Журнал учета проверок юридического лица

Формирование журнала учета проверок юридического лица является неотъемлемой частью контроля руководства организации за проверочными мероприятиями со стороны государственных надзорных структур.

Для чего нужен журнал

Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета проверок юридического лица .docСкачать образец журнала учета проверок юридического лица .doc

Журнал учета проверок имеет вполне определенное назначение: с его помощью руководство организации регистрирует факт осуществленного контрольного мероприятия, а также следит за частотой проверок со стороны той или иной государственной надзорной инстанции. Журнал четко структурирует тип и содержание каждой проведенной проверки, фиксирует ее длительность, дает сведения о ведомстве, которое ее осуществило и т.п., он же предоставляет возможность руководству проверяемого предприятия вкратце ознакомиться с ее первоначальными итогами. А поскольку периодичность практически каждого вида проверок закреплена в законодательстве, излишнее рвение какой-либо контролирующей инстанции при помощи этого документа в дальнейшем можно оспорить.

Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.

Правила ведения журнала

Цели ведения данного журнала можно определить следующим образом:

  1. Фиксация факта контроля со стороны государственных органов.
  2. Защита прав проверяемого субъекта.

Обратите внимание! Поскольку законом определена не обязанность по ведению указанного документа, а именно право, при отсутствии указанного документа по итогам проведенной проверки в акте ставится определенная отметка (ч. 11 ст. 16 закона № 294-ФЗ). Соответственно, привлечь юридическое лицо к ответственности за отсутствие журнала проверок контролирующий орган не вправе.

Допускается использование как типографской формы журнала учета проверок, так и документа, распечатанного на принтере. Общие рекомендации по оформлению указанного документа закреплены в законе № 294-ФЗ и выглядят следующим образом:

  1. Документ должен быть обязательно прошит.
  2. Страницы журнала пронумерованы.
  3. Журнал должен быть заверен печатью предприятия (при ее наличии).

Вести и заполнять указанный документ должно лицо, уполномоченное на это распоряжением руководителя.

Важно! Хранится журнал учета на предприятии, и срок его хранения составляет 10 лет (п. 149 перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

В действующем законодательстве не закреплено четкое количество журналов, которое вправе вести организация, а соответственно, если предприятие обладает несколькими торговыми точками, указанный документ может быть заведен на каждой из них.

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Как прошить

Как выше было отмечено, журнал учета проверок юридического лица можно приобрести в готовом виде, а можно изготовить самостоятельно, разделив подходящую чистую учетную книгу на необходимые разделы. Независимо от того, будет ли приобретена готовая учетная книга, либо документ подготовлен вручную, журнал требуется прошить.

Для этого до начала ведения страницы нумеруются, документ прошивается и пломбируется. На пломбе указывается информация, о том, какое количество страниц содержит учетная книга, с какой даты осуществлено введение журнала в оборот, проставляется ФИО лица, на которое возложена ответственность за ведение и сохранность учетной книги. Опломбированный и прошитый документ заверяется печатью учреждения.

Отличная статья 0

Форма документа

Типовая форма журнала учёта утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141, наряду с формой акта самой проверки. Однако ответственность за его отсутствие законодательство не предусматривает. Если вы не ведёте этот документ, инспектор делает в акте соответствующую запись. Отсутствие журнала будет расценено как недостаток, который вам будет рекомендовано устранить.

По типовой форме бланки изготавливаются в типографиях, но можно скачать бесплатно журнал учета проверок юридического лица и распечатать листы самостоятельно.

Правила оформления и заполнения документа

Документ состоит из:

  • титульного листа;
  • страниц, содержащих сведения о контроле.

Ведением в организации занимается ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, как правило, это секретарь. Ответственный сотрудник заполняет титульный лист с указанием:

  • названия компании (ФИО ИП);
  • даты начала ведения;
  • юридического адреса организации (адреса места жительства ИП);
  • номера ОГРН (ИНН ИП)
  • ФИО руководителя;
  • ФИО самого ответственного работника.

Руководитель ставит подпись и печать. Заверение документа печатью для организаций обязательно согласно статье 16 ФЗ N 294. Индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут документацию, заверяя ее печатью при наличии.

Все графы основного раздела заполняются проверяющими инспекторами. Задача ответственного работника или предпринимателя — пронумеровать и прошить страницы. Когда место закончится, число страниц указывают на титульном листе. Храниться документ в компании должен 5 лет, после этого его можно не архивировать, а сразу уничтожить.

Инспектор, осуществляющий надзор, полностью заполняет основное содержание журнала учёта. В нём 12 граф, первые 6 из которых заполняются в начале, а оставшиеся — по окончанию процедуры:

  1. дата начала и завершения мероприятия по контролю;
  2. длительность в рабочих днях (или в часах — для малых предприятий);
  3. название контролирующего органа;
  4. номер и дата распоряжения о проведении проверки;
  5. предмет контроля, его цель;
  6. плановость или внеплановость мероприятия с указанием основания;
  7. номер акта, дата составления;
  8. нарушения;
  9. номер предписания об устранении, дата составления;
  10. ФИО инспектора;
  11. ФИО экспертов, если они привлекались;
  12. Подпись инспектора.

Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица

Приведём пример заполненного бланка. Напомним, что раздел из 12 пунктов заполняет должностное лицо проверяющего органа.

Изменения с 1 января 2017 года

С этого года вступили в силу нормы контрольных мероприятиях без взаимодействия с ИП и юридическими лицами (ст. ст. 8.2, 8.3 Закона № 294-ФЗ). Например, плановые осмотры территорий и транспортных средств, измерение параметров воды, воздуха, почвы, недр и другие.

В результате может быть направлено предостережение о недопустимости нарушений, может быть принято решение о внеплановой проверке.

Кроме того, действуют и нормы о профилактике нарушений. Контролирующие органы должны информировать организации и ИП, проводить разъяснительную работу в виде конференций, семинаров, направления рекомендаций, комментировать законодательство, регламентирована обязательность ежегодного обзора.

Надо отметить, что контролирующие органы размещают информацию и рекомендации по ряду вопросов.

Например, в Обзоре практики МЧС России рассмотрены самые разнообразные вопросы – от выбора огнетушителя с детализированным указанием, что должно быть на корпусе, до анализа судебной практики по аннулированию лицензии. При этом рассматривается тематика очень подробно, например, в отношении проверок – может ли проводиться внеплановая проверка на основании анонимной жалобы или жалобы, полученной по электронным средствам связи.

В Обзоре Роспотребнадзора указывается, что количество проверок в 2016 году снизилось по сравнению с 2009 годом в 2,1 раза и на 11% по сравнению с 2015 годом. При этом более четверти внеплановых проверок проведено по жалобам потребителей. Кроме того, в Обзоре отражаются не только результаты деятельности, но и существующие для контролирующих организаций проблемные моменты, и вносятся предложения по изменению законодательства.

Кто ответственен за ведение журнала

Заполнять журнал может любой работник предприятия, в чьи должностные обязанности включена эта функции: секретарь, юрисконсульт или специалист какого-либо структурного подразделения.

Сюда же вносит свои данные и представитель контролирующего ведомства. А вот ответственность за наличие и содержание журнала несет не только тот, кто его непосредственно формирует, но и руководитель организации.

Что будет если не вести журнал

Конечно, никто не может обязать компанию вести журнал учета проверок, поэтому некоторые представители предприятий им пренебрегают, тем более законодательно ответственность за его отсутствие не предусмотрена. Однако такое отношение в дальнейшем может негативно сказаться на деятельности организации (например, работники какого-либо ведомства начнут превышать свои служебные полномочия и зачастят с визитами).

Могут ли проверяющие отказаться от отметки в журнале

В практике российских компаний случаются ситуации, когда представители государственной надзорной структуры отказываются вносить запись о проведенной проверке в журнал.

С их стороны эти действия являются нарушением закона и их можно обжаловать, поначалу обратившись к непосредственному начальству проверяющих лиц, а, затем, если компромисса достичь не удастся – с помощью суда или прокуратуры.

Как вести журнал

Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.

Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.

Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.

На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.

Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.

Образец журнала учета проверок юридического лица

Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.

  1. Первым делом заполните титульный лист: впишите сюда дату начала ведения журнала (она может совпадать с датой первой проверки, которая будет отражена в бланке), затем укажите наименование организации – с расшифровкой организационно-правового статуса, ее адрес, номер свидетельства о государственной регистрации.
  2. После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы: его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.
  3. Далее переходите к основному разделу (на каждую проверку отводится одна страница). Внесите сюда даты начала и окончания проверочных действий, количество часов или дней, затраченных на проверку.
  4. Обозначьте название и номер проверяющей инстанции, а также укажите документ, на основании которого действуют ее представители (обычно это какой-то приказ или распоряжение).
  5. Отметьте цель и задачи проверки, информацию о том, какой характер она носит: плановый или внеплановый.
  6. Обязательно включите в журнал сведения об акте, который пишется по результатам каждого подобного мероприятия.
  7. Если были выявлены какие-то нарушения, обозначьте их коротко (подробности обычно фиксируются непосредственно в акте), также укажите данные о предписании об устранении нарушений, если оно было выдано.
  8. В заключение в бланк надо включить информацию о работнике надзорного ведомства, приводившего проверку, а также экспертах, если таковые были к ней привлечены, они же должны поставить в документе свои подписи.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *