Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа;
  • дата создания;
  • наименование организации;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  • данные по председателю совещания и секретаря;
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Нина Александровна
Протокол производственного совещания

ПРОТОКОЛ №1

от 11.09.2019г.

Всего членов трудового коллектива –23 человека

Присутствуют – 20 человек.

Отсутствуют: Когтенко Т. В. – отпуск.

Шаповалова И. В. – отпуск.

Тихомирова В. Н. – больничный листок.

Повестка дня:

1. Выборы председателя и секретаря общего собрания работников на 2019-2020 год.

2. Обеспечение безопасного пребывания детей и сотрудников в ГУ ЛНР «ЯСЛИ — САД №31 «АИСТЁНОК», противопожарной безопасности и охраны труда на рабочем месте.

По первому вопросу слушали Дубко И. В. –председателя общего собрания работников ГУ ЛНР «ЯСЛИ — САД №31 «АИСТЁНОК».

Предложила избрать председателя и секретаря общего собрания работников ГУ ЛНР «ЯСЛИ — САД №31 «АИСТЁНОК» на 2019-2020 учебный год.

Поступило предложение избрать председателем общего собрания работников ГУ ЛНР «ЯСЛИ — САД №31 «АИСТЁНОК» воспитателя Дубко И. В., секретарем – воспитателя Никулину И. С.

Предложение было вынесено на голосование.

Голосовали: «за» — 20 человек

«против» — нет

«воздержались» — нет

Решили: избрать председателем общего собрания работников ГУ ЛНР «ЯСЛИ — САД №31 «АИСТЁНОК» воспитателя Дубко И. В., секретарем – воспитателя Никулину И. С.

По второму вопросу слушали Пензину Т. И. – заведующего ГУ ЛНР «ЯСЛИ — САД №31 «АИСТЁНОК».

Рассказала об организации в ДОУ работы по обеспечению безопасности сотрудников и воспитанников. Охрана труда в ГУ ЛНР «ЯСЛИ — САД №31 «АИСТЁНОК» представляет собой систему сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающей нормативно-правовые, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические и другие мероприятия. Работа личного состава ДОУ строится в соответствии с нормативными правовыми актами ЛНР. Пояснила, что регулярно проводятся плановые инструктажи по охране труда на рабочем месте, по охране жизни и здоровья детей, по противопожарной безопасности. В системе ведется работа по обучению сотрудников и проверке знаний охраны труда. В результате работники, успешно прошедшие обучение, получают удостоверение о проверке знаний требований охраны труда. Проводится регулярный контроль по выполнению требований охраны труда. Своевременно устраняются неисправности оборудования, технические работники обеспечены спецодеждой. Каждый работник знает и выполняет свои обязанности по обеспечению безопасности жизнедеятельности детей.

Выступили:

1. Василенко Г. А. – завхоз. Сказала,что в рамках работы по охране труда в детском саду были проведены следующие мероприятия: проверка знаний норм и правил ОТ работников ДОУ, проверка выполнения инструкций, требований техники безопасности на рабочих местах; осмотр территории, сооружений на целостность и безопасность оборудования, тренировочные занятия по эвакуации из здания на случай возникновения пожара, контроль санитарного состояния всех помещений ДОУ и состояния эвакуационных выходов.

Решили:

1. Неукоснительно соблюдать требования охраны труда, жизни и здоровья воспитанников и требования противопожарной безопасности в ДОУ.

2. Своевременно ставить в известность завхоза о неисправностях оборудования и рабочего инвентаря.

Председатель: ___ Дубко И. В.

Секретарь: ___ Никулина И. С.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *