Проводки по авансовому отчету

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил.

Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах.

Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

  • В кассу;
  • На расчетный счет или;
  • При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

  • Стандартный возврат наличными средствами;
  • Возврата на рублевый или валютный счета;
  • Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления.

Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались.

Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами.

С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

  1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
  2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

  • Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
  • Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения.

Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде.

Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции.

Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника.

Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Нюансы выдачи денег в подотчет

Работники, которым хозяйствующий субъект может выдавать финансовые средства в подотчет, определяются распоряжением руководства. Правила предоставления денег регламентируются указанием ЦБ РФ № 321-У от 11.03.2014 г. У сотрудника, которому выдается под отчет, не должно иметься непогашенных авансовой отчетности.

Если работник истратил большую сумму денег, чем была выделена, то при наличии подтверждающей документации расходы будут возмещены. Деньги перечислят на банковский пластик либо выдадут в кассе наличностью.

Рекомендации по ведению авансовой отчетности

Для хозяйствующих субъектов всех форм собственности (за исключением бюджетных организаций) разработана единая форма авансового отчета № ОА-1. Первый блок бланка заполняется бухгалтером. Здесь обозначаются:

  • реквизиты документа (номер, дата)
  • название юрлица
  • ФИО ответственных сотрудников, получающих деньги
  • сумма выданных денег
  • сумма потраченных средств
  • номера счетов, подтверждающих перемещение денег
  • данные о возврате средств либо их перерасходе

В следующем блоке бухгалтер фиксирует данные о том, что отчет поступил на проверку. Эту часть бланка бухгалтер отрывает и передает подотчетному сотруднику.

На обороте ОА-1 информация вносится бухгалтером и подотчетным гражданином. Подотчетник вписывает реквизиты и прикладывает чеки, квитанции и прочую документацию, подтверждающую расход денег. Бухгалтер пишет авансовую сумму и счета в системе бухучета, подтверждающие перемещение денежных средств.

Срок сдачи и ответственность

Промежуток времени, в течение которого подотчетник должен отдать бухгалтеру авансовый отчет, определяется руководством до передачи денег в подотчет. Для этого на имя руководителя следует написать заявление. В его тексте необходимо обозначить:

  • основание для выдачи средств под отчет
  • денежную сумму, требующуюся к выдаче
  • период предоставления авансового отчета

На протяжении 3-х дней от даты, обозначенной в заявлении, гражданину следует отчитаться в бухгалтерию о понесенных затратах. Иногда деньги выдаются подотчетнику на продолжительный временной промежуток (на время отпуска, больничного листа, командировки). В этой ситуации авансовый отчет должен быть направлен в бухгалтерскую службу в течение 3 дней после выхода на работу. Далее документ проверяется и утверждается.

Видео о правилах заполнения отчета:

Если подотчетник выезжал за пределы страны, то представить отчет необходимо на протяжении 10 дней после возврата в РФ. В случае отсутствия отчета нарушается кассовая дисциплина. Если налоговые инспекторы обнаружат этот факт, то на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Проводки для бюджетников

План счетов бюджетной сферы отличается. Для фиксации авансового платежа в системе бухучета могут создаваться записи:

  • на перечисление платежа продавцу: Дт 206 00 000 – Кт 201 01 610
  • для принятия на учет товара, поступившего после уплаты авансовой суммы: Дт 302 00 000 – Кт 206 00 000

На основе авансового отчета можно проверить правомерность расходования средств подотчетником. Поэтому бухгалтеру необходимо быть внимательным и скрупулезным при проверке отчета и фиксации операций в системе бухучета.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс:

Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Бухгалтерия Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете. 28 января 2019 Евдокимова Наталья

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

ОперацияДебетКредитСумма, рублей
Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту 0 208 34 560 0 201 11 610 10 000,00
Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета 0 105 36 340 0 208 34 660 9500,00
Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер 0 201 34 510 0 208 34 660 500,00
Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными 0 210 03 560 0 201 34 610 500,00
Денежные средства внесены на расчетный счет 0 201 11 510 0 210 03 660 500,00

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

ОперацияДебетКредитСумма, рублей
Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря 0 208 12 560 0 201 11 610 15 000,00
Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы 0 401 20 212 0 208 12 660 13 000,00
Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения 0 201 11 510 0 208 12 660 2000,00

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Главные правила

Подведем итог сказанного:

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

71 счет бухгалтерского учета: проводки, примеры

71 счет в бухгалтерском учете – это «Расчеты с подотчетными лицами». На примерах рассмотрим, как делать проводки и как отражать операции по счету 71.

71 счет в бухгалтерском учете – это «Расчеты с подотчетными лицами». Что на нем отражать?

71 счет в бухгалтерии

Рассмотрим операции, которые фиксируют на 71 счете Плана счетов, а также типовые бухгалтерские записи.

Хозяйственные операции

На счете подотчетных лиц учитывают расчеты с работниками по авансам, выданным на хознужды, командировки и представительские расходы.

Подотчет разрешено выдавать собственным сотрудникам и физлицам-подрядчикам (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-1-1-6/7859). Если компания выдает под отчет деньги не штатному сотруднику, то тот сам должен быть оформлен по гражданско-правовому договору. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя использовать для выдачи денег представителям контрагентов и другим сторонним физлицам.

Если работник или директор покупает что-то для компании за свои деньги, то есть два варианта бухгалтерских записей. Через счет 71 или 73. Мы рекомендуем 71-й. Дело в том, что возмещение расходов работнику, который приобрел товары для компании, схоже с перерасходом по подотчетным суммам. Поэтому можно открыть специальный субсчет для таких расчетов.

В то же время возмещение расходов компания может учитывать на счете 73. На нем отражают все виды расчетов с работниками, кроме оплаты труда и расчетов с подотчетниками.

Аналитический учет по счету 71 надо вести отдельно по каждому подотчетнику. Данные по всем работникам объединяет карточка счета 71.

Счет 71 активный или пассивный

Счет 71 (как и счет 71.01) — активно-пассивный. А это означает, что сальдо 71 счета бывает как дебетовым, так и кредитовым.

Что отражается по дебету и по кредиту счета 71

Средства, которые сотрудники получают от компании под отчет, показывают по Дебету 71 счета. Это, например, командировочные, суточные, деньги на покупку материалов. Дебет используется при выдаче средств.

По Кредиту 71 счета отражают, куда потрачены подотчетные средства. Например, когда сотрудник купил материалы и отчитался, их приходуют в корреспонденции с кредитом 71 счета. Другой пример — возврат неистраченных денег, когда также используется кредит 71 счета.

Проводки бухгалтерского учета по 71 счету

Для отражения операций с подотчетными средствами используется корреспонденция счета 71 с другими счетами.

Выдан подотчет (проводки)

Когда выданы деньги из кассы в подотчет, проводку делают такую:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выдан из кассы подотчет на хозяйственные расходы (командировки, представительские расходы).

Когда подотчет перечислен на карточку работника, бухгалтерская запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51
— перечислили деньги под отчет на хознужды (представительские расходы, командировку).

Если работник рассчитывается корпоративной банковской картой, деньги считаются полученными под отчет в тот момент, когда человек снимает наличные или рассчитывается картой. Деньги на любых корпоративных картах отражают по счету 55 «Специальные счета в банках». А по кредитной используют еще счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам». Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 71 субсчет «Суммы по операциям с использованием корпоративных карт» КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративные карты»
— списаны деньги с корпоративной карты (сняты наличные).

Приобретены материалы (товары, основные средства)

Проводить ли расходы подотчетников через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или обойтись 71-м, зависит от того, на что сотрудники тратят подотчетные.

Чаще всего подотчетники получают материалы и сразу же расплачиваются за них. Тогда можно обойтись счетом 71 , а 60-й не использовать. В этом случае приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается:

ДЕБЕТ 10 (41,08) КРЕДИТ 71
— оприходовали материалы (товары, основные средства), которые купил подотчетник;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— отразили входной НДС.

Но бывают ситуации, когда счет 60 нужен. Например, подотчетник внес предоплату поставщику. Тогда в учете запишите:
ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 71
— выдали аванс поставщику через подотчетника.

ДЕБЕТ 10 (41,08) КРЕДИТ 60
— оприходовали материалы (товары, основные средства), которые купил подотчетник;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— отразили входной НДС.

Командировочные или представительские расходы

Эксперты на примерах разобрали, как выдать деньги сотрудникам под отчет. Посмотреть лекцию можно в программе «Ведение учета».

Когда сотрудник вернется из командировки, он составит авансовый отчет. На дату, когда этот документ утвердит директор, в учете сделайте запись:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
— отразили командировочные расходы.

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— отразили входной НДС.

Проводки по представительским расходам аналогичные.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Деньги, которые не были израсходованные на нужды компании, подотчетник обязан вернуть. Когда остаток подотчетной суммы возвращен в кассу, проводка следующая:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— отражен возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу.

Чтобы сделать проводку по возврату подотчетных сумм на расчетный счет, полученные от работника деньги сначала приходуют в кассу (см. предыдущую запись по возврату подотчетных сумм в кассу). И только затем возвращенный аванс отправляют в банк записью:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— возврат неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет.

Если остаток аванса работник не вернул, деньги компании удерживают из зарплаты. На дату, когда сотрудник должен был отчитаться за аванс или вернуть остаток, в учете сделайте запись:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— отразили не возвращенную в срок подотчетную сумму.

Когда удержите деньги из зарплаты работника, запишите:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
— удержали из зарплаты сотрудника невозвращенную подотчетную сумму.

Подотчетнику компенсируют перерасход

Попросите работника принести первичку, которая подтвердит, что на нужды компании он добавил из собственных денег. Если выдаете перерасход из кассы, то оформите расходник по форме № КО-2 (утв.

постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

В бухучете сделайте запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— компенсировали расходы сотрудника сверх сумм, выданных под отчет.

Вернуть перерасход можно на зарплатную или личную карту сотрудника. Проводка следующая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51
— перечислили сотруднику деньги сверх сумм, выданных под отчет.

Примеры по 71 счету

Далее посмотрите примеры . Первый – об оплате материалов корпоративной картой.

Пример: Как отразить расчеты корпоративной картой

Компания оформила сотруднику дебетовую корпоративную карту и 16 мая перечислила на нее 50 000 руб. В тот же день работник расплатился ею за материалы для компании. Сумма покупки — 49 560 руб., в том числе НДС — 7560 руб.

16 мая бухгалтер записал:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративные карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб., — перечислены деньги с расчетного на карточный счет;

ДЕБЕТ 71 субсчет «Суммы по операциям с использованием корпоративных карт» КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративные карты»
— 49 560 руб., — отражено списание денег с корпоративной карты.

17 мая сотрудник сдал купленные материалы на склад и оформил авансовый отчет. Поскольку работник предъявил доверенность, ему выписали накладную и счет-фактуру. Записи в этот день будут такими:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
— 42 000 руб. (49 560 – 7560) — оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 7560 руб., — отражен входной НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 71 субсчет «Суммы по операциям с использованием корпоративных карт»
— 49 560 руб., — отражена оплата материалов подотчетником.

Второй пример – о платежах личными средствами работника.

Пример: Как учесть возмещение расходов на покупку товаров

Работник приобрел для компании канцтовары на сумму 1570 руб. без НДС (продавец применяет спецрежим). Работник заполнил авансовый отчет и заявление о возмещении расходов. Директор утвердил авансовый отчет. Бухгалтер записал в учете:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 (73)
— 1570 руб., — отразили приобретенные канцтовары;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1570 руб., — передали канцтовары для использования;

ДЕБЕТ 71 (73) КРЕДИТ 50
— 1570 руб., — возместили работнику расходы на покупку товаров.

Дорогой коллега, сегодня 6 месяцев подписки в подарок. Читайте «Главбух» полгода бесплатно!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Перечень типовых проводок

Для фиксации операции по передаче финансовых средств и документации используются следующие проводки:

  • для выдачи средств в сумме 13 700 руб. подотчетнику из кассы: Дт 71 – Кт 50
  • перечисление средств на карточку работника в национальной либо иностранной валюте: Дт 70 – Кт 51 (52)
  • для перечисления средств на спецсчет в банке: Дт 71 – Кт 55
  • для фиксации выдачи проездной документации: Дт 70 – Кт 50-3, сумма – 4 290 руб.

Примеры проводок

В качестве примеров по операциям с документацией можно рассмотреть следующие проводки:

  • покупка подотчетником ценного объекта: Дт 08 (10, 15) – Кт 71
  • покупка вещей за деньги, выделенные в подотчет: Дт 41 – Кт 71, сумма – 3 650 руб., основание – накладная на расход
  • для начисления НДС по АО (8 400 х 20%): Дт 19 – Кт 71, сумма – 1 680 руб., основание АО и счет

Возмещение перерасхода

Если подотчетник израсходовал большую сумму, чем была выделена, то компания должна компенсировать затраты. Перерасход учитывается приходно-кассовым ордером (бланк № КО-2). Сумма возмещения соответствует сумме перерасхода. Деньги могут выдаваться из кассы фирмы.

Для фиксации перерасхода используется следующая запись: Дт 71 – Кт 50 (51).

Возврат подотчетных сумм

Выданная под отчет сумма может быть больше той, которую израсходовал гражданин. В этом случае остаток должен быть возвращен компании. При возврате неизрасходованных денег используется следующая запись: Дт 50 (51, 52, 55) – Кт 71.

Выдача расходов для командировки

Если подотчетник был направлен в командировку, то после его приезда в РФ и предоставления АО бухгалтер создает следующие записи в системе бухучета:

  • для выдачи денег командированному подотчетнику: Дт 71 – Кт 50/1, основание РКО, сумма – 35 000 руб.

Расходы на проживание

Чтобы учесть траты на проживание в гостинице, бухгалтеру потребуется создать следующие проводки:

  • для учета суточных, выплачиваемых на проживание подотчетника: Дт 20 – Кт 71, документация – АО, сумма – 5 800 руб.
  • для учета суммы, затраченной на проживание в гостинице: Дт 20 – Кт 71, документация – чеки из гостиницы, сумма – 15 000 руб.

Транспортные расходы

Если проездные документы приобретает сам подотчетник, то они должны прикрепляться к АО. Можно прикладывать билеты, как на бумажном носителе, так и на электронном. Проездные документы списываются на расходы юрлица, так как они подтверждают заключение соглашения между гражданином и перевозчиком.

Проводка может выглядеть следующим образом:

  • для фиксации затрат на авиабилеты: Дт 20 – Кт 71.

Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с возвратом подотчетным лицом билета и остатка неиспользованных сумм в кассу организации


Компания ГАРАНТ

Организация является плательщиком НДС, был заключен договор с контрагентом, осуществляющим реализацию и доставку ж/д билетов. Через контрагента был приобретен ж/д билет сотруднице для поездки в командировку.

Билеты доставили, их оплатили в безналичном порядке, получен акт выполненных работ. Но перед командировкой обстоятельства изменились, сотрудница сдала имеющиеся билеты в кассу ж/д вокзала, получила наличные деньги. Возврат билета был произведен с ведома руководства организации.

Затем ей приобрели новые билеты уже в другой город, опять через контрагента в безналичном порядке.

Как отражать в бухгалтерском учете операции, связанные с возвратом сотрудником (подотчетным лицом) билета и остатка неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации?

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина России от 31.10.

2000 N 94н, далее – План счетов) установлено, что на субсчете 50-3 “Денежные документы” учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются на счете 50 “Касса” в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Поэтому оплаченные и полученные железнодорожные билеты к месту командировки и обратно в сумме затрат на их приобретение учитываются на счете 50 “Касса”, субсчет 50-3 “Денежные документы”.

Приобретение билета

Операции по приобретению билета до начала командировки сотрудницы в бухгалтерском учете организации на основании оправдательных документов будут оформлены следующими проводками:

1. Дебет 60 (76) Кредит 51
– перечислены денежные средства на приобретение железнодорожного билета;

2. Дебет 50, субсчет “Денежные документы” Кредит 60 (76)
– отражено поступление железнодорожного билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС);

3. Дебет 71 Кредит 50, субсчет “Денежные документы” (с НДС)
– выдан ранее приобретенный железнодорожный билет сотруднице (командированному лицу).

Возврат билета

В рассматриваемом примере после выдачи работнице билета у нее как у подотчетного лица возникает задолженность перед организацией (по дебету 71). Эту задолженность она погасит, внеся в кассу организации средства, которые она получает за возврат билетов в железнодорожной кассе.

При возврате неиспользованных проездных документов (билетов) с пассажира взимается сбор, предусмотренный п. 157 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных приказом МПС России от 26.07.2002 N 30.

Разница между фактической стоимостью сданного билета, приобретенного организацией для командированного сотрудника в безналичном порядке, и суммой, полученной командированным сотрудником при сдаче этого билета, может быть признана в составе прочих расходов на основании п. 12 ПБУ 10/99 “Расходы организации”.

В бухгалтерском учете организации согласно Плану счетов операции, связанные с возвратом сотрудницей (подотчетным лицом) остатка неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации, следует оформить следующей корреспонденцией счетов:

4. Дебет 50, субсчет “Касса” Кредит 71
– сотрудницей возвращена в кассу сумма, полученная в результате возврата (на основании авансового отчета *(1) и приходного кассового ордера);

5. Дебет 91, субсчет “Прочие расходы” Кредит 71
– сумма сбора за оформление возврата отнесена на прочие расходы (на основании авансового отчета и квитанции разных сборов (справки)). В случае отсутствия квитанции на данный сбор или расшифровки в справке, выданной при обмене билета, бухгалтеру следует составить бухгалтерскую справку, приведя в ней необходимые расчеты.

Дальнейшие операции

Вновь приобретенные (по безналичному расчету) и выданные организацией билеты отражаются типовой корреспонденцией счетов (см. вышеприведенные операции NN 1-3).

Согласно положениям п. 7 ст.

171 НК РФ организация имеет право на вычет, в том числе по расходам на командировки (проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения). На основании п. 1 ст. 172 НК РФ одним из условий применения вычетов сумм НДС, предъявленных налогоплательщикам при приобретении услуг, является принятие оказанных услуг на учет.

В соответствии с п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.

2000 N 914 при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Поэтому право на вычет уплаченных сумм НДС по услугам по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно возникает не ранее налогового периода, в котором билеты будут включены работниками в отчеты о служебных командировках (см. письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).

Расходы по проезду сотрудницы в другой город на основании проездного документа (билета) по дате утверждения авансового отчета следует оформить следующей схемой проводок:

Дебет 20 (25, 26, 44…) Кредит 71
– отражены расходы по проезду (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71
– отражена сумма НДС, выделенная в проездных документах (билете);

Дебет 68 Кредит 19
– принят НДС к вычету.

Указаниями по применению и заполнению формы N АО-1 установлено, что в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Хенкеева Делгер

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

13 ноября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

*(1) Форма авансового отчета N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.

Что учесть в 2020 году

Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО. С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

📌 Реклама Отключить

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *