Журнал учета ГСМ

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости учета выдачи ГСМ .xlsСкачать образец ведомости учета выдачи ГСМ .doc

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Нормативное регулирование

Особенность договора приобретения ГСМ по талонам, когда топливо переходит в собственность покупателя в момент заправки, в том, что, получив предоплату, продавец подтверждает право покупателя на оплаченное топливо документами — талонами на ГСМ. Они являются денежными документами, так как имеют те же признаки, которыми обладают денежные документы, перечисленные в Инструкции по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция к Плану счетов):

  • имеют стоимость;
  • дают право обменять их на товар;
  • могут быть использованы единожды, как, например, билет на проезд;
  • требуют учета и хранения.

В остальном договор приобретения ГСМ по талонам с переходом права собственности в момент заправки является обычным договором приобретения топлива по безналичной оплате и имеет все преимущества договоров оптовой поставки топлива:

  • НДС можно принять к вычету;
  • расходы на ГСМ признаются в целях налога на прибыль.

Конечно, это возможно при условии, что ГСМ используется в деятельности, облагаемой НДС и налогом на прибыль. Подробнее о способах приобретения ГСМ.

Зачет аванса поставщику

В конце месяца после получения документов на ГСМ (ТОРГ-12 и СФ) необходимо зачесть аванс, перечисленный поставщику в начале месяца, на сумму отгруженных в данном периоде ГСМ.

Зачет аванса поставщику оформите документом Корректировка долга вид операции Прочие корректировки из раздела Покупки – Корректировка долга.

На вкладке Дебиторская задолженность по кнопке Заполнить табличная часть заполнится данными остатков на счете 60.02 «Расчеты по авансам выданным» по организации – поставщику. Если стоимость приобретенного топлива менее, чем остаток на счете 60.02, укажите стоимость приобретенного топлива, на которую будет производиться зачет.

Вкладку Кредиторская задолженность также автоматически заполните по кнопке Заполнить.

Документ заполнится данными остатка на счете 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по данному поставщику. В нашем примере эта сумма совпадает со стоимостью талонов, выданных в текущем месяце. Если сумма приобретенного топлива менее, чем остаток на счете 60.01, укажите сумму, на которую будет производиться зачет.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 60.01 Кт 60.02 – зачет с поставщиком на сумму поставленного топлива.

Контроль

Для проверки расчетов с поставщиком по договору поставки ГСМ по талонам сформируйте отчет Анализ счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с группировкой по корреспондирующим счетам, раздел Отчеты – Анализ счета.

Из отчета видно, что сальдо по неиспользованным денежным документам и сумма незачтенного аванса поставщику совпадают.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

  • Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

  • Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

  • Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

  • для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
  • для спецтехники – рапорты о работе;
  • документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Rootpay📌 Реклама

Все граждане РФ обязаны состоять на воинском учете (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Исключения составляют лица:

  • проходящие военную службу;
  • отбывающие наказание в виде лишения свободы;
  • женского пола, не имеющие военной специальности;
  • постоянно проживающие за пределами Российской Федерации.

В соответствии с Постановлением Правительства № 719, Методическими рекомендациями по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденными Генеральным штабом Вооруженных сил Российской Федерации 11.07.2018, необходимо учитывать:

  • мужчин призывного возраста (18-27 лет), не зачисленных в запас;
  • представителей мужского пола, находящихся в запасе;
  • сотрудников, обучившихся на военных кафедрах в учебных заведениях профессионального образования;
  • лиц, освобожденных от призыва;
  • мужчин старше 27 лет, по причине отсрочки не прошедших службу;
  • граждан, уволенных из армии;
  • работников, служивших альтернативно;
  • женщин, получивших военные специальности.

Если выяснится, что работник не состоит на воинском учете, хотя должен, работодателю придется в двухнедельный срок уведомить военный комиссариат о таком гражданине. Новая обязанность появилась у компаний с 17.02.2019, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.02.2019 № 8-ФЗ. Еще одна обязанность — вручить работнику направление в военкомат для постановки на воинский учет. Форма этого документа утверждена совместнымПриказом министра обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, ФМС России от 10.09.2007 № 366/789/197. Выглядит направление так: 📌 Реклама Отключить

Оборотная сторона

Учтите, что работодатель обязан вести воинский учет, в том числе и работников — внешних совместителей. На них распространяются все правила.

Если в организации осуществляется бронирование граждан, пребывающих в запасе, то помимо общего воинского учета, осуществляется еще и специальный воинский учет. Для этого дополнительно разрабатываются и ведутся документы в соответствии с приложениями к Инструкции от 03.02.2015 № 664с.

Шаг 3. Связаться с местным комиссариатом

Если воинский учет на предприятии раньше не велся либо компания создана недавно, для начала необходимо договориться о встрече в местном военном комиссариате. Как правило, сотрудники ВК готовы провести вводный инструктаж по теме воинского учета, выдать методические указания и необходимые бланки, а также проконсультировать ответственного сотрудника по сложным или спорным вопросам в этом деле.

📌 Реклама Отключить Важно! Воинский учет и бронирование в организации, которая является филиалом, ведется по месту ее нахождения. В случае отсутствия возможности и при необходимости данные передаются по почте из головного офиса.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоАрхивыАттракционыМетрологияЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовКладбищаКанатные дороги, фуникулеры

Удостоверения, Свидетельства

Зачетные книжки, студенческие билетыУдостоверения рабочих различных строительных специальностей

Членские книжки

ГК, ГСК, членские книжки, пропуска и пр.Садоводческие книжки, членские книжки СНТ

Печати и штампы

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКомпьютеры и интернетКосмосРостехнадзорКниги в электронном видеКниги издательства «Комсомольская правда»Искусство. Культура. ФилологияДругоеБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДКГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Знаки безопасности, таблички, стенды

Вспомогательные знаки, таблички-наклейкиЗапрещающие знакиЗнаки для инвалидовЗнаки пожарной безопасностиЗнаки электробезопасностиИнформационные знаки для строительных площадокМедицинские и санитарные знакиПредписывающие знакиПредупреждающие знакиСтендыЗнаки для уборки и сбора мусораУказательные знакиЭвакуационные знакиЮмористические знакиНаклейкиЗнаки на автомобиль

Металлические изделия (металлическая мебель, конструкции, навесы)

Металлическая мебельМеталлические изделия для дачи и дома

Подарки нашим покупателям

Кружки для термопереносаБрелокиГудки и Рожки охотничьиСувениры, подарки для мужчинПредметы интерьераЗажигалкиПоддарочные наборы игрБизнес сувениры, корпоративные подаркиГимн России. Эксклюзивное графическое оформление в багетном обрамлении

Товары для дома и офиса

Средства дезинфекцииКаски, защитные очки, маскиПланы эвакуацииСамоспасателиИндикаторы стерилизацииФитолампы и прожекторыОгнетушителиГрамоты и благодарностиКанцелярские товарыКухонные принадлежностиХозяйственные товарыЭлектроудлинители, тройники, катушкиКартонные коробкиЭлектроустановочные изделия

Товары для развития, игрушки

Бумажные модели

Погоны министерств и ведомств

Аюрведические товарыСредства гигиены, косметика из минералов Мертвого моря

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *