Штатная численность: как рассчитать и применять правильно

Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что такое штатная численность и как она рассчитывается;
  2. Особенности и типы численности штата.

Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.

Численность штата: какая бывает

Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.

Дадим краткую характеристику каждого типа:

  • Явочная. Отражает количество сотрудников, находящихся на месте работы;
  • Нормативная. Ее регулируют нормы труда и объем работ, которые нужно выполнить;
  • Среднесписочная. Представляет собой среднее значение количества работников, которые выполняли свои обязанности в конкретный промежуток времени. В этот перечень не входят внешние совместители и те, кто работает по гражданско-правовым договорам;
  • Фактическая. Представляет собой количество всех работающих сотрудников на определенную дату;
  • Штатная. Учитывает только тех работников, ставки которых зафиксированы в штатном расписании, без учета сезонных;
  • Плановая. Численность, на которую влияет производительность труда, специфика компании и другие факторы.

Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Толкование термина

Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.

Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.

Штатная и фактическая численность: отличия

Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.

Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.

Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.

Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.

Зачем нужно штатное расписание и структура

Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.

Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.

Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.

Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.

Утверждается расписание приказом по организации.

Методика определения штатной численности

Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.

По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.

Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.

Нормативы

Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:

  • Нормы времени работы;
  • Нормы выработки;
  • Нормы управляемости;
  • Нормы по обслуживанию.

Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.

Нормы времени работы.

Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.

Нормы выработки.

Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.

Нормы управляемости.

Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.

Нормы по обслуживанию.

Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.

Далее поговорим о порядке расчета численности.

Как рассчитать численность штата

Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.

Итак, нужно брать во внимание:

  • Какой объем работ планируется выполнить в конкретный период времени;
  • Какую выработку делает в час один сотрудник и так далее.

Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.

Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.

Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.

Справка о штатной численности

Зачем нужен этот документ?

На самом деле, причин может быть несколько:

  • Требует налоговая служба. Эта причина самая часто встречающаяся. На основе информации из этой справки инспекторы выясняют, какая компания должна предоставить отчетность в бумажной форме, а какая может отчитаться в электронном виде;
  • Запрос банковской организации. Сейчас также нередко встречается, особенно если компания обратилась за услугой кредитования;
  • Запрос ПФР.

Как составить?

На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:

  • Наименование справки;
  • Название органа ФНС полностью;
  • Название юрлица или ИП, который делает расчет;
  • Свидетельство ИНН;
  • КПП;
  • Количество сотрудников по штатному расписанию на конкретную дату;
  • Число, когда заполнили бланк;
  • Подпись и расшифровка подписи ответственного лица.

Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.

Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.

Сервис позволяет искать открытые данные по налогоплательщикам, опубликованные ФНС России на официальном сайте.

Информацию можно найти по ИНН налогоплательщика.

В наш инструмент по открытым данным добавлены сведения о суммах недоимки и задолженности по пеням и штрафам и сведения о налоговых правонарушениях и мерах ответственности (общая сумма штрафов) за их совершение, которые образовались до 31 декабря 2017 года, и не были уплачены до 1 октября 2018 года. Именно эти данные и выложила ФНС 1 декабря в соответствии со статьей 102 НК РФ

На данный момент в наш сервис загружены сведения:

  • среднесписочной численности работников организаций (ТОП-100 компаний с наибольшей ССЧ);
  • специальных налоговых режимах;
  • доходах и расходах организаций (ТОП-100 компаний с наибольшей суммой дохода и ТОП-100 компаний с самой большой суммой разницы между доходами и расходами);
  • суммах уплаченных налогов, сборов и взносов;
  • из Единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.
  • сведения о суммах недоимки и задолженности по пеням и штрафам
  • сведения о налоговых правонарушениях и мерах ответственности за их совершение

Мы очень старались сделать нашу базу бесплатной и скромно предлагаем посмотреть на форму ниже. А вдруг захотите помочь сделать «Клерк» еще полезнее?

Открытые государственные данные — информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, размещенная в сети «Интернет» в виде массивов данных в формате, обеспечивающем их автоматизированную обработку в целях повторного использования без предварительного изменения человеком (машиночитаемый формат), и на условиях ее свободного (бесплатного) использования.

ФНС России

Для чего нужно установить наличие штата компании и численность сотрудников?

Почти все существующие мошеннические схемы реализуются при участии фирм-однодневок. Они, как правило, не имеют штата. Единственным их сотрудником и учредителем является подставное лицо. Нередко такие компании открываются с помощью «черных» нотариусов на умерших или пропавших без вести людей, по утерянным или поддельным паспортам, а то и вовсе без документов.

Наличие у компании собственного штата сотрудников говорит о:

  • Наличии у нее фактической деятельности;
  • Стабильности работы;
  • Наличии реального уставного капитала, а также основных и оборотных фондов, которыми, при необходимости, можно закрыть образовавшийся долг.

При этом нужно обратить внимание насколько соответствует реальный штат компании тому виду деятельности и объему операций, который заявлен компанией. Ведь бывает так, что у торгового предприятия, месячный оборот которого превышает 10 миллионов рублей, в штате числится только директор и бухгалтер. Это может говорить о том, что ее деятельность – фикция или о том, что сотрудники работают не по трудовым книжкам и получают за свои услуги зарплату «в конверте».

Все эти факты не самым лучшим образом сказываются на репутации компании и, соответственно, вашей репутации, если вы станете партнерами. От подобных контрагентов в бизнесе рекомендуется держаться подальше, дабы не навредить своей деятельности, не подвести команду единомышленников, не потерять инвестиции и не нарваться на солидные штрафные санкции, чреватые ощутимой потерей прибыли. Услуги частных детективов позволят вам все это предупредить.

Несколько способов, как проверить численность сотрудников контрагента?

У профессиональных частных детективов есть несколько способов того, как проверить численность сотрудников контрагента и сопоставить ее с заявленными им данными. Все они абсолютно законны и не нарушают ни чьих прав и свобод. К ним относится:

  • Изучение публичной информации;
  • Получение данных из государственного фонда занятости о поиске сотрудников и наличии вакантных мест;
  • Оперативный выезд на место осуществления интересующим контрагентом текущей деятельности;
  • Опрос реальных, работающих в данной компании людей;
  • Изучение информации в интернете, в том числе и на тематических форумах, и на сайтах поиска работ.

Все собранные частными детективами данные подлежат обработке и систематизации. После этого следует сопоставление их с официальной информации о численности штата. Это позволит сделать вывод о порядочности, благонадежности, честности и стабильности потенциального партнера. Данная информация от частных детективов многое скажет о котрагенте, с которым вы планируете начать долгосрочное сотрудничество. Как распорядиться ею, вы решите сами. Равно, как и то, стоит ли заключать с данной компанией договор.

Стоимость услуги — от 10 000 ₽.

Как заказать услуги детектива?

Заказать услугу и получить бесплатную консультацию Вы можете через онлайн заявку или просто позвонив по телефону: +7 (495) 789 57 07.

Как отмечалось выше, статистика трудовых ресурсов делится на две части: статистику рабочей силы и статистику рабочего времени.

Основными задачами статистики рабочей силы являются изучение численности и состава персонала, изучение изменения численности работников; оценка обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами; изучение организации труда и использования работников по соответствующей квалификации.

По длительности найма на работу наемные работники распределя­ются на подгруппы:

— постоянные работники;

— временные работники;

— сезонные работники;

— работники, нанятые на случайные работы.

В зависимости от характера выполняемых функций наемные работ­ники, составляющие персонал предприятий, распределяются на две группы: рабочие и служащие. В группе служащих выделяют три кате­гории: руководители, специалисты, другие работники, относящиеся к служащим. К категории «рабочие» относятся лица, непосредственно занятые в процессе производства товаров и услуг.

Категория «руково­дители» охватывает работников, занимающих должности руководите­лей предприятий и их структурных подразделений. В категорию «спе­циалисты» включаются работники, занятые инженерно-технически­ми, экономическими, социологическими, агрономическими и другими работами, требующими специальных знаний. Последняя категория — «другие работники, относящиеся к служащим» — включает работни­ков, осуществляющих функции оформления документов, учета, кон­троля, хозяйственного обслуживания (делопроизводители, секретари, табельщики, учетчики и т.д.). Численность персонала предприятий может быть охарактеризова­на моментными (по состоянию на определенную дату) и интерваль­ными показателями (как средняя величина за период).

В численность персонала предприятия на определенную дату включаются:

— работники, состоящие в списочном составе;

— лица, принятые на работу по совместительству из других пред­приятий;

— лица, выполняющие работы по договорам гражданско-правово­го характера.

В списочный состав за каждый день включаются наемные работ­ники, принятые на постоянную, сезонную или временную работу в соответствии со штатным расписанием, а также работающие собст­венники организации, получающие в ней заработную плату

К лицам, работающим по совместительству, относятся как работ­ники данного предприятия, работающие по совместительству в сво­бодное от основной работы время, так и работники других предпри­ятий, работающие по совместительству на данном предприятии. Тру­довые книжки последних хранятся по месту их основной работы.

Не включаются в списочный состав лица, работающие по договору подряда и другим договорам гражданско-правового характера. Они привлекаются для выполнения разовых специальных или хозяйствен­ных работ (ремонт, экспертиза, консультации и т.п.).

Списочная численность работников позволяет судить о том, каки­ми потенциальными трудовыми ресурсами располагает предприятие на каждую дату.

В практике учета и планирования состава работников различают явочный, списочный и среднесписочный составы. Явочный состав – это минимально необходимое число работников, которые должны ежедневно являться на работу для выполнения задания в установленные сроки. Списочный состав – все постоянный и временные работники, числящиеся на предприятии, как выполняющие в данный момент работу, так и находящиеся в очередных отпусках, командировках, выполняющие государственные обязанности, не явившиеся на работу по болезни или каким-либо другим причинам.

Данный показатель используют как важнейший статистический показатель численности работников на предприятии. Списочная численность работников может быть установлена на определенную дату. В среднесписочный состав, который определяется путем суммирования списочного состава работников за все календарные дни периода, включая выходные и праздничные дни, и деления полученной суммы на полное календарное число дней периода.

При этом списочная численность работников за выходные и праздничные дни приравнивается к спи­сочной численности персонала предыдущего рабочего дня. Методика расчета не меняется и в том случае, когда предприятие (или организа­ция) работает неполный календарный месяц.

,

где СЧ — списочная численность рабочих.

ПКП — продолжительность календарного периода.

Например, предприятие работает с 25 сентября. Численность работников списоч­ного состава была следующей: 25 сентября (вторник) 2000 чел., 26 сентября (среда) 2000 чел., 27 сентября (четверг) 2030 чел., 28 сентября (пятница) 2090 чел. Последние два дня месяца (29 и 30) приходились на выходные дни. Среднесписочная численность работников в июне составляла

чел

Поскольку списочная численность за каждый день равна сумме явившихся и не явившихся на работу, среднее списочное число работ­ников может быть определено также путем деления суммы явок и не­явок на работу за все календарные дни на число календарных дней в периоде.

Например, по предприятию имеются следующие данные (в человеко-днях): число явок на работу 30100, число неявок за рабочие дни 700, число неявок за выходные дни 16000.

Среднесписочная численность, работников в апреле составляла:

чел.

При определении средней списочной численности работники, принятые на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, учитываются пропорционально фактически отработанному ими времени.

Важно отметить, что некоторые работники списочного соста­ва не учитываются при определении среднесписочной численности. К таким работникам относятся, например, женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам и в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; работники, находящиеся в учебном отпуске без сохранения заработной платы, и некоторые другие.

Средняя списочная численность, исчисленная указанными мето­дами, показывает, сколько в среднем работников ежедневно числи­лось в списках предприятия за рассматриваемый период.

За период, состоящий из нескольких месяцев, среднесписочная численность определяется как средняя величина из показателей сред­ней списочной численности работников за все месяцы данного пе­риода.

Например, за первое полугодие средняя списочная численность составляла 612 чел.; в июле 610 чел.; в августе 610 чел.; в сентябре 604 чел.

Рассчитаем среднюю списочную числен­ность за 9 месяцев:

чел,

где t – время существования определенной списочной численности работников.

Средняя списочная численность работников по группе предпри­ятий отрасли, региона, экономики в целом определяется как сумма среднесписочной численности отдельных предприятий.

Средняя численность совместителей учитывается пропорциональ­но отработанному ими времени. Средняя численность лиц, работав­ших по договорам гражданско-правового характера, определяется по методологии расчета средней списочной численности.

Использование трудового потенциала предприятия с точки зрения численности характеризует коэффициент использования списочного состава:

Среднее число фактически работавших лиц
ССЧ, рассчитанная за анализируемый рабочий период

Показатели движения трудовых ресурсов раскрывают процессы роста или уменьшения, перемещения работающих на предприятии, перемещения работающих на предприятиях и в организациях, а также в целом по отрасли, регионам или страны в целом.

Кадры предприятия не являются постоянной величиной: одни работники увольняются, другие принимаются на работу.

В настоящее время для характеристики движения работников предприятий и организаций применяются следующие основные абсолютные и относительные показатели:

— оборот по приему (численность лиц, зачисленных в рассматри­ваемом периоде соответствующим приказом по организации на рабо­ту);

— оборот по увольнению (численность работников, оставивших работу в данной организации, уход или перевод которых оформлен приказом, а также выбывших в связи со смертью);

— общий оборот рабочей силы (сумма оборотов по приему и увольнению).

В численность работников, выбывших по собственному желанию, включаются лица, оставившие организацию по своей инициативе, а также в следующих случаях: избрание на должности, замещаемые по конкурсу, переезд в другую местность, болезнь или инвалидность, препятствующие продолжению работы или проживанию в данной местности, зачисление в образовательное учреждение, наступление пенсионного возраста, необходимость ухода за больными членами семьи, соглашение сторон.

Абсолютные показатели движения персонала предприятий нахо­дят отражение в балансах ресурсов рабочей силы, которые могут быть построены на любом уровне — от предприятия до экономики в целом.

В балансах показывается:

— наличие работников на начало периода;

— численность принятых на работу, всего и в том числе по источ­никам: по направлениям службы занятости; в порядке перевода из других предприятий; другие источники (принято самими предприятиями; вернулось после службы в рядах российской армии и т.п.);

— численность уволенных с работы, всего и в том числе по причи­нам выбытия: в порядке перевода в другую организацию; в связи с расторжением трудового договора по инициативе ра­ботника (по собственному желанию); в связи с расторжением трудового договора по инициативе администрации; призыв или поступление на военную службу; другие причины;

— численность работников на конец периода.

Для характеристики интенсивности движения рабочей силы и про­ведения сравнительного анализа по предприятиям и периодам време­ни используются следующие относительные показатели (коэффици­енты), исчисляемые в процентах к среднесписочной численности:

— коэффициент оборота по приему:

— коэффициент оборота по выбытию:

— коэффициент восполнения работников:

— коэффициент постоянства кадров:

,

где ССЧ — средняя списочная численность работников предприятия, чел.

— коэффициент текучести кадров:

Уточним, что под излишним оборотом рабочей силы понимают увольнение персонала по трем причинам:

— по собственному желанию;

— за нарушение трудовой дисциплины;

— по решению правоохранительных органов.

Показатели численности персонала рассчитаем по предприятию на основании нижеприведенных данных за сентябрь: принято на работу 47 человека, уволено – 7 человек, в т.ч. в связи с окончанием срока действия договора – 1 человек, уходом на пенсию – 2 человека, поступлением в учебное заведение – 2 человека, уволенные по собственному желанию – 1 человека, за прогулы – 1 человек (табл. 3).

Таблица 3

Численность рабочих за сентябрь 2008 года

Средняя списочная численность рабочих за сентябрь месяц составляла 371 человек.

Средняя явочная численность – 347 человек.

Среднее число фактически работавших – 345человек.

%явок=94% — свидетельствует о стабильной работе предприятия.

Следовательно, численность рабочих за месяц увеличилась на 10,8%.

Данный коэффициент показывает стабильность состава списочной численности рабочих.

Коэффициент текучести кадров равный 0,5% оказывает незначительное влияние на изменение численности рабочих.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *