Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

  • По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
  • По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

  • на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
  • на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  • днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  • расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  • суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п Содержание хоз. операции Дебет Кредит Документы-основания
1 Выплата наличных денежных средств в подотчет 71 50 Отчет кассира, расходный ордер
2 Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку 71 51 Выписка банка, платежное поручение
3 Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку 71 55 Выписка со специальных счетов
5 Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств 08 71 Акт о приемке работ и услуг
6 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом 10 71 Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7 Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды 20/26/44 71 Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9 Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом 41 71 Авансовый отчет и накладные
11 Возврат в кассу неистраченных средств 50 71 Отчет кассира, приходный ордер
12 Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица 73 71 Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ — основание
71 51 На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды 2 500 Платежное поручение
10 71 Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС 2 840 Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода 340 Платежное поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ-основание
26/44 60 Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.) 6 102 Акт выполненных работ
19 60 Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг 1 098 Акт выполненных работ
68/2 НДС 19 Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету 1 098 Акт выполненных работ, счет-фактура
71 50/1 Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет 7 500 Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60 71 В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1 71 Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. 300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Дт Кт

Одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами может проводиться в следующих случаях:

при преобразовании предприятия в другую организационно-правовую форму;

перед составлением бухгалтерской отчетности;

при смене материально-ответственных лиц;

при выявлении нарушений в порядке ведения расчетов с подотчетными лицами;

при реорганизации или ликвидации организации.

Сроки оформления и представления оформленных инвентаризационных документов в каждой конкретной организации определяются «Приказом о проведении инвентаризации» (форма №ИНВ-22). В данном приказе назначают инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители администрации организации, бухгалтеры, инженеры, экономисты, техники, а также представители службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций.

До начала проверки инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. При этом ответственные лица дают расписки, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, у которых есть подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

Инвентаризацию проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам с подотчетными лицами. Если ответственный работник отсутствует, выверка сумм и документов проводится без него. На результаты инвентаризации это не влияет. В то же время отсутствие одного из членов комиссии в момент инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными. В данной ситуации рекомендуется назначить таким сотрудникам приказом руководителя замену.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит в проверке авансовых отчетов работников. При этом проверяется соответствие данных бухучета и авансовых отчетов о суммах выданных и возвращенных средств по каждому подотчетному лицу, а также целевое использование подотчетных сумм.

В ходе инвентаризации расчетов с подотчетными лицами комиссия устанавливает остаток задолженности за работником либо за организацией по подотчетным суммам. Помимо этого нужно проверить наличие оправдательных документов по израсходованным средствам, а также выявить, не истек ли срок, на который работникам выдавались под отчет денежные средства.

Выявленные результаты инвентаризации расчетов с подотчетными лицами отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

В акте указывается:

наименование подотчетного лица;

счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

суммы задолженности, согласованные и не согласованные с подотчетными лицами;

суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

К акту инвентаризации расчетов по указанным видам задолженности должна быть приложена справка (Приложение к форме №ИНВ-17). Справка составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта. В справке указывают:

наименование работника (подотчетного лица);

дату и причину возникновения задолженности;

сумму задолженности.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *