Журнал учета носителей персональных данных

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения вдело н (или) отправки . В документообороте организации выделяются следующие документоиотоки:

поступающая документация (входящая):

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация (создаваемая/издаваемая).

Основой организации конфиденциального документооборота является учет конфиденциальной документированной информации на каждом этапе ее прохождения.

Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе . Регистрацией документа является также запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания или отправления .

Основной целью организации конфиденциального документооборота является учет и регистрация конфиденциальных документов с целью формирования контрольной и справочно-информационной базы для оперативного нахождения, контроля исполнения, представления необходимых справок о конфиденциальных документах, а также для проверки их наличия, обеспечивающей постоянный мониторинг сохранности и защиты каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.

Учет и регистрация конфиденциальных документов включает следующие этапы:

фиксирование факта поступления документа;

фиксирование создания/издания документа;

фиксирование отправления документа;

фиксирование местонахождения документа:

обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;

обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов;

предотвращение утери черновиков и вариантов документа;

подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа:

подтверждение факта передачи доку мента на отправку или исполнение сотрудникам Службы делопроизводства.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие вццы учета конфиденциальной документированной информации:

поступивших пакетов с документированной информацией (см. разд. 2.1);

поступивших документов с их регистрацией (см. разд. 2.2);

созданных/изданных (внутренних) документов с их регистрацией (см. разд. 3);

отправляемых документов (см. разд. 5.1);

распределения внутренних (созданных/изданных) документов (см. разд. 5.2 );

отправляемых пакетов с документированной информацией (см. разд. 5.2);

документов идея инвентарного (выделенного) хранения (инвентарным учетом также называют списочный учет см. разд. 6);

информации и ее носителей при автоматизированной обработке с помощью Реестра конфиденциальной информации и АИС (см. разд. 7).

Данные о конфиденциальном документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших документов (форма 1).

Учету подлежат все без исключения внутренние (созданные/изданные в организации), а также полученные от других организаций, предприятий и отправляемые в другие организации конфиденциальные документы.

Регистрация конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учегных, а также регистрационно-контрольных формах и на самом документе регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о конфиденциальных документах (учетном и регистрационном номере, дате, авторе, заголовке, количестве листов, степени конфиденциальности, местонахождении и др.).

Форма 1

Регистрационный номер и отметка конфиденциальности документа

Дата поступления

Вид и загооловок документа

Откуда поступил

Номер и дата документа организации- отправителя

Количество листов основного документа

Количество листов приложений

Окончание

Кому выдан

Количество лисгов

Подпись за получение и дата

Подпись за возврат и дата

Индекс (номер) дела, номера листов дела

Номер по инвентарному (выделенному) учету

Примечание

Допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации. При незначительном объеме конфиденциальных документов допускается вести регистрацию в массиве открытой документации.

Документы на бумажном носителе учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры, диски) поэкзем- плярно.

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только учет факта их создания/издания или получения и отправления, но и обязательную фиксацию всех перемещений по структурным подразделениям организации, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, использования и исполнения этих документов.

Учет, регистрация и хранение конфиденциальных документов, как правило, осуществляются централизованно в Службе делопроизводства.

Внутренние (созданные/изданные) конфиденциальные документы должны учитываться и регистрироваться независимо от того, направляются они в другие организации или являются внутренними (см. разд. 3). Учет внутренних конфиденциальных доку ментов ведется отдельно от их регистрации.

Порядок исполнения конфиденциальных документов предполагает в качестве одной из задач исполнителя ведение их учета (см. разд. 4).

Экспедиционные технологии обработки отправляемой конфиденциальной документированной информации и пакетов предполагают их регистрацию и учет (см. разд. 5). Учет отправляемых конфиденциальных документов ведется отдельно от их регистрации.

Порядок инвентарного или списочного (выделенного) учета конфиденциальных документов (дел и носителей конфиденциальной документированной информации) рассмотрен в разд. 6. Этот вил конфиденциальной документированной информации невозможно либо нецелесообразно подшивать вдела в соответствии с режимом доступа к информации, внешними особенностями и друг ими делопроизводственными условиями (вид носителя, например формат, сброшюрованность и т.д.).

Независимо от вида учета и регистрации конфиденциальной документированной информации ее возможно учитывать в журналах или карточках, в том числе в электронных картотеках (автоматизированной системе учета конфиденциальных документов и их регистрации). При большом объеме доку ментов целесообразно использовать карточный, а также автоматизированный способ учета, так как он сокращает время на поиск документов, дает возможность осуществлять контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

При карточном способе учета конфиденциальной документированной информацией (как и ее носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для учета, обеспечения последовательности проставления номеров и контроля за местонахождением этой информации, находящейся в обращении, ускорения ее поиска, а также дчя проставления отметок о проверках на ее наличие.

Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета и регистрации документов (поступающие, внутренние, отправляемые) и отдельно для постелей. Журнал заполняется по форме 2.

При обработке конфиденциальной документированной информации (переводе на другой вид учета, регистрации, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий учетный номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахожтения документа. Возможно вместо контрольного журнала вести карточную форму учета или автоматизировать данный процесс с помощью электронных картотек.

Журналы или картотеки учета внутренних, поступивших и отправляемых конфиденциальных документов ведутся в течение календарного года. Конфиденциальные документы, не исполненные в текущем году, подлежат переводу на учет следующего года (кроме организационно-распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником Службы делопроизводства рядом с ошибочной записью или выше ее и заверяются его подписью.

Журналы и картотеки содержат в совокупности коифиденциаль- ную информацию, поэтому их следует хранить в условиях, нсклю- чающих доступ к ним посторонних лиц. По окончании рабочего дня сотрудник Службы делопроизводства проверяет правильность учета документов и их наличие. Перемещение конфиденциальных документов между сотрудниками фиксируется в передаточном журнале Службы делопроизводства.

Листы журналов должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Службы делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется за- верительиая надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала.

Форма 2

Учетный и регистрационный номер документа (носителя), дата учета и регистрации

Вид и нанменование носителя, номера экземпляров, количество листов экземпляров

Местонахожденне документа (носителя)

Отметки о проведении проверки наличия документов (носителей)

Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в ней составляется по окончании года на отдельной карточке и помешается в конце картотеки.

Если содержащиеся в регистрационно-контрольной форме сведения по совокупности являются конфиденциальными, то журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности (отметка конфиденциальности). На карточках учета и регистрации отметка конфиденциальности не проставляется, поскольку отметка находится в регистрационном номере. При регистрации конфиденциальных документов к их регистрационному номеру добавляется краткий гриф ограничения доступа, например ДСП, КФД, СКФД (см. разд. 2.2).

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения конфиденциального характера, выпускаются с той же отметкой об ограничении доступа к информации или отметкой конфиденциальности документа. Изъятые из этих изданий реферативные информационные листы и карточки, не содержащие конфиденциальной информации, учитываются и хранятся какоткрытые материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке издания .

Для того чтобы отличить номер созданного документа от номера документа инвентарного (выделенного) учета, целесообразно на конфиденциальном документе инвентарною учета перед номером проставлять индекс, например И, что означает «инвентарный», или В — «выделенный». В журнале (карточке) инвентарного (выделенного) учета конфиденциальных документов индекс не проставляется.

Электронные конфиденциальные документы, базы данных, содержащие эти документы, создаются, обрабатываются и хранятся в автоматизированных информационных системах, или, иными словами, в системе защищенного электронного документооборота организации.

Бумажный учет и регистрацию конфиденциальных документов можно перевести на технологию автоматизированного (электронного) учета и регистрации в ЛИС. Электронный учет и регистрация включают в себя следующие технологии:

ввод в систему исходных сведений о конфиденциальной документированной информации и формирование электронных форм журналов или картотек (см. формы в следующих подразделах);

контроль правильности внесения записей и их соответствия учитываемым документам;

вывод выходных форм (возможна разработка аналитических выходных форм) на монитор или распечатку (при необходимости) на бумажном носителе введенных записей отдельно по каждому конфиденциальному документу или по всем документам за рабочий день;

распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.

В электронные формы журналов и картотек данные о документах вносятся в хронологической последовательности их поступления в Службу делопроизводства. Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронную форму, выполняют учетную функцию удостоверения факта поступления, отправления или создания/издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный журнал (картотеку), в котором записи о доку ментах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:

описью конфиденциальной документированной информации:

страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронных форм.

Электронная система учета реализует функцию контрольного, справочного и поискового обслуживания пользователей и исполнителей.

Сведения об изменении местонахождения конфиденциальной документированной информации вносятся в электронные формы, которые выполняют в данном случае роль контрольной картотеки. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.

Выдача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов. в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов. или отметкам в электронных картотеках. Документы, иапрнмер, инвентарного (выделенного) учета могут также выдаваться под роспись в распечатке учета выдачи документа (см. разд. 6).

Учет конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС или системах электронного доку ментооборота. производится с помощью Реестра конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы организации (см. разд. 7). Более подробно организация системы защищенного электронного документооборота рассмотрена в гл. 8.2. Обработка поступающих конфиденциальных документов, их учет и регистрация

конфиденциальный документооборот учет автоматизированный

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *