Состав личного дела работника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
  • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
  • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
  • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  • докладные и объяснительные записки;
  • акты нарушения трудовой дисциплины;
  • приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

  • резюме, составленное соискателем для вакансии;
  • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки;
  • служебные записки;
  • различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы хранятся длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

Как оформить титульный лист

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа личного дела содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренном решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его разрабатывают самостоятельно.

На титульном листе пишут название компании и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

В юности, практически, каждый школьник вел записи. Туда вносили самые интересные моменты повседневной жизни. Впечатления от просмотра фильма, поход в лес или прогулки под луной, первый поцелуй, новые шмотки, красивая причёска – все это описывалось с детской непосредственностью. Их заполняли ежедневно. В ту пору идеи для личного дневника (л.д.) — его оформление и содержание, отличались простотой, наивностью.

Странички раскрашивались фломастерами, оклеивались картинками, там обретались засушенные листья и фантики от вкусных конфет.

Повзрослев, школьники забирают во взрослую жизнь привычки из детства и юности. Теперь такой блокнот предназначен для записи серьёзных планов, от былой непосредственности не осталось и следа.

Содержимое обзора

Что такое ЛД

ЛД – личный дневник, интимная тетрадь, где описывают самое важное. Для некоторых – это привычка, выработанная годами; для других – распорядок дня: каждый шаг описан подробно; для третьих – друг: с ним делятся сокровенными тайнами. Каждый находит что-то своё.

Систематичность выполнения заметок позволяет развивать фантазию и творческое мышление.

А ещё — это альбом воспоминаний: милый, забавный, трогательный.

Как вести личный дневник?

Как угодно. Это целиком и полностью зависит от его назначения, потребностей хозяина. Есть необходимость – ведут его каждодневно; есть возможность – открывают в перерывах между делами; нет времени –обращаются к нему разв месяц или реже. Всё определяется функцией, возложенной на него. Главное, чтобы в нем содержалась актуальное именно для его автора: занятия на день, отрывки из путешествия, рецепт любимого пирога или литература, обязательная к прочтению.

Как оформить личный дневник

Стиль и дизайн персонального блокнота глубоко индивидуальны. Обложка и внутреннее содержание способны поведать многое о владельце, его привычках, характере.

Деловые и целеустремлённые люди предпочитают лаконичный дизайн ежедневника. Записки романтичных и увлекающихся натур наполнены красками и эмоциями. Творческие личности вносят гениальные мысли и идеи, иллюстрируя текст картинками и зарисовками. Если паспорт – гражданский документ, то дневник – документ сердечный.

В оформлении ежедневника используются доступные способы и приёмы. Современные виды рукоделия способны придать неповторимости заурядному альбому.

Совет. Оформление обложки в технике скрапбукинг или квиллинг, которые легко освоить с помощью доступных мастер-классов, сделает дневник эксклюзивным и уникальным предметом, достойным продолжением автора.

Содержание личного дневника

Современные технологии предлагают огромный выбор программ и приложений для ведения записей. Пометки в календаре или напоминание в телефоне — всё это целесообразно и эффективно. Однако передать живые эмоции способен лишь бумажный носитель.

Перелистывая страницы дневника, спустя время, становится возможным заново испытать чувства и переживания, нашедшие отражение в словах. Всё, что значимо и важно, можно написать в сокровенной книге — это частная территория, здесь нет места посторонним.

Идеи для личного дневника

Ведение подобного рода записей и пометок выполняется в свободной форме, не требующей соблюдения стандартов.

  1. Составление расписания и планов помогает правильно организовать свой день, приучает к собранности и организованности.
  2. Не забыть важные мелочи, купить необходимое, подготовиться заранее – это выполнимо с помощью перечней и списков.
  3. Цитаты и высказывания известных личностей, выписанные в качестве мотиватора, поддержат на пути к свершению заветных целей или поднимут эмоциональный дух в течение дня.
  4. Фотогалерея и картинки памятных мест для ЛД оживят приятные мгновения.
  5. Лист злости и гнева. Он помогает выплеснуть негативную энергию, губительную для комфортного самочувствия.
  6. Небольшие рецензии на фильмы или книги составят топ развлечений на свободный вечер.
  7. Мечты и чаяния, оформленные на развороте в виде рисунков и записей, станут мощным стимулом для их достижения.
  8. Таблицы и графики для составления меню с детальным подсчётом калорий смогут поддержать в стремлении хорошо выглядеть или похудеть к пляжному сезону.

Оформление ЛД не должно сводиться к определённой схеме. Первостепенное здесь проявление творческого подхода и стремление занести в него то, что хочется оставить в голове надолго.

Совет. Сохранность душевных мыслей и секретов, которыми не хочется делиться, можно обеспечить, установив на переплёте замок. Это по силам осуществить даже ребёнку. Кроме того, блокноты с встроенными замочками продаются в отделах канцтоваров.

Как сделать личный дневник своими руками?

Для его создания потребуется самая малость: фантазия, несколько минут и подручные материалы. Основой может стать обыкновенная тетрадь в клетку или небольшой журнал.

Титульный лист – это визитная карточка. Он передаёт индивидуальность своего владельца. Его тщательно оформляют, используя яркие штрихи и нюансы. Иногда здесь размещают выражение или цитату известного человека. Эти строки способны выразить настрой, с которым заполняется журнал.

Дальнейшее ведение записей происходит в том формате, который подходит именно сейчас. Наиболее простые идеи для ведения ЛД – это лёгкие способы сохранить эмоции в виде выражений и образов. Такими приемами владеет каждый. Чувства, запечатлённые на бумаге, остаются в памяти навсегда.

Мой личный дневник

У каждого свои причины для обращения к слову. Для кого-то – память, кому-то – ориентир на пути к успеху.

Вновь пережить вкус понравившегося блюда реально: кулинары и любители вкусно поесть могут пошагово изложить процесс приготовления, дополнив его красочным описанием вкусовых ощущений. Иллюстрации, сделанные обычным карандашом или маркером, помогут воссоздать такой шедевр самостоятельно.

Многие люди, так или иначе, занимаются саморазвитием. Одни смотрят фильмы, другие читают книги, третьи ходят на семинары… Информация, полученная из этих источников, влияет на жизнь, меняет восприятие. Поэтому, делая мини-отзыв на понравившийся фильм или книгу, человек переосмысливает себя, становится лучше.

Туристы или путешественники привозят из поездки сувениры и магнитики. Сохранить на память воспоминания об увлекательном отпуске способны заметки, подкреплённые «артефактами». Билет на самолёт, меню из ближайшего ресторанчика, распечатки разговорника для общения с местным населением – всё это годится для того, чтобы заново испытать незабываемые эмоции.

Выставляя новые цели, спортсмены прописывают ежедневные «шаги» на пути к свершению. Отмечать успехи и анализировать неудачи будет легче, если вести регулярные отчёты о достигнутых результатах.

Для умельцев и рукодельниц разработка новых идей для творчества не представляется без эскизов и зарисовок с подробным описанием процесса. Модель нового платья, предмет интерьера или сувенир для подарка, сделанные своими руками, — это именно то, что можно в подробностях описать и нарисовать в личном дневнике.

Девичье царство

Тетрадь или блокнот в розовых тонах, наполненные яркими красками, наклейками и вырезками из модных журналов, с ароматными страничками и фото голливудских звёзд – такой может быть заветная книга для девочек. Здесь царство девичьих грёз и мечтаний. Тайны доверенные книге, не раскрываются даже близким людям. Её берегут как зеницу ока, не оставляя без присмотра ни на миг.

Создать такую книгу достаточно просто. Техника оригами или простые приёмы аппликации берутся за основу идеи для оформления ЛД: лёгкие наброски и красивые зарисовки способны придать романтизм и нежность обычному блокноту, выделить его своей уникальностью.

Плетеные закладки, бантики и ленточки, конвертики с приятными мелочами, засушенный цветок или валентинка в виде сердечка — здесь каждая деталь особенная, неповторимая, памятная.

Вырастая, девушки долго хранят такие записки. Изредка, за чашкой какао, перелистывая знакомые страницы, она с нежной грустью вспоминает о тех временах. Первые пробные стихи, написанные специально для ЛД, способны вернуть на мгновение юность, полную надежд и желаний.

Особая дата

Подобно украшению заветной книги для девочек, выполняется декор праздничных и торжественных страниц и разворотов. День Влюблённых, праздник лета, каникулы или незапланированная поездка – особые случаи можно запечатлеть по-особому. Прикрепляя приятные сувениры, фото и картинки с памятных событий, возможно передать эмоции и дух того периода.

В качестве новогодних идей для оформления ЛД используются списки подарков, ёлочная атрибутика, фото новогоднего костюма или письмо Деду Морозу. Эти предметы, сохранённые в ежедневнике, наполнят его содержание праздничным настроением и передадут атмосферу торжества.

Выполняя записи, человек учится выражать свои мысли грамотно. Постоянство действия вырабатывает в нём способность к самоорганизации и дисциплине. Кроме того, изложение на бумаге повседневных забот, раздумий и планов развивает писательские навыки, а рисунки и наброски, выполненные для ЛД, раскрывают творческий потенциал и креативность.

Учёными доказано, что систематичность заполнения блокнота улучшает физическое состояние человека, поддерживает его в тонусе. Поэтому, для тех, кто сомневается в практичности и целесообразности таких заметок, незамедлительно стоит приступить к его созданию. Использование стикеров, цветных вырезок, незамысловатых набросков и креативных штучек – все эти идеи для ЛД превратят это занятие в хобби.

Идеи для личного дневника: лучшие фото примеры по оформлению ЛД

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *