Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Бизнес интересы субъекта хозяйствования могут выходить за пределы территории, на которой он расположен. Поэтому, для решения задач руководства в других городах сотрудники могут выезжать в командировки. Такая поездка требует финансирования понесенных в ней расходов, а также правильного оформления документально. Поэтому, ответственное лицо должно понимать, как происходит оформление командировки.

Что считается командировкой

Закон содержит четкое определение, что именно можно считать командировкой. Это поездка, во время которой выполняется служебное задание в другой компании. При этом принимающая сторона может располагаться как в регионе нахождения субъекта, так и в иной местности либо стране.

Не могут быть командировками поездки на курсы повышения квалификации, а также перевод работника временно в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, но при этом такой перевод не должен нести изменения условий трудового соглашения.

Однако поездка работника по заданию руководства из головного офиса в региональный и обратно будет являться командировкой.

Длительность поездки определяется руководством субъекта бизнеса и закрепляется в приказе на командировку либо служебном задании.

Внимание: в течение 3-х дней с момента возвращения из командировки, работник должен предоставить отчет о проделанной работе и подтверждающие расходы документы.

Кого можно направить в командировку

Работодатель вправе направить в командировку человека, который обычно трудится в одном и том же здании или в одном и том же городе: инженера, бухгалтера и проч. Если же работа сотрудника изначально носит разъездной характер, командировку для него не оформляют. Это относится, например, к курьерам и водителям-дальнобойщикам.

Работника, который трудится на дому, можно направить в командировку на общих основаниях. Это следует из статьи 310 Трудового кодекса, где говорится, что на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Значит, положения о командировках в полной мере применимы и к надомникам.

Обратите внимание: направить в служебную поездку разрешается только сотрудников, которые состоят в штате. Специалистов, привлеченных в рамках гражданско-правового договора, командировать нельзя.

Продолжительность командировки

Работодатель волен установить любой срок командировки исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки (п. 4 Положения о командировках).

При этом максимальная продолжительность нигде не обозначена. Таким образом, командировка может длиться сколь угодно долго, вплоть до нескольких месяцев или лет.

Вопрос о минимальной продолжительности до конца не урегулирован. Строго говоря, командировкой можно признать поездку продолжительностью свыше одного дня. Однодневная поездка командировкой не считается. Это признал ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12 (см. «ВАС: выплаты взамен суточных по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ»).

Но на практике компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки. Другими словами, выплачивают суточные, компенсируют стоимость проезда и проч. О том, как правильно учесть такие расходы, мы расскажем ниже.

Первый и последний день командировки

Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.

При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.

Какие документы оформить при командировке

Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку.

До 8 января 2015 года при направлении работников в командировки работодатели были обязаны утверждать служебные задания и оформлять командировочные удостоврения. Однако теперь это делать не нужно. С указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки. Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке.

Заметим, что организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как заполнить табель учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №№ Т-12 и Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.

Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. По нашему мнению дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник — это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Заработная плата за время командировки

Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.

Пример

Сотрудник находился в командировке с 22 по 26 июня 2020 года (пять рабочих дней). Все выплаты, полученные сотрудником за период с июня 2019 по май 2020 года включительно (12 месяцев), приведены в таблице 1.

Таблица 1 Выплаты сотруднику за период с июня 2019 по май 2020 года

Месяц расчетного периода Вид выплаты Сумма (руб.)
Июнь 2019 оклад 30 000
Июль 2019 оклад 30 000
Август 2019 оклад 30 000
Сентябрь 2019 оклад 30 000
Октябрь 2019 оклад 30 000
Ноябрь 2019 оклад 30 000
Декабрь 2019 оклад 5 714
больничные 19 000
Январь 2020 оклад 40 000
Февраль 2020 оклад 40 000
Март 2020 оклад 40 000
Апрель 2020 оклад 40 000
Май 2020 оклад 40 000
Итого: 404 714

Чтобы вычислить величину среднего заработка, бухгалтер выяснил, что из 12-ти месяцев, предшествующих командировке, сотрудник полностью отработал только 11, а с 3 по 25 декабря 2019 года (17 рабочих дней) находился на больничном. Время болезни необходимо исключить из расчетного периода, а пособие по временной нетрудоспособности не будет участвовать в расчете. В итоге средний заработок составил 385 714 руб.(404 714 — 19 000).

Затем бухгалтер вычислил количество рабочих дней в расчетном периоде. Оно составило 246 дней. Количество рабочих дней, учитываемое при расчете среднего заработка, равно 229 (246 — 17).
Среднедневной заработок составляет 1 684,34 руб.(385 714 руб.: 229 дн.). Заработная плата за время командировки — 8 421,7 руб. (1 684,34 руб. х 5 дн.).

Заметим, что некоторые компании оплачивают командировку не по среднему, а по фактическому заработку. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше для каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое — по среднему заработку, второе — по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.

Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере. Есть и альтернативный вариант: по желанию работника оплату предоставить в одинарном размере и дать дополнительные выходные (ст. 153 ТК РФ).

Кого нельзя направить в командировку

В обычных условиях руководство субъекта бизнеса имеет право не спрашивать желания сотрудника при направлении его в служебную поездку, поскольку она будет являться выполнением его прямых трудовых обязанностей.

Однако закон устанавливает несколько категорий, для кого командировки либо вообще запрещены, либо требуют предварительного получения письменного согласия.

Установлен запрет на отправление в командировку следующих работников:

  • Женщина, которая ожидает появления ребенка;
  • Работники, которые на момент поездки являются несовершеннолетними. Однако данный запрет не действует, если данные сотрудники имеют творческие профессии (актеры, журналисты, певцы, и т. д.), либо являются профессиональными спортсменами.
  • Работники, которые выполняют трудовые обязанности на основе ученического договора.

Важно: данных сотрудников запрещено отправлять в служебные поездки, даже если они дают на это письменное согласие.

Для следующих работников требуется получения у них письменного согласия на направление в служебную поездку:

  • Женщины, у которых есть маленькие дети. Также в эту категорию относятся единственные родители детей до трех лет;
  • Одинокие работники, если их детям еще не исполнилось пять лет;
  • Работники, у которых в семье есть дети с инвалидностью;
  • Работники, кто занимается уходом за больными членами своей семьи;
  • Работники, у которых есть инвалидность, и если их поездка в служебную командировку нарушит программу восстановления.

Для всех этих категорий перед оформлением документов на служебную поездку обязательно нужно получить письменное согласие на это. Кроме этого, в бланке должна быть указана информация о том, что данные работники знают об имеющимся у них праве отказаться от поездки.

Внимание: достаточно сложным случаем является служебная поездка внутреннего совместителя. Закон не содержит запрета на то, что таких работников запрещено отправлять в поездки. В то же время, нет определенности в том, как именно отмечать в табеле этого сотрудника на втором месте работы.

Закон запрещает на такой период оформлять ему отпуск без оплаты либо основной трудовой отпуск. Оптимальнее на указанный период по второму месту предоставить ему дополнительный оплачиваемый отпуск.

Подготовка к служебной командировке

Перед оформление командировки необходимо проверить, не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых в соответствие с трудовым законодательством РФ запрещено направлять в командировку.

Даже при их согласии нельзя заниматься оформлением командировок на беременных и подростков до 18 лет (кроме отдельных категорий – артистов, спортсменов и т. п.).

Также стоит учитывать, что в отношении некоторых сотрудников есть ограничения при направлении в командировку. Поэтому у них необходимо взять письменное согласие. Это:

  • женщины, имеющие детей до 3-х лет;
  • одинокие родители и опекуны с детьми младше 5 лет;
  • лица с ограниченными возможностями, если это противоречит их программе реабилитации;
  • иностранный гражданин или высококвалифицированный специалист (необходимо учесть особенности);
  • лица, заключившие с работодателем ученический договор;
  • кандидат на выборную должность;
  • другие категории.

При отсутствии письменного согласия наниматель не может настоять на отправке такого работника в командировку.

Длительность служебных поездок

Продолжительность служебной поездки устанавливается руководителем компании, который фиксирует данный срок в издавая приказ о направлении в командировку.

Решение о том, на какое количество дней должен уехать сотрудник определяются производственными целями, которые ставятся перед ним, а также предполагаемым сроком их исполнения.

Внимание: если действующими нормативными актами предполагается оформление служебного задания, то в нем также необходимо указать продолжительность поездки.

Поскольку иногда не получается учесть влияние всех факторов, то продолжительность командировки может быть как сокращена, так и увеличена. В этих случаях необходимо оформлять отдельное распоряжение от администрации фирмы.

Ранее действовали нормативные акты, которые устанавливали, что командировкой должна быть поездка более 1 дня и продолжительностью не выше 40 дней. В случае, если период поездки выходил за указанные рамки, то требовалось уже оформлять приказ на перевод работника.

Внимание: сейчас действующие документы не устанавливают ни минимальную длительность поездки, ни максимальную.

Иногда происходит путаница между понятием командировки, а также работниками, которые находятся в постоянных поездках для выполнения своих трудовых функций.

В этом случае необходимо понимать, что является командировкой, а что работой, которая на основании оформленного трудового соглашения имеет разъездной характер. Также необходимо отличать служебную командировку от перевода на работу в другую местность.

Документы для оформления командировки

Обязательные

В связи с тем, что были внесены изменения в законодательство, регламентирующее служебные командировки, сейчас только два документа имеют статус обязательных.

К ним относятся:

  • Приказ на командировку — это основной документ, который закрепляет цели, направление поездки, длительность и т. д. Для него обычно используют бланк по форме Т-9, либо фирменный бланк компании.
  • Авансовый отчет — это документ, которым работник подтверждает расходы во время командировки. Должен сдаваться с сопроводительными документами (квитанциями, чеками и т. д.). Используется стандартная форма АО-1.

Дополнительные

Эти документы можно не оформлять. Однако желание их использовать должно быть отражено во внутренних актах фирмы.

  • Командировочное удостоверение — это бланк, на котором проставляются печати принимающих организаций. Иногда бланк удостоверения может включать в себя сразу служебное задание и авансовый отчет.
  • Служебное задание — документ, в который вносится информация о работе на командировку. Может использоваться стандартный бланк Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — это бланк, в котором работник должен подробно рассказать о проделанной работе во время поездки.
  • Книга учета работников, отправляющихся в командировки;
  • Служебная записка — ее необходимо составлять для выражения просьбы по оплате расходов, если работником применялся личный транспорт.

Как оформить командировку сотрудника в 2018 году

Шаг 1. Создать приказ на командировку

Для оформления распоряжения на отправления работника в командировку можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо составлять распоряжение в свободной форме на фирменном бланке компании.

Ранее, основанием для оформления приказа выступало служебное задание. Этот документ нужно было вписать в качестве основания. Теперь в данной графе нужно указать реквизиты распоряжения директора, служебной записки, либо вообще оставить это поле незаполненным.

Работник, который упомянут в документе, должен ознакомиться с ним и проставить подтверждающую подпись.

Важно: если для выполнения поездки работник использует собственное транспортное средство, то данное обстоятельство необходимо указать в приказе, либо выпустить отдельное распоряжение.

Шаг 2. Выдать подотчетные деньги

Если работник отправляется в служебную поездку, то ему необходимо получить денежные средства для осуществления расходов — приобретения ГСМ, найма жилья, оплату билетов и т. д. Также ему положены суточные на каждый день командировки.

Предел затрат по каждому из указанных направлений должны быть закреплены в локальном акте по предприятию.

Основанием для того, чтобы работнику выдали необходимые средства, является приказ на командировку. Кроме этого, работник может оформить служебную записку, и в ней изложить предполагаемую сумму расходов. Однако для того, чтобы кассир выдан ее, на служебке должна стоять виза руководителя.

Если поездка осуществляется внутри страны, то подотчетные средства могут быть выданы из кассы наличными, либо перечислены на карту.

Внимание: если сотрудник отправляется за границу, то суточные за дни, когда он едет по территории России выдаются в рублях, а за дни нахождения в иностранном государстве — в валюте.

Шаг 3. Выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

В локальных актах может быть указано, что при отправлении работника в командировку, ему обязательно должно быть выдано командировочное удостоверение.

Компания может применять для этих целей разные бланки, в том числе совмещенные с отчетом о проделанной работе, авансовым отчетом, заданием на командировку и т. д.

Также документ содержит место, где принимающие компании должны проставлять оттиски печатей. Но по новому закону они не считаются обязательными.

Внимание: также не обязательно теперь вести и журнал учета командированных работников. Но компании могут применять его по своему усмотрению, предварительно закрепив форму.

В журнал обычно заносятся следующие данные:

  • Информация о работнике;
  • Название компании, куда он направляется;
  • Название города;
  • Дни отъезда и приезда;
  • Отметка о сдаче отчета о поездки в бухгалтерию.

Шаг 4. Оформить авансовый отчет

В течение 3-х дней с момента возвращения работника, ему нужно оформить и передать бухгалтеру отчет о произведенных расходах по форме АО-1.

Если данный шаг закреплен во внутренних документах, то вместе с авансовым отчетом может также подаваться отчет о выполненной работе.

Для такого документа может применяться произвольная форма, либо использоваться графа 12 в бланке служебного задания формы Т-10а.

Работник должен прикрепить к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы в поездке:

  • Документы, подтверждающие проживание работника — счет из гостиницы, квитанция о проживании с указанием количества дней и стоимости одного дня, договор на найм квартиры.
  • Проездные документы до места выполнения задания и обратно — билеты, чеки, квитанции и т. д.
  • Документы для подтверждения пользования услугами такси — чеки, билеты и т. д.
  • Служебная записка, на которой работник расшифровывает понесенные расходы при передвижении личным транспортом. К ней также могут крепиться чеки с АЗС и т. д.
  • Служебная записка с обоснованием того, что работник не может предоставить оправдательные документы по поездке;
  • Иные оправдательные документы (например, чеки на сотовую связь).

Шаг 5. Возврат неиспользованной суммы в кассу (если она есть)

Если у сотрудника после его возвращения из поездки остались неизрасходованные средства, он должен возвратить из в кассу в срок 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир при их получении должна выписать приходный ордер.

Закон определяет, что удержать данную сумму из зарплаты можно, но только в течение месяца с момента завершения срока добровольного возврата. Если же указанный месяц вышел, то взыскать с работника денежные средства можно только через судебное решение.

Внимание: работник может добровольно записать заявление об удержании данной суммы у него из зарплаты. На основании него должен быть выпущен соответствующий приказ. Однако размер удержанных средств не может превышать 20% от начисления зарплаты за указанный период.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Все расходы работника в командировке планируются. Однако, учесть все моменты нельзя. И работнику в служебной поездке может потребовать больше средств, чем это первоначально было определено.

По возвращению из командировки это физлицо составляет авансовый отчет, в котором фиксирует, в том числе излишние расходы. Если он сможет доказать, что произведенные траты обоснованы, то перерасход следует компенсировать путем выдачи денег по расходнику или перечислением на карточку.

Для правильного принятия решения по обоснованности произведенных в командировке тратам, нужно учитывать следующие моменты:

  • Эти затраты были осуществлены по неотложным причинам.
  • Имеют ли произведенные затраты документальное подтверждение. При этом документы должны правильно быть составлены.
  • Представленный руководству компании авансовый отчет правильно оформлен.

Суммы перерасхода по командировке должны компенсироваться в течение трех дней с момента представления авансового отчета.

В противном случае, сотрудник может обратиться в суд для защиты своих прав, и ему придется оплатить не только эти расходы, но и проценты за использование не вовремя выплаченных сумм.

Внимание: если у субъекта хозяйствования отсутствует возможность погасить сразу весь долг перед работником, следует составить график погашения. Его должны подписать обе стороны трудовых отношений.

Аванс на командировку

На оформление командировочных расходов командированный сотрудник должен получить аванс. Его выдают на расходы, связанные с проживанием вне дома. Также работника можно снабдить деньгами на проезд и гостиницу.

Как правило, аванс выдают на основании сметы или предварительного расчета либо письменного заявления работника. Формы этих документов и порядок оформления командировки работника утверждают тоже в локальных актах.

Аванс выдают с учетом:

  • продолжительности командировки;
  • установленного лимита суточных;
  • кто приобретает билет и оплачивает гостиницу – работник или компания.

При оформлении заграничных командировок аванс может быть выдан в валюте страны поездки.

Аванс может быть выдан на командировку одним днем, на оформление документов, оплату услуг нотариуса, закупку материалов.

Загранкомандировки

У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу, равен: при отъезде в командировку 2 500 руб., при возвращении из командировки 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках.

Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме от от 24.09.19 № 03-03-06/1/73293 (см. «Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»). В случае потери документа на покупку валюты следует использовать курс Центробанка, установленный на дату выдачи подотчетной суммы (письмо Минфина от 05.07.19 № 03-03-06/1/49809; см. «Командированный работник не принес документы на покупку иностранной валюты: как учесть расходы?»).

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82 (см. «Минфин напомнил порядок налогообложения НДФЛ доходов работника, отправленного в зарубежную командировку»).

Таблица 2 Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами (мнение чиновников и позиция судей)

Вопрос Ответ Реквизиты документа
Оплата проезда
Освобождается ли от НДФЛ и страховых сзносов (в т.ч. «на травматизм») возмещение расходов на такси? Освобождается Письмо Минфина России от 27.06.12 № 03-04-06/6-180 постановление АС Поволжского округа от 24.01.18 № Ф06-28471/2017 постановление АС Волго-Вятского округа от 25.05.17 № А28-740/2016
Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на проезд до места стажировки? Освобождается Письмо Минфина России от 12.04.13 № 03-04-06/12417
Можно ли списать в налоговом учете стоимость проезда работника-надомника? Можно Письмо Минфина России от 20.03.12 № 03-03-06/1/135
Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города? Можно Письмо Минфина России от 21.07.11 № 03-03-06/4/80
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиа перелета, если в билете не указана его цена? Нельзя Письмо Минфина России от 26.09.12 № 03-07-11/398
Можно ли списать в налоговом учете штрафы за возврат билета? Можно Письмо Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786
Можно ли списать в налоговом учете стоимость электронного авиабилета, если он оплачен с карты не командированного работника, а другого лица? Можно Письмо Минфина России от 23.09.11 № 03-03-07/34
Можно ли принять к вычету НДС со стоимости авиабилета на основании счета-фактуры, выставленного турфирмой Можно Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012
Можно ли списать в налоговом учете затраты на перелет чартерным, а не регулярным рейсом? Можно Постановление ФАС Московского округа от 19.06.12 № А40-110493/11-99-474
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билетов, если работник по своей инициативе задержался в командировке на праздники и выходные? Не нужно Письмо Минфина России от 10.08.12 № 03-04-06/6-234
Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на стоимость обратного билета, если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного оплачиваемого отпуска? Нужно Письмо Минфина от 06.12.19 № 03-04-06/94974
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости обратного билета, если работник по окончании командировки направился в отпуск? Нужно Письмо Минфина от 04.10.19 № 03-04-06/76228
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билета, если работник направился из места проведения отпуска в командировку, а затем вернулся на работу? Не нужно Письмо Минфина 09.11.18 № 03-04-06/80946
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиабилета, если сотрудник опоздал на вылет из места пересадки? Можно списать стоимость перелета до места пересадки Письмо Минфина России от 09.04.12 № 03-03-07/20
Стоимость проживания и дополнительные услуги
Можно ли списать в налоговом учете затраты на услуги химчистки? Нужно ли удержать НДФЛ? Можно. НДФЛ не удерживается Письмо Минфина России от 23.05.13 № 03-03-06/1/18308
Можно ли списать в налоговом учете расходы на бронирование отелей? Можно Письмо Минфина России от 10.03.11 № 03-03-06/1/131
Загранкомандировки
Может ли сотрудник самостоятельно перевести документы по загранкомандировке на русский язык? Может Письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202
Можно ли списать в налоговом учете расходы на курьерскую доставку визы? Можно Письмо ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@
Можно ли списать в налоговом учете «иностранный» НДС, выделенные в гостиничном счете? Можно Письмо Минфина России от 31.01.12 № 03-03-06/1/37
В каком размере можно учесть расходы на аренду жилья и обучение детей работника, направленного в длительную загранкомандировку? В пределах 20% от зарплаты Письмо Минфина России от 17.01.13 № 03-03-06/1/15

* Все унифицированные формы, которые упоминаются в данной статье, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. ** Полное наименование документа: «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Нормативы суточных выплат

Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.

О составлении внутреннего документа, регламентирующего правила, связанные скомандировками, подробнее читайте в нашем материале.

Однако для налоговых целей придется применять нормативы — верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 2500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5000 руб., то с оставшихся 2500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Обстоятельства могут сложиться так, что выполнять поставленные задачи работник должен будет с самого начала недели. Поэтому выехать в командировку ему необходимо в выходной день.

Руководство обязательно должно обсудить данный вопрос с направляемым в служебную поездку работником. О том, что срок командировки начнет отсчитываться с выходного дня, необходимо непременно зафиксировать в приказе. Также у сотрудника потребуется получить согласие на работу в выходной день.

Для избежания спорных ситуаций рекомендуется в приказе рассмотреть вопрос о режиме работе сотрудника компании, направляемого в служебную поездку, в период приходящийся на его выходной день. Этот момент нужно учесть с целью определения порядка оплаты труда сотрудника в это время.

К примеру, работник направляется в командировку в другую местность. Для этого ему необходимо выехать вечером в воскресенье на поезде. Если отразить, что работник отправляется в командировку в воскресенье вечером, то оплачиваться будут только эти несколько часов, а не весь день.

Важно: если работодатель проигнорирует данный факт, установит, что работнику следует отправиться в воскресенье, оплачивать необходимо будет весь день. Не стоит забывать, что работа в праздничные дни оплачивается в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением на выбор работнику любого иного дня.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

Действующие нормы не предусматривают запрета на продление служебной поездки работника. Также ее можно перенести на будущую поездку, когда все документы по ней уже подготовлены.

Тем не менее каким образом оформить данное, нормативные акты не определяют.

Продление служебной командировки должно происходить на основании издании я соответствующего распоряжения руководства, которое составляется в произвольной форме.

Он должен включать в своей содержания не только все необходимые реквизиты, но также и причину, по которой производится продление командировки и новые даты служебной поездки.

Внимание: коррективы нужно произвести со всеми ранее выписанными документами. В них нужно аккуратно зачеркнуть старую дату командировки одной чертой, и сверху указать новый срок. Все это надо произвести так, чтобы старую запись можно было прочитать.

На администрацию и ответственных работников возлагается обязанность произвести перерасчет выданных ранее суточных, и увеличить суммы средств по командировке из-за увеличения ее срока.

Если работник находится уже в командировке, то все эти средства нужно перечислить ему либо безналично, либо почтовым переводом или иным предусмотренным для этого способом.

Законодательство запрещается сотруднику использовать для этих целей свои личные средства. Это правило распространяется на случаи, даже когда по распоряжению администрации были возмещены эти расходы.

Внимание: для того чтобы перенести командировки на другие сроки, также нужно подготовить соответствующий приказ, в котором обязательно фиксируются новые даты поездки работника в командировку.

Соответствующие изменения нужно внести в ранее изданные документы, где старые даты поездки зачеркиваются, а новые даты указываются сверху. Производить перерасчет суточных и иных расходов сотрудника в командировке не надо, так осуществляется только перенос, длительность поездки остается прежней.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Когда сотрудник трудится в компании на основании оформленного трудового соглашения, он имеет право оформить ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот период он освобождается от выполнения своих трудовых функций.

Однако, когда возникает необходимость отправить в командировку конкретного работника, который находиться в отпуске, нужно прежде всего произвести его отзыв на работу.

Не стоит забывать, что положения нормативных актов устанавливают запрет на прерывания отпуска для определенных категорий граждан.

Для обычных сотрудников, которых не запрещено отзывать из их отпуска, требуется обязательно получить в письменном виде согласие на это.

При этом рекомендуется соблюдать следующий алгоритм действий:

  • Издать распоряжение руководства, на основании которого производится отзыв работника из отпуска.
  • Получить письменное согласие работника на отзыв из отпуска. Можно для этого использовать приказ, в котором сотруднику достаточно проставить только фразу «Не возражаю» и подписать этот документ.
  • Оформляется приказ на командировку.
  • Обеспечить финансирование предстоящей служебной поездки. Работнику необходимо выдать на основании его служебки, подписанной директором фирмы, суточные и иные средства для оплаты командировочных расходов.

Как только будет произведен отзыв сотрудника из отпуска, необходимо внести соответствующие коррективы в график отпусков, действующий в компании.

Также потребуется решить с работником вопрос, когда он хочет использовать оставшиеся от отпуска дни в дальнейшем. Возможно он захочет взять свои неотгуленные дни отпуска сразу по возвращению из служебной поездки.

Внимание: бухгалтерия должна произвести также перерасчет отпускных. Однако, это не надо делать, если работнику будут предоставлены дни отпуска сразу же после возвращения из служебной поездки, когда они относятся к текущему месяцу.

Получившиеся излишне выплаченные отпускные нужно будет по решению работка вернуть в кассу, зачесть в счет суточных или зачесть в счет будущих отпускных сумм.

Метки: Командировка

Образец заполнения бухсправки по загрансуточным

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции. В ней проверяющий увидит, как рассчитана сумма превышения, облагаемая НДФЛ и взносами.

Для вашего удобства приведем образец заполнения такой справки:

Скачать образец

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *