информационной части акта, так и к оформительской никаких особенных требований законодательство не предъявляет: акт можно печатать на компьютере или писать от руки обычной шариковой ручкой (ни в коем случае не карандашом), на простом чистом листе А4 или А5 формата или на фирменном бланке организации.

Важно, чтобы акт был подписан самим составителем, а также присутствовавшими при его оформлении сотрудниками.

Желательно получить и автограф провинившегося, но если его заполучить не удалось, об этом в документе следует поставить специальную отметку.

Удостоверять акт при помощи печати или штампа не обязательно – во-первых, он относится ко внутренней документации предприятия, а во-вторых, с 2016 года применение различного рода клише и штемпелей юридическими лицами отменено (иными словами, проштамповывать бумаги нужно только в том случае, если это закреплено внутренними нормативно-правовыми документами фирмы).

Акт пишется как минимум в двух экземплярах – один из которых передается на руки работнику, второй – остается на предприятии и служит в дальнейшем основанием для написания приказа о дисциплинарном взыскании.

При необходимости можно сделать и дополнительные копии акта.

Не менее важные моменты

Хорошо, когда основания для вынесения замечаний, выговоров и т. п. прописаны во внутренних документах организации. Например, таких, как коллективный и трудовой договор, должностные инструкции, другие документы корпоративной значимости. В частности, можно зафиксировать требования в данной области фразами следующего характера: “Нарушение принципов трудовой деятельности, правил внутреннего распорядка, принятых на предприятии норм и условий труда, невыполнение должностных обязанностей влекут за собой наложение дисциплинарных взысканий. Все основания для их вынесения зафиксированы в соответствующих документах предприятия”.

Очень часто случается так, что при приеме на работу сотрудник не информируется о политике руководства, касающейся специфики дисциплинарного воспитания, осуществляемого в рамках предприятия. В этой части не проводятся, как правило, соответствующие инструктажи или даже просто собеседования. Это является значительным упущением предприятий (их руководящего состава и кадровых служб). Компаниям необходимо, наряду с проведением процедур ознакомления работника с его должностными обязанностями, ввести в практику и беседы о том, какие меры административного воздействия применяются на предприятии в случае нарушения сотрудниками правил трудового распорядка, невыполнения своих профессиональных обязанностей, допущения систематических опозданий, игнорирования приказов, вносимых со стороны руководства.

Такой подход (конечно, при его грамотном построении) во многом бы снизил вероятность допущения работниками нарушений. И сформировал бы положительный корпоративный климат внутри коллектива предприятия, поскольку вынесение замечания – это всегда определенный психологический груз, накладываемый на работника. И даже в каких-то случаях он провоцирует возникновение стрессовой ситуации, в которой провинившийся сотрудник может пребывать довольно длительное время.

В таких условиях говорить о плодотворной результативной деятельности весьма затруднительно. В итоге выходит, что именно руководство и кадровая служба во многом виноваты в сложившейся ситуации (когда изначально не был проведен соответствующий инструктаж о мерах взыскательного характера).

Но в любом случае кто бы ни был главным виновником, спровоцировавшим такое положение дел, именно предприятие теряет в итоге многое: и благоприятный психологический климат внутри коллектива, и конструктивные взаимоотношения в цепочке работник – работодатель, и обеспечение стабильно высоких производственных показателей развития.

Виды нарушений трудовой дисциплины

Считается, что существует три вида проступков:

  1. неподчинения вышестоящему начальству или нарушение субординации (административные);
  2. отказ или неумение выполнить нормы труда (технические);
  3. пренебрежение к режиму труда и отдыха (режимные).

И если с административными и режимными нарушениями все более-менее ясно: совершил проступок, не предоставил никаких объяснений, руководство составило акт, а потом последовало наказание, то при технических дело обстоит несколько сложнее.

Дело в том, что нарушение норм труда нужно не только зафиксировать, но и убедиться в том, что оно было допущено по причине именно работника, а не, к примеру, устаревшего или сломанного оборудования.

Во избежание неправомерно наложенного взыскания сотрудники предприятий, имеющие дело со сложной техникой, обязаны своевременно сообщать начальству в докладных записках о ее поломках и дефектах – в противном случае, к ним может быть применен акт о нарушении трудовой дисциплины.

Представьте себе два сценария:

Сценарий А.
Уже неоднократно составлялись разговоры с одним из членов команды о низком качестве его работы.В попытке решить эту проблему было создано соглашение о необходимости повышать результативность. Но спустя несколько недель несмотря на тренировки с коллегами и поддержку со стороны руководителя, не произошло никаких улучшений. Что делать дальше?

Сценарий B.
Один из представителей коллектива в рабочее время был застукан за просмотром фильма. Это напрямую нарушает Интернет-политику компании, и потенциально может привести к расхолаживанию атмосферы в команде. Тем не менее правила говорят, что вы не можете уволить сотрудника немедленно. Какие действия предпринять?

В сценарии А человек не смог продемонстрировать улучшение в исполнении ежедневных задач, не взирая на то, что для этого были созданы все условия. В сценарии B, поведение человека является абсолютно неприемлемым, и это должно быть признано всеми участниками коллектива.

В этих обеих ситуациях, можно выдать официальное предупреждение, являющееся одним из видов дисциплинарных мер, формально сообщающий подчиненному о грозящих последствиях, если поведение не улучшится. Последствия могут включать в себя и увольнение.Если человек не выполняет задачи на должном уровне или ведет себя неподобающе, возможно придется расстаться.

Официальные предупреждения, как правило, являются частью прогрессивной дисциплинарной процедуры организации, в которой руководитель дает людям возможности изменить поведение.

Если решение выдать предупреждение уже принято, необходимо учесть рекомендации, почерпнутые из практики многих менеджеров:

• Очень важно знать трудовое законодательство своей страны.
• Трудовое законодательство часто сложно, имеет много причинно-следственных связей и правильный способ действий не всегда очевиден. Но ошибки могут дорого обойтись, отнимут много времени и плохо сказываются на репутации организации в обществе.

Таким образом, нельзя спешить при рассмотрении дисциплинарных вопросов, важно убедиться, что все процедуры следуют буке закона.

Когда выдавать официальное письменное предупреждение?

Предупреждения, как правило, выдаются после прогрессии методов, придерживаясь которых можно помочь сотруднику понять, что конкретно исправить,и насколько серьезна проблема.

Эффективно показывает себе такая последовательность действий:

• Устное предупреждение;
• Письменное предупреждение;
• Официальное письменное предупреждение;
• Прекращение сотрудничества.

Перед выдачей письменного предупреждения менеджеру важно обратиться к дисциплинарному кодексу организации. И только убедившись, что решение не имеет ни доли субъективной оценки и полностью совпадает с внутренними установками компании, можно начинать подготовку. Важно объективно подходить к такому решению, ведь некоторые вопросы не настолько значимы либо проявились впервые и ситуация может решиться простым устным предупреждением.

Однако некоторые проступкимогут быть весьма серьезными, и требовать сразу жестких мер, минуя устное предупреждение. Например, кража или угроза насилия.

Устное предупреждение работнику

К незначительным нарушениям относятся: опоздания, затянувшиеся перерывы, небрежность в одежде, выражениях и т.д. Незначительные, но частые нарушения, суммируясь, могут квалифицироваться как средние или значительные.

Так как вопросы работы с персоналом активно обсуждаются участниками форума, возможно, публикация, основанная на собственном опыте работы в британском банке, может быть интересна посетителям Bankir.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *